V. Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của dịch vụ chuyển tiền trong nước của Bưu điện thành phố Cần Thơ
1.3.Qui trình khai thác dịch vụ
1. Phân tích dịch vụ chuyển tiền hiện tạ
1.3.Qui trình khai thác dịch vụ
Hình 21: Qui trình khai thác dịch vụ chuyển tiền
Qui trình khai thác của cá hình thức dịch vụ chuyển tiền trên cơ bản gồm 3 khâu: Khâu nhận gửi, Khâu chuyển, và Khâu trả tiền. Phân ra thành ba hình thức chuyển tiền chủ yếu dựa vào sự khác nhau trong khâu chuyển
Khâu 1: Khâu nhận gửi
- Khách hàng viết phiếu chuyển tiền CT1, CT1bk
- Giao dịch viên kiểm tra các chi tiết CT1, CT1bk; đóng dấu dịch vụ và tính cước
- Lập hóa đơn BC01
- Nhận tiền gửi và thu cước và giao hoá đơn BC01. - Chuyển vào cho kiểm soát viên kiểm tra và đóng dấu. - Chuyển vào bộ phận khai thác
Khâu 2: Trình tự chuyển nhận
Thư chuyển tiền: Bưu cục phát hành – Bưu cục khai thác trung tâm huyện phát hành – Bưu cục khai thác trung tâm tỉnh phát hành – Bưu cục khai thác trung tâm tỉnh trả tiền – Bưu cục khai thác trung tâm huyện trả tiền – Bưu cục trả tiền.
Điện chuyển tiền: Bưu cục phát hành - Mạng lưới khai thác điện báo – Bưu cục trả tiền
Khâu nhận gửi Khâu chuyển Khâu trả tiền
Chuyển bằng thư Chuyển bằng điện báo Chuyển bằng P.T Điện tử
Chuyển tiền nhanh: Liên tỉnh: Bưu cục phát hành - Đầu mối tỉnh phát hành - Đầu mối tỉnh trả tiền – Bưu cục trả tiền. Nội tỉnh: Bưu cục phát hành - Đầu mối tỉnh – Bưu cục trả tiền.
Khâu 3: Trả tiền
- Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu chuyển tiền. - Đóng dấu ngày lên phiếu chuyển tiền. - Lập và phát giấy mời nhận tiền.
- Cuối ngày, kế toán phiếu chuyển tiền nhập, xuất.
- Đề nghị khách hàng xuất trình giấy mời và giấy tờ theo qui định. - Kiểm tra điều kiện nhận tiền và tìm phiếu chuyển tiền liên quan. - Đề nghị người nhận ghi và ký tên trên phiếu chuyển tiền
- Giao tiền cho người nhận.
- Hoàn chỉnh mặt sau của phiếu chuyển tiền.
- Giao phiếu chuyển tiền cho kiểm soát viên. (Qui định nghiệp vụ chuyển tiền, 2005).
Sau khi quan sát, nghiên cứu đồng thời tham khảo các chuyên gia thì thấy: - Một điểm còn hạn chế ở khâu trả tiền cho khách hàng là giao dịch viên trước khi đưa tiền cho khách hàng hỏi nhiều câu hỏi, điều này làm khách hàng cảm thấy không thích.
- Xét qui trình khai thác giữa dịch vụ chuyển tiền của Bưu Điện và Ngân hàng tương đối giống nhau. Tuy nhiên dịch vụ chuyển tiền của Ngân hàng nhanh hơn rất nhiều do ở khâu phát.
* Đối với ngân hàng: ở khâu phát, sau khi làm thủ tục nhận ngân phiếu đến thì bộ phận khai thác của ngân hàng ngay lập tức thông báo đối với khách hàng bằng con đường liên lạc bằng điện thoại như ngân hàng Công Thương, Phương Đông; còn ở các ngân hàng khác thì người nhận tiền đã biết do người gửi thông báo để đến ngân hàng lãnh tiền.
* Đối với Bưu điện: Ở khâu phát, sau khi các đầu mối nhận ngân phiếu đến thì làm thủ tục lập giấy mời gởi cho khách hàng. Sau đó chuyển xuống cho bộ phận bưu tá mang đi phát.
Do tận dụng lực lượng phát có sẵn nên mới làm cho khâu thông tin đến khách hàng chậm và dẫn đến toàn trình khâu thác của hệ thống chuyển tiền bị chậm hơn ngân hàng.
Về cụ thể: Toàn trình từ khâu chấp nhận ở các bưu cục chấp nhận đến hoàn thành các thủ tục chuẩn bị trả ở các bưu cục trả đối với hình thức ĐCT, CTN thời gian từ nhanh nhất 5 phút chậm nhất 1h30’ có thể khách hàng nhận tiền ngay. Tuy nhiên việc chuyển thông tin đến khách hàng bị ách ở khâu phát giấy mời.
+ Thời gian Bưu tá phát chia ra làm 3 đợt: đợt 1 sáng 9h, đợt hai 1h30’, đợt ba 3h. Lực lượng bưu tá không chỉ phát giấy mời không mà bao gồm cả các dịch vụ khách như phát bưu phẩm bưu kiện cho khách hàng. Điều dẫn đến các tình trạng: Ngân phiếu có thể phát được cho người nhận trong ngày ngân phiếu đến nhưng thời gian đã bị chậm, Có trường hợp các ngân phiếu phải đến ngày hôm sau mới sau. Điều này đã làm chậm rất nhiều thời gian toàn trình chuyển tiền.
Đồng thời qua quá trình thực tế tôi thấy qui trình khai thác trên cũng đem lại những thuận lợi cho khách hàng: thủ tục gởi tiền rất đơn gian khách hàng chỉ cần ghi chính xác họ tên, địa chỉ của người nhận, khách hàng không cần phải thông báo cho người nhận mà bưu điện sẽ trực tiếp thông báo và gửi giấy mời lãnh tiền, khách hàng có thể lãnh tiền bất kỳ lúc nào trong giờ hoạt động của BĐTPCT từ 6 giờ sáng đến 21 giờ tối và cả ngày lễ, thứ bảy, chủ nhật. Bên cạnh đó, dịch vụ chuyển tiền bưu điện sẽ tự động thông báo và trả lại tiền cho người gửi trong trường hợp người nhận không nhận hoặc sai tên họ địa chỉ. Đây là những điểm mà chỉ có dịch vụ của Bưu Điện mới cung cấp, và nó cũng là những điểm mạnh giúp cho BĐTPCT vẫn giữ được khách hàng cũ và thu hút thêm các khách hàng mới