II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG)
Để thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng cần trải qua 11 bước dưới đây (xem bảng 4)
Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4] Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV 1. Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng. - Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS
2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch xem đã đầy đủ chưa. Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:
- Đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng (BM-04). - Giấy báo nhận hàng.
- Bản sao chứng từ vận tải. - Bản sao hoá đơn.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ:
- Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.
- Kiểm tra nội dung đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành).
* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.
3. Lập phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu BM-10 4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao
dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được đảm bảo nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xác nhận.
5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành bảo lãnh nhận hàng (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách
hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. 2. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
+ bảo lãnh nhận hàng: 1 bản gốc;
+ Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng: 1 bản lưu.
+ Giấy báo nợ: 1 bản gốc, một bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phát hành thư bảo lãnh nhận hàng. Đóng dấu thư bảo lãnh đã phát hành, chụp (copy) thư bảo lãnh.
2. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản gốc thư bảo lãnh, 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao thư bảo lãnh gốc).
- Tới Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ. 3. Lưu hồ sơ phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:
- Các giấy tờ trong hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng.
- Phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. - Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng.
- Giấy báo nợ, thư phát hành bảo lãnh nhận hàng (bản phôtô). - Các chứng từ khác (nếu có).
6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng thư bảo lãnh đã phát hành.
7/ TTV 1. Trường hợp hãng tàu yêu cầu phải đổi vận đơn lấy bảo lãnh đã phát hành:
- Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, thực hiện thanh toán/chấp nhận thanh toán (theo quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay/trả chậm) và ký hậu vận đơn để đổi lấy bảo lãnh đã phát hành (theo hướng dẫn số HD-01-05).
- Chuyển vận đơn gốc đã ký hậu tới hãng tàu trực tiếp hoặc thông qua khách hàng để đổi lại bảo lãnh đã phát hành.
- Theo dõi, nhắc nhở khách hàng việc đổi lại bảo lãnh đã phát hành. * Ghi chú: Những thư bảo lãnh nhận hàng quy định bảo lãnh chỉ hết hiệu lực khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì thủ tục để đổi lại thư bảo lãnh đã phát hành là bắt buộc.
8/ TTV 1. Khi đã đổi được bảo lãnh nhận hàng từ hàng tàu hoặc khi bảo lãnh đã hết hiệu lực, sử dụng chương trình TF-SIBS để huỷ bảo lãnh đã phát hành.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 9/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
10a/
KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu .
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 10b/
KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
11/ TTV 1. Đóng dấu ‘HUỶ’ lên thư bảo lãnh (trường hợp thu hồi được bảo lãnh gốc).
2. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh. 3. Lưu hồ sơ bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan.