6. Kết cấu đề tài
3.1.2 Cơ cấu tổ chức
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn: Bộ phận hành chính)
Cơ cấu nhân sự
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự
Đơn vị tính: người STT Bộ phận Số lƣợng 1 Giám Đốc 1 2 Quan hệ khách hàng 2 3 Truyền thông 3 4 Tổ chức sự kiện 3 5 Hành chính 3 6 Thiết kế 2 7 Sản xuất 1 Tổng cộng 15 (Nguồn: Bộ phận hành chính)
Ngoài các nhân sự chính thức, khi có các chương trình hay dự án công ty thường thuê nhân sự bên ngoài làm việc bán thời gian. Việc thuê nhân sự bên ngoài giúp công ty tiết kiệm được chi phí vào những thời điểm không có chương trình hay dự án. Giám đốc Bộ phận hành chính Bộ phận thiết kế Bộ phận tổ chức sự kiện Bộ phận truyền thông Bộ phận quan hệ khách hàng Bộ phận sản xuất
54
Nhân sự chính của công ty:
Giám đốc: Phan Thị Hồng Tâm.
Trưởng bộ phận quan hệ khách hàng: Nguyễn Thanh Long. Trưởng bộ phận truyền thông: Sa Anh Minh
Trưởng bộ phận tổ chức sự kiện: Lai Phối Linh. Trưởng bộ phận hành chính: Phạm Thị Thanh Vân Trưởng bộ phận thiết kế: Lê Ngọc Bình.
Trưởng bộ phận sản xuất: Võ Tiến Chương.
Nhiệm vụ và chức năng của Giám đốc và các bộ phận:
Giám đốc:
Xây dựng và phát triển chiến lược kinh doanh. Phát triển thương hiệu.
Quản lý và phát triển nội bộ. Quản lý tài chính.
Bộ phận quan hệ khách hàng:
Tìm kiếm khách hàng, bán các dịch vụ mà công ty cung cấp. Đảm bảo định mức doanh thu hàng tháng mà công ty đề ra. Quản lí dự án (giai đoạn đấu thầu; tiếp cận khách hàng). Quản lí dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Đề xuất các ý tưởng chiến lược và dịch vụ mới. Bộ phận truyền thông:
Hỗ trợ bộ phận khách hàng giới thiệu về dịch vụ/các dự án truyền thông của công ty.
Tham gia viết ý tưởng/ kế hoạch truyền thông chào khách hàng.
Thực hiện các dự án truyền thông theo sự phân công của Ban giám đốc.
Đưa ý tưởng/ kế hoạch và quản lý hoạt động xây dựng thương hiệu của công ty Xây dựng các dữ liệu truyền thông
55 Bộ phận tổ chức sự kiện:
Lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu theo từng dự án của công ty. Tham gia quản lý chương trình, quản lý sản xuất các dự án tổ chức sự kiện đang thực hiện.
Tham gia các dự án tổ chức sự kiện của công ty.
Kết hợp với bộ phận ý tưởng, khách hàng chủ động xây dựng sự kiện chào khách hàng.
Bộ phận hành chính: Quản lý dấu.
Thực hiện các công văn với khách hàng, các cơ quan chức năng.
Thực hiện việc thanh toán các khoản chi cho nhân sự, các khoản đánh giá thưởng. dự án, đánh giá khi đến kỳ đánh giá.
Quản lý văn phòng phẩm, các đồ dùng Văn phòng. Chấm công, chấm phép.
Bộ phận thiết kế
Thực hiện các dự án có thiết kế chào khách hàng.
Tham gia quản lý về sản xuất – thiết kế với các dự án tổ chức sự kiện đang thực hiện.
Tham gia hỗ trợ, thực hiện các dự án truyền thông có thiết kế - báo cáo dự án. Quản lý web công ty.
Bộ phận sản xuất:
Tìm kiếm các nhà cung cấp cho các dự án của công ty.
Tham gia quản lý về sản xuất với các dự án tổ chức sự kiện đang thực hiện. Tham gia hỗ trợ, thực hiện các dự án truyền thông có sản xuất.
Tham gia các dự án tổ chức sự kiện của công ty.
Cập nhật / quản lý các vật dụng sản xuất trước và sau dự án. Lưu trữ và bảo quản các vật dụng lưu kho.
56