thanh toán tại công ty thương mại XYZ:
Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp ngăn ngừa được những mất mát,hư hỏng,gian lận trong quá trình mua hàng cũng như trong quá trình thanh toán.Nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý cũng như trong việc đảm bảo hiệu quả hoạtđộng củađơn vị.Chính vì vậy mà mỗi một đơn vị đều xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp.Quá trình kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty thương mại XYZ như sau:
Đơn vị có sự tách bạch trách nhiệm giữa các chức năng mua hàng,duyệt mua, kiểm nhận,ghi chép.
Khi có nhu cầu cung ứng hàng thì bộ phận liên quan sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng và phải có sự phê duyệt hợp lý của trưởng bộ phận rồi gởi đến cho bộ phận mua hàng.
Trên cơ sở phiếu đề nghị mua hàng,bộ phận mua hàng sẽ yêu cầu các nhà cung cấp gởi ít nhất là ba bảng báo giá.Sau khi xem xét và lựa chọn nhà cung cấp bộ phận này sẽ tiến hành lậpđơn đặt hàng rồi trình ký duyệt.
Các đơn đặt hàng được đánh số liên tục từ trước và đơn vị có sự phân cấp phê duyệt tuỳ theo số tiền của đơn đặt hàng.Đối với những số tiền nhỏ theo định mức cho phép thì Trưởng bộ phận mua hàng được phép phê duyệt,còn nhữngđơn
đặt hàng với số tiền cao hơn sẽ phải do giám đốc phê chuẩn.Đơn đặt hàng được lập thành nhiều liên gửi cho nhà cung cấp, bộ phận kho, và kế toán.
Khi tiếp nhận hàng,bộ phận nhận hàng kiểm soát chặt chẽ số lượng,chất lượng lô hàng và điền đầy đủ thông tin trên báo cáo nhận hàng ( phiếu nhập kho).Báo cáo nhận hàng phảiđược nhân viên nhận hàng và thủ kho ký duyệt.
Đối với nghiệp vụ thanh toán thì có sự tách bạch trách nhiệm giữa thủ quỹ, người duyệt chi, người mua hàng và kế toán.
Các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ mua hàng thực sự xảy ra được kiểm tra bởi nhân viên có thẩm quyền trước khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán(séc, uỷ nhiệm chi) trình ký duyệt.
Phiếu chi và các chứng từ thanh toán phảiđược theo dõi chặt chẽ và được đánh số thứ tự từ trước.
Việc ghi sổ chi tiết nợ phải trả người bán cũng phải dựa trên các chứng từ mua hàng( giấyđề nghị mua hàng,đơn đặt hàng) hợp lý ,hợp lệ.
Định kỳ,kế toán công nợ phải đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với sổ cái,đồng thời phảiđối chiếu công nợ với người bán.