3.2.1.1. Mở rộng phạm vi hoạt động của Công ty theo hướng chuyên môn hoá hoạt động từng dịch vụ.
Việc mở rộng hoạt động kinh doanh theo hướng chuyên môn hoá từng dịch vụ sẽ từng bước tiến tới hình thành đội ngũ nhân viên có chuyên môn sâu từng lĩnh vực, ví dụ như bộ phận chuyên phân tích đầu tư, bộ phận chuyên bảo lãnh phát hành, bộ phận chuyên hoạt động môi giới và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Mỗi bộ phận sẽ có những hình thức hoạt động riêng và đặc trưng của mình. Ví dụ như đối với bộ phận phân tích đầu tư làm nhiệm vụ chủ yếu là phân tích thị trường để đưa ra các quyết định đầu tư nhằm mang lại lợi ích cao nhất cho khách hàng và cho cả Công ty. Muốn phân tích được thị trường tốt, Công ty phải có các biện pháp để thu thập thông tin một cách xác thực, nhanh chóng kết hợp với các biện pháp đối chiếu, thống kê, lượng hoá để phân tích và tổng hợp số liệu làm cơ sở để đưa ra các kết luận về doanh nghiệp và thị trường. Phân tích thị trường là một công việc rất phức tạp đòi hỏi hàm lượng chuyên môn cao, kinh nghiệm phong phú và khả năng nhận định sắc bén. Chính vì vậy phải có đội ngũ chuyên gia chuyên trách trong công việc này.
Hay đối với bộ phận chuyên bảo lãnh phát hành cũng đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao trong việc xây dựng các chiến lược cho dịch vụ bảo lãnh phát hành như: chiến lược về khách hàng, chiến lược về sản phẩm và chiến lược phân phối sản phẩm; lựa chọn phương thức bảo lãnh thích hợp và xây dựng quy trình thực hiện bảo lãnh. Nếu đội ngũ nhân viên không có kiến thức sâu rộng về dịch vụ này thì các chiến lược đưa ra sẽ không có hiệu quả.
Còn đối với bộ phận chuyên hoạt động môi giới lại đòi hỏi các nhân viên phải có kĩ năng chuyên nghiệp như: kĩ năng truyền đạt thông tin, kĩ năng tìm kiếm khách hàng, kĩ năng khai thác khách hàng và phải có thái độ công tâm, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Có được những kĩ năng này người nhân viên môi giới sẽ có được lòng tin đối với khách hàng và đó là kết quả mà mọi CTCK đều mong muốn.
Trong tương lai, Công ty sẽ phát triển tất cả các dịch vụ mà minh được phép, nếu không có sự chuyên môn hoá trong từng dịch vụ thì việc mở rộng các dịch vụ kinh doanh không làm cho Công ty phát triển hơn mà trái lại sẽ càng gây khó khăn hơn cho Công ty. Bởi lẽ, khi đó một nhân viên sẽ có thể kiêm nhiệm thực hiện nhiều dịch vụ hơn nhưng lại không có chuyên môn cao trong tất cả các dịch vụ thì sẽ tất yếu dẫn đến công ty hoạt động không hiệu quả. Chuyên môn hoá từng dịch vụ sẽ làm cho năng lực hoạt động dịch vụ của Công ty được nâng cao, kết hợp với việc mở rộng phạm vi hoạt động là một trong những giải pháp quan trọng thúc đẩy Công ty phát triển.
3.2.1.2. Hoàn thiện các quy trình dịch vụ đồng bộ.
Mỗi một dịch vụ của CTCK là một hoạt động cụ thể phức tạp, liên quan đến nhiều khâu xử lý, nhiều bộ phận nên từng dịch vụ cần phải có hệ thống các quy trình cụ thể để liên kết hiệu quả luồng công việc. Để hoạt động kinh doanh được tiến hành một cách hiệu quả đòi hỏi các nhân viên Công ty phải tuân thủ các quy trình đã được đặt ra. Tuy nhiên, những quy trình này vừa phải đáp ứng được những yêu cầu hết sức đa dạng của khách hàng vừa đảm bảo nhanh chóng nhưng cũng phải đầy đủ và đúng các bước theo quy định. Muốn vậy giải pháp tốt nhất là thực hiện vi tính hoá, các quy trình dịch vụ được xây dựng thành những phần mềm để các nhân viên có thể sử dụng nhanh chóng và dễ dàng thay vì phải lặp đi lặp lại những bước tiến hành dịch vụ một cách thủ công. Vi tính hóa các quy trình dịch vụ sẽ giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều về nhân lực và thời gian. Vì vậy, cần thiết phải nâng cấp một cách cơ bản hệ thống tin học của công ty, chuyển hướng kĩ thuật từ kinh doanh trực tiếp sang kinh doanh qua mạng.
