CTCK Habubank là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội làm chủ sở hữu, được tổ chức và quản lý theo mô hình Chủ tịch công ty, Giám đốc và bộ máy giúp việc đơn giản, gọn nhẹ nhằm tạo tính linh hoạt, năng động thích ứng với đặc thù kinh doanh của ngành chứng khoán.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty chứng khoán Habubank
Chức năng của các bộ phận
Phòng Môi giới
Có chức năng là đại diện giao dịch của công ty tại các trung tâm giao dịch chứng khoán; quản lý các đại lý nhận lệnh mua bán; thu thập thông tin khách hàng; theo dõi, phân tích thị trường và đưa ra các báo cáo và đễ xuất chiến lược phát triển hoạt động môi giới trong thời gian tới; cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Phòng môi giới của CTCK Habubank có 8 nhân viên trực tiếp nhập lệnh của nhà đầu tư, 7 nhân viên nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại và 4 nhân viên đọc
Chủ tịch HĐQT Habubank Chủ tịch công ty Giám đốc điều hành Phó giám đốc khối dịch vụ và hỗ trợ
Phó giám đốc khối tư vấn và nghiên cứu-
phân tích
Phòng hành
chính, nhân sự Phòng môi giới
Phòng đầu tư Chi nhánh, Phòng giao dịch Phòng kế toán lưu ký Phòng tư vấn Phòng công nghệ thông tin Phòng phân tích Phòng Marketing
Phòng kiểm soát nội bộ
lệnh vào Sở giao dịch thành phố Hồ Chí Minh và trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, 2 nhân viên đại diện sàn, 1 nhân viên phòng vip và 1 nhân viên làm dịch vụ cầm cố chứng khoán.
Các nhân viên nhập lệnh sẽ thực hiện việc hướng dẫn cho khách hàng ghi phiếu lệnh và đồng thời thực hiện nhập lệnh cho cả 2 sàn. Sau các phiên thì nhân viên giao dịch sẽ cung cấp ngay cho khách hàng thông tin về kết quả khớp lệnh, trả lời thắc mắc của nhà đầu tư vào buổi sáng và trả lời kết quả giao dịch vào buổi chiều. Bên cạnh đó, các hoạt động về ứng trước tiền bán chứng khoán cho khách hàng và cho vay cầm cố, giải toả cầm cố cho nhà đầu tư cũng được các nhân viên khác tiến hành trong giờ giao dịch của công ty
Văn phòng Hành chính,nhân sự
Quầy lễ tân của công ty có nhiệm vụ nhận và chuyển fax các thông tin liên quan đến các thủ tục hành chính, các công văn gửi tới các phòng… từ Sở giao dịch Hồ Chí Minh, Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, Uỷ ban chứng khoán Nhà nước và các tổ chức khác; trả lời thắc mắc của khách hàng ngay tại sàn; thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tổng hợp công tác của các phòng ban, bố trí chương trình làm việc của ban điều hành công ty. Chức năng của phòng này là xây dựng cơ cấu tổ chức, sắp xếp và bố trí cán bộ thích hợp, điều hành hành chính hàng ngày để đảm bảo các điều kiện vật chất cho quá trình hoạt động của công ty
Phòng Tự doanh
Có chức năng là kinh doanh chứng khoán. Đối với chức năng này thì nhiệm vụ của phòng là tiến hành nghiên cứu, phân tích thị trường nhằm đề xuất các phương án tự doanh chứng khoán để từ đó thực hiện hoạt động tự doanh theo phương án và quy trình tự doanh của công ty.
Phòng Kế toán – Lưu ký chứng khoán
Phòng này thực hiện các nghiệp vụ như: xác nhận tiền nộp vào của khách hàng; thực hiện chuyển khoản (nội bộ và từ bên ngoài) cho khách hàng; hướng dẫn và thực hiện các thủ tục rút tiền cho khách hàng; hạch toán tiền gửi, cho vay cầm cố, ứng
trước tiền bán chứng khoán và rút tiền ra của khách hàng trong ngày; thực hiện lưu ký cho khách hàng …
Phòng Phân tích, đầu tư
Thực hiện các nghiệp vụ như: cập nhật thông tin liên quan đến tổ chức phát hành; tiến hành phân tích cơ bản và phân tích kỹ thuật đối với các cổ phiếu của các tổ chức niêm yết trên sàn và trên thị trường OTC; công bố các thông tin về các doanh nghiệp, các quy định của Uỷ ban chứng khoán;…
Phòng Tư vấn
Chức năng của phòng này chính là dựa vào các thông tin mà phòng phân tích và
các phòng khác cung cấp để tư vấn cho các khách hàng tìm đến công ty, kể cả khách hàng cá nhân và các tổ chức.
Phòng Công nghệ thông tin (IT)
Mọi thông tin trên các bảng điện tử giao dịch đều được phòng IT cung cấp. Bên cạnh đó, phòng IT còn đảm nhiệm việc quảng bá hình ảnh của CTCK Habubank trên các phương tiện thông tin đại chúng như việc xây dựng trang web của công ty.
Phòng Marketing
Để ngày càng có thêm nhiều các nhà đầu tư tìm đến với công ty nhờ việc quảng bá hình ảnh công ty, nhờ vào các chính sách khuyến khích khi mở tài khoản tại CTCK Habubank… thì đó là nhiệm vụ của phòng. Đồng thời họ cũng phải không ngừng xây dựng các chiến lược phát triển nhằm quảng bá hình ảnh để nhiều người biết đến công ty hơn nữa, tăng vị thế của công ty trên TTCK.