II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng
Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước:
Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng từ khách hàng.
- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS
2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch. Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng gồm:
- Đơn đề nghị ký hậu vận đơn (BM-04). - Giấy báo nhận hàng của hãng tầu
- Vận đơn bản chính lập theo lệnh của ngân hàng - Bản sao hoá đơn thương mại
2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ:
- Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.
- Kiểm tra nội dung đơn xin ký hậu vận đơn với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành).
* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.
3. Lập phiếu trình ký hậu vận đơn theo mẫu BM-10
4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được phê duyệt nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để phê duyệt.
5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu ký hậu vận đơn (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ xin ký hậu vận đơn của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
4a/ KSV 1. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình ký hậu vận đơn, đóng dấu (ghi) chuyển nhượng hàng hoá cho khách hàng, ghi ngày thực hiện và ký vào mặt sau của vận đơn.
2. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp dữ liệu mà TTV đã nhập. 3. In chứng từ:
- Giấy báo nợ (nếu có) (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.
- Báo cáo ký hậu vận đơn: 1 bản lưu.
4. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký hậu vận đơn. Đóng dấu vào phần đã ký hậu, chụp (copy) vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt có ký hậu).
2. Chuyển chứng từ:
- Cho khách hàng: 1 bản gốc vận đơn đã ký hậu (yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản phô tô) và giấy báo nợ (nếu có).
- Cho bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có). 3. Lưu hồ sơ:
- Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng - Phiếu trình ký hậu vận đơn.
- Bản sao vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt sau) - Giấy báo nợ (nếu có)
- Các chứng từ khác.
6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng giao dịch ký hậu vận đơn.
7/ TTV 1. Giao dịch ký hậu vận đơn sẽ được tự động đóng khi tiến hành thanh toán bộ chứng từ đòi tiền liên quan tới vận đơn đã ký hậu. 8/ TTV 1. Đóng dấu ‘ĐÓNG’ lên bản phô tô vận đơn đã ký hậu.
2. Lưu hồ sơ ký hậu vận đơn và các giấy tờ liên quan.