3.2.1.3. Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Có thể nói, các dịch vụ hoạt động của công ty chứng khoán có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung, hỗ trợ và ảnh hưởng đến nhau rất nhiều. Ví dụ như hoạt động tự doanh của công ty không hiệu quả thì công ty rất khó để phát triển mạnh dịch vụ tư vấn đầu tư và quản lý danh mục đầu tư bởi khách hàng dễ dàng đặt ra câu hỏi: Công ty còn không thể đưa ra một chiến lược đầu tư cho chính mình thì lấy gì đảm bảo công ty sẽ thực hiện đầu tư và tư vấn tốt cho khách hàng? Hay để thực hiện tốt dịch vụ bảo lãnh phát hành thì công ty cũng cần phải thực hiện tốt dịch vụ tư vấn phát hành. Dịch vụ tư vấn phát hành giúp nắm bắt nhu cầu của các nhà đầu tư trên thị trường, giúp định giá và làm trôi chảy các kênh phân phối chào bán chứng khoán.
Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng dịch vụ công ty không còn cách nào hơn là phải thực hiện đa dạng hóa, phát triển đồng đều các dịch vụ của mình tạo nên sức mạnh tổng thể cho công ty. Để làm được điều này, Công ty một mặt phải chú trọng hoàn thiện hơn nữa các dịch vụ đã triển khai như: môi giới, bảo lãnh phát hành, đại lý phát hành, repo,…
3.2.1.4. Mở rộng mạng lưới chi nhánh và đại lý nhận lệnh.
Hiện nay có một thực tế phát sinh là các tổ chức phát hành rất muốn các CTCK mở chi nhánh hay đại lý nhận lệnh tại địa phương mình để phục vụ cho cổ đông có nhu cầu chuyển nhượng. Hơn nữa, còn rất nhiều Tỉnh, Thành phố có lượng khách hàng tiềm năng không nhỏ mà Công ty Cổ phần CK Sài Gòn (SSI)đã có chi nhánh mà Công ty chưa tận dụng để khai thác. Vì vậy, để đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ kịp thời nhu cầu khách hàng ở nhiều nơi khác nhau, Công ty cần
thiết lập và mở rộng mạng lưới chi nhánh và đại lý nhận lệnh phủ khắp toàn quốc cũng như đa dạng hóa phương thức nhận lệnh ở những Tỉnh, Thành phố có lượng khách hàng tiềm năng hay khu vực trọng điểm và thực hiện nhận lệnh của khách hàng thông qua các phương tiện phổ biến như điện thoại, fax…
3.2.1.5. Đẩy mạnh hoạt động Marketing.
Đối với bất kì một doanh nghiệp nào thì Marketing cũng là một hoạt động không thể thiếu. Và các công ty chứng khoán không phải là ngoại lệ, khi hoạt động trong lĩnh vực mà luôn chịu sự tác động rất lớn từ thông tin thì có thể nói Marketing là một lợi thế cạnh tranh rất lớn đối với những công ty có khả năng làm tốt công tác này. Để có thể làm tốt công tác Marketing Công ty Cổ phần CK Sài Gòn (SSI) nên thực hiện những biện pháp:
- Xây dựng cho riêng mình một trang web với phong cách độc đáo để thu hút sự quan tâm đối với khách hàng bằng chất lượng của trang web: thông tin được cập nhật nhanh, dễ sử dụng, bắt mắt…
- Mở thêm chi nhánh ở một số các thành phố lớn như Hải Phòng, Đà Nẵng… Đây là điều hết sức quan trọng nó giúp cho công ty có khả năng thu hút thêm nhiều khách hàng hơn.
- Công ty nên triển khai xuất bản những ấn phẩm thường niên mô tả về tình hình hoạt động và các dịch vụ mà công ty đang có cũng như đang có ý định phát triển trong tương lai để thu hút nhà đầu tư quan tâm.
- Thông qua các buổi họp báo, hội thảo thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, đài phát thanh, báo, đài, tạp chí… để quảng bá hình ảnh của công ty.
3.2.1.6. Chính sách về khách hàng.
Chính sách khách hàng có vai trò quan trọng góp phần hoàn thiện và thực hiện đầy đủ các dịch vụ, do đó làm tăng thêm tính cạnh tranh của CTCK trên thị trường. Công ty nên xây dựng chiến lược khách hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên phối hợp với ngân hàng để đảm bảo tiền trên tài khoản của khách hàng cũng được hưởng lãi xuất thực gửi như gửi tại ngân hàng. Ngoài ra, Công ty cần tiến hành phân đoạn thị trường để tìm ra nhóm đầu tư có phản ứng như nhau đối với cùng một tập hợp kích thích của Marketing.
Kết thúc việc phân đoạn thị trường, Công ty có thể lựa chọn thị trường mục tiêu. Khi lựa chọn cần lựa làm rõ loại hình dịch vụ nào sẽ được đưa ra phục vụ khách hàng, quy mô và khả năng tăng cường của thị trường, khả năng thu lợi nhuận, mức độ phù hợp giữa nhu cầu khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu đó. Tùy thuộc vào việc phân tích, đánh giá những vấn đề nói trên mà công ty sẽ lựa chọn được thị trường tiềm năng tốt nhất cho mình.
Cách giữ khách hàng hiệu quả nhất là đảm bảo phong cách giao tiếp văn minh, lịch sự, tận tình, chu đáo. Vì vậy, các cán bộ nhân viên phải làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, tránh xảy ra sai sót, tạo sự an tâm tin tưởng tuyệt đối từ phía khách hàng.
Để có thể mở rộng dịch vụ và kinh doanh theo hướng chuyên môn hóa, bản thân nhân viên của công ty phải được đào tạo kỹ năng chuyên sâu thì mới có thể đáp ứng được nhu cầu của hoạt động kinh doanh. Do đó đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực luôn là một yêu cầu hàng đầu đặt ra cho Công ty. Công ty phải đổi mới toàn diện công tác cán bộ, tìm cách khai thác mọi nguồn lực, kết hợp và vận dụng các mô hình đào tạo và các nguồn tài trợ khác nhau để phục vụ cho công tác xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty. Công ty Cổ phần CK Sài Gòn (SSI) có thể áp dụng một số biện pháp sau:
- Mở rộng và tăng cường kinh phí đầu tư, bổ sung kiến thức và đội ngũ chuyên viên đang làm việc. Cử cán bộ tham gia các chương trình đào tạo và khóa huấn luyện ở trong và ngoài nước về phục vụ cho Công ty. Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, tận dụng các nguồn tài trợ để tổ chức các khóa nâng cao trình độ cho nhân viên tài chính Công ty. Tiếp tục chương trình đào tạo tại Thái Lan, ứng dụng toán kinh tế vào kinh doanh chứng khoán.
- Định kì, Công ty nên tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về chuyên môn để các nhân viên tự học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, tức là không chỉ đào tạo theo hướng chuyên nghiệp mà còn phải đào tạo song phương theo hướng tự đào tạo và đào tạo. Khuyến khích và tạo điều kiện để nhân viên tự túc đi học và nghiên cứu sau đó về phục vụ Công ty.
- Chuẩn hóa các tiêu chuẩn về nhân viên của Công ty. Có chế độ đãi ngộ xứng đáng đối với các nhân viên làm tốt chuyên môn nhằm khuyến khích họ phát huy hơn nữa năng lực của mình. Đây cũng là một cách giữ chân các nhân viên giỏi của Công ty và thu hút nhân tài từ nơi khác đến.
bố trí cơ cấu hợp lí dựa trên đánh giá lại năng lực của mỗi người ở từng vị trí công tác, xây dựng tiêu chí mang tính chuyên môn sâu cho từng dịch vụ làm căn cứ để đánh giá chất lượng và hiệu quả của từng nhân viên, từng nhóm đối với công việc nhằm điều chỉnh nhân sự đủ về số lượng, có năng lực làm việc thực sự.
- Hàng năm trích lập quỹ đào tạo để phục vụ cho các mục đích về nhân lực trong thời gian tiếp theo.
3.2.1.8. Tăng cường năng lực tài chính.
Có thể nói vấn đề tài chính là vấn đề rất quan trọng. Nó sẽ quyết định hướng cũng như quy mô hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo của Công ty.
Sức mạnh tài chính vững vàng không những giúp cho Công ty vượt qua được những cú sốc thị trường mà còn làm tăng khả năng đa dạng hóa các dịch vụ kinh doanh để phân tán rủi ro và là một thế mạnh về uy tín để thu hút vốn ủy thác của khách hàng.
Năng lực tài chính cũng được thể hiện ở khả năng kế hoạch hóa, quản lý, huy động và sử dụng nguồn vốn. Đây chính là yếu tố con người và kĩ năng trong các hoạt động kế toán tài chính của công ty. Khả năng tài chính ở đây được thể hiện ở việc cân đối các nguồn lực để đảm bảo tính thanh khoản và các chi phí cần thiết cho hoạt động hàng ngày của Công ty, vừ tối đa hóa được các lợi ích đem lại do tránh được sự nhàn rỗi vô ích của vốn, đảm bảo hiệu quả kinh doanh, thu chi cân đối, có lợi nhuận vững chắc.
Đẩy mạnh việc phát triển và củng cố nguồn vốn cho kinh doanh. Chuẩn bị sẵn các giải pháp tình thế trong hoàn cảnh buộc phải trả nợ. Do đó, Công ty cần tăng cường quy mô của nguồn vốn chủ sở hữu, vừa tăng cường được khả năng
huy động vốn từ công chúng và vừa nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn vốn đang quản lý, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động kinh doanh.
Xây dựng bộ phận phân tích tài chính thuộc phòng kế toán lưu kí. Tiến hành phân tích tài chính hàng tháng, quý để kịp thời đánh giá việc thực hiện kế hoạch tiến tới hình thành dịch vụ phân tích tài chính.
Xây dựng cơ chế khoán tài chính trong nội bộ công ty. Thực hiện tiết kiệm trong chi tiêu mua sắm.
3.2.1.9. Tăng cường công tác quản trị công ty, kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
Đây là một trong những biện pháp rất hiệu quả trong việc triển khai các dịch vụ kinh doanh chứng khoán theo đúng những quy định của pháp luật và tạo được lòng tin cho nhà đầu tư đối với các hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quản trị công ty, công ty nên quan tâm thực hiện chính sách “hòa nhập”, đó là việc kết hợp hài hòa giữa lợi ích khách hàng và lợi ích công ty thông qua sự tôn trọng và hỗ trợ những sáng tạo, năng động của các đơn vị kinh doanh như các chi nhánh, phòng giao dịch. Các đơn vị kinh doanh cần được trao quyền tự quyết trong phạm vi nhất định mà không ảnh hưởng đến kế hoạch dài hạn của công ty. Điều này sẽ giúp công ty nắm bắt được những cơ hội đến nhanh chóng và tránh được những rủi ro do sự biến động bất thường của TTCK.
Công ty cũng cần nâng cấp hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Bởi đây là khâu then chốt trong kiểm soát việc tuân thủ các quy trình dịch vụ, xác định hiệu quả việc thực hiện các dịch. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho công ty kịp thời phát hiện ra các lỗi sai phạm để sửa chữa đồng thời cũng giúp cho các hoạt động dịch vụ như môi giới, tư vấn hay quản lý danh mục đầu tư được minh bạch hơn. Sự minh bạch trong hoạt động dịch vụ của công ty sẽ tạo uy tín tốt cho khách hàng. Công ty cần phải xây dựng các nguyên tắc ứng xử hay nguyên tắc đạo đức cho các cán bộ nhân viên của mình để tránh những mâu thuẫn về lợi ích có thể xảy ra. Cải tổ bộ máy kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo hướng bố trí lại và bổ sung cán bộ nhằm tăng cường công tác ngăn chặn tiêu cực, bổ sung chức năng phòng ngừa rủi ro, thực hiện kiếm toán nội bộ và tự kiểm tra định kỳ.
3.2.1.10. Tăng cường liên kết với các tổ chức nước ngoài.