- Giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2003 đến 02/02/2003 Sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng
x:đối chiếu với ngày trên hoá đơn số 943 của Cty Hoàng Gia: Tại thời điểm 31/12/02 hoá đơn cha về nhng đơn vị khách hàng không ghi sổ theo giá tạm tính Tại thời điểm 02/01/03 hoá đơn
cha về nhng đơn vị khách hàng không ghi sổ theo giá tạm tính. Tại thời điểm 02/01/03 hoá đơn về đơn vị mới tiến hành ghi sổ và ghi nhận công nợ phải trả vào năm 2003. Theo đó, KTV đã đề xuất bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 152101: 137.979.160
Nợ TK 133 (1331): 13.797.916 Có TK 33101: 151.777.076
Song song với việc tìm kiếm các khoản nợ cha đợc ghi sổ và kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ mua hàng, KTV kết hợp tiến hành kiểm tra sự đúng đắn của việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ, đồng thời xem xét sự đầy đủ và hợp lý của các chứng từ gốc liên quan. Theo đó, công việc tiếp theo KTV AASC thực hiện là:
- Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả - Kiểm tra chứng từ
- Kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ
3.2.4. Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả
Mục đích của thủ tục này là nhằm kiểm tra xác minh xem các các nghiệp vụ mua hàng có đợc ghi chép và hạch toán đúng đắn trong sổ nhật ký mua hàng có đợc ghi chép và sổ chi tiết phải trả cho ngời bán hay không, từ đó xác minh các khoản phải trả cho ngời bán đợc phản ánh đúng đắn.
Căn cứ vào sổ nhật ký mua hàng, sổ cái TK 331 và sổ chi tiết phải trả cho ngời bán, KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến các nhà cung cấp có số d biến động bất thờng, kiểm tra việc hạch toán và việc ghi chép giá trị hàng hoá, thuế GTGT đầu vào các nghiệp vụ này thông qua việc đối chiếu so sánh với hoá đơn của ngời bán, từ đó xem xét và kiến nghị xử lý những chênh lệch nếu có.
Tại Công ty MBS, căn cứ vào sổ chi tiết phải trả cho ngời bán của 5 nhà cung cấp có số d biến động bất thờng (nh đã đợc phân tích ở trên), KTV chọn mẫu 3 nghiệp vụ mua hàng có số d biến động lớn để tiến hành kiểm tra. Qua so sánh đối chiếu số tiền của các nghiệp vụ mua hàng này với các hoá đơn của ngời bán, KTV thấy không có sự chênh lệch nào về giá trị hàng hoá giữa sổ sách cũng nh hoá đơn. Mặt khác, việc định khoản các nghiệp vụ này cũng khớp đúng với sổ cái TK 331, sổ nhật ký mua hàng. Vì vậy, KTV đã kết luận việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả này là đúng đắn. Tổng hợp kết quả đợc trình bày trên giấy làm việc N 3/14 (bảng số 2.16).
Tại Công ty TNHH Vega, việc kiểm tra cũng đợc KTV tiến hành tơng tự. Tuy nhiên, do hệ thống KSNB đợc đánh giá là kém hiệu lực nên khi thực hiện việc kiểm tra này KTV đã tiến hành mở rộng quy mô mẫu chