4. Các chương trình tiếp thị xuất khẩu
4.1.2Tìm và ký kết hợp đồng với nhà nhập khẩu
Để ký kết hợp đồng với nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu phải tìm kiếm, đánh giá, đưa ra đề nghị và đàm phán với các nhà nhập khẩu.
Ví dụ, nguồn từ CBI (2005) cho rằng để tìm kiếm các nhà nhập khẩu Châu Âu, nhà xuất khẩu cần tiến hành các bước sau:
• Gửi thư, thư điện tử tới các công ty Châu Âu. Trong nhiều trường hợp, công ty Châu Âu có thể từ chối nhưng nhà xuất khẩu nên tiếp tục triển khai công việc này.
• Nên có những chuyến thăm mang tính cá nhân tới các công ty chiến lược. Nhà xuất khẩu phải lập danh sách các nhà nhập khẩu tiềm năng và đề nghị trước với họ về chuyến thăm của mình.
• Nhà xuất khẩu nên mời các công ty chiến lược tới thăm công ty của mình. • Tham dự/ đi thăm các hội chợ thương mại quốc tế
Để xác định các nhà nhập khẩu tiềm năng cần phải trả lời các câu hỏi sau:
không?
• Vị trí của nhà nhập khẩu trong nước họ và trong khu vực trong lĩnh vực bán hàng và quan hệ với mạng lưới phân phối?
• Nhà xuất khẩu liệu có quan tâm tới sản phẩm của nhà xuất khẩu không? • Tình hình tài chính của nhà nhập khẩu?
Tiếp theo, nhà xuất khẩu phải gửi thư đề nghị ban đầu tới các nhà nhập khẩu. Đề nghị ban đầu này phải cho thấy nhà xuất khẩu là ai? Làm gì? Cung cấp dòng sản phẩm nào? Tại sao dòng sản phẩm đó lại phù hợp với nhà nhập khẩu? và làm thế nào để liên lạc với nhà xuất khẩu?
Sau những liên lạc bước đầu, nhà xuất khẩu phải tiếp tục đưa ra những đề nghị cụ thể và đàm phán với các nhà nhập khẩu bao gồm (i) chi tiết về sản phẩm được cung cấp; (ii) giá tuân thủ quy định của Incoterm 2000 và theo số lượng; (iii) phương thức giao hàng. Đôi khi, nhà xuất khẩu phải gửi mẫu các sản phẩm của mình tới các nhà nhập khẩu. Trong giai đoạn này, những sáng kiến và các hoạt động tiếp theo rất cần thiết đối với sự thành công. Nhà xuất khẩu phải kiểm tra liệu nhà nhập khẩu có nhận được lời mời, đề nghị của mình hay không? Nếu không, nên hỏi họ rằng bằng cách nào nhà xuất khẩu có thể củng cố lời đề nghị/ sự chào hàng? Việc mời nhà nhập khẩu sang thăm công ty xuất khẩu cũng là ý tưởng hay.
Bản hợp đồng mẫu (dự thảo hợp đồng) nên được thảo luận trước khi ký kết hợp đồng với các nhà nhập khẩu. Các nhà xuất khẩu lần đầu nên đề nghị Vietrade và/ hoặc các Hiệp hội hỗ trợ trong lĩnh vực này.