II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.6 Quy trình nhờ thu đến (IC)
Quy trình nhờ thu đến gồm 17 bước như sau( xem bảng 6) Bảng 6: Quy trình nhờ thu đến Bước / Cán bộ thực hiện Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng nhờ thu/khách hàng:
- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu (coversheet). Nếu có sai lệch phải thông báo ngay tới ngân hàng nhờ thu.
- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS.
2/ TTV 1. Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để khẳng định rằng nhờ thu tuân thủ theo URC522 do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với ngân hàng nhờ thu/khách hàng để làm rõ.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo nhờ thu đến gửi khách hàng. Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ nhờ thu này thì thực hiện bước 8a hoặc 8b tuỳ theo chỉ dẫn nhờ thu là chấp nhận hay thanh toán bộ chứng từ.
3/ KSV 1. Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu.
2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ:
- Thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu; - Điện xác nhận đã nhận được bộ chứng từ nhờ thu: 1 bản gốc; - Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu
có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Fax bản thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến tới khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch).
2. Chuyển chứng từ:
- cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ và bản gốc thông báo bộ chứng từ nhờ thu
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
- bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ 3. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
6/ TTV 1. Nhắc nhở khách hàng thanh toán, chấp nhận theo chỉ dẫn nhờ thu. 7/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng.
- Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu thanh toán trả chậm và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8a.
Lưu ý: Trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu đòi tiền trả chậm,
khi chấp nhận thanh toán khách hàng phải thực hiện chấp nhận trên cả hối phiếu và giấy thông báo của ngân hàng. Hối phiếu đã được khách hàng chấp nhận sẽ lưu tại ngân hàng và chỉ trả cho khách hàng khi thanh toán xong.
- Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu khách hàng thanh toán trả ngay và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8b.
- Nếu khách hàng không đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8c.
8a/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện chấp nhận bộ chứng từ (thu ký quỹ (nếu cần) trong trường hợp ngân hàng bị ràng buộc trách nhiệm thanh toán).
3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 4. Chuyển chứng từ tới KSV.
8b/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ.
3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 4. Chuyển chứng từ tới KSV.
8c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối bộ chứng từ.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3. Chuyển chứng từ tới KSV.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
9/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
10a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
- Trường hợp khách hàng chấp nhận bộ chứng từ:
+ giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu + điện chấp nhận thanh toán: 1 bản gốc.
- Trường hợp khách hàng thanh toán:
+ giấy báo nợ : 1 bản gốc, 1 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng
+ điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu. + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc
- Trường hợp khách hàng từ chối bộ chứng từ: + điện thông báo khách hàng từ chối: 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
10b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 11/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 8a thì chuyển bước 12a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8b thì chuyển bước 12b. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8c thì chuyển bước 12c-1.
12a/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu).
2. Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã ký hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ).
3. Chuyển chứng từ:
+ cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ; + tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ .
4. Lưu hồ sơ chấp nhận bộ chứng từ gồm:
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
- Giấy báo nợ, điện chấp nhận và các giấy tờ khác (nếu có).
12b/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu).
2. Trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã ký hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ).
3. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ;
- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán .
4. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
- Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ khác (nếu có). 12c-1/
TTV 1. Theo dõi phản hồi/chỉ dẫn của ngân hàng nhờ thu.2. Xử lí phản hồi của ngân hàng nhờ thu:
- Nếu ngân hàng nhờ thu có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn... hoặc gửi chứng từ bổ sung thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 8.
- Nếu ngân hàng nhờ thu yêu cầu gửi lại chứng từ hoặc sau một thời gian nhất định mà không nhận được phản hồi thì phô tô một bản các chứng từ (gồm cả coversheet) và gửi trả lại ngân hàng nhờ thu bộ chứng từ nhờ thu theo chỉ dẫn.
12c-2/ Cán bộ phòng TTQT
1. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.
- Giấy từ chối thanh toán của khách hàng.
- Điện yêu cầu gửi trả chứng từ và các giấy tờ khác (nếu có). 13/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng.
- Nếu tới ngày đến hạn khách hàng đồng ý thanh toán thì thực hiện bước 15a.
- Nếu tới ngày đến hạn thanh toán khách hàng từ chối thanh toán thì thực hiện 15b.
14a/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
14b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
16a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
- Trường hợp khách hàng thanh toán:
+ giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu ;
+ điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc.
- Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: + điện thông báo từ chối thanh toán: 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
16b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV 1. Trường hợp khách hàng thanh toán:
- Chuyển tới khách hàng và bộ phận kế toán: 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản gốc giấy báo nợ.
- Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
+ Giấy báo nợ, điện thanh toán, điện thông báo thanh toán và các giấy tờ khác (nếu có).
2. Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: Lưu hồ sơ gồm:
- Giấy từ chối thanh toán của khách hàng.
- Điện thông báo khách hàng từ chối thanh toán. - Các giấy tờ liên quan khác (nếu có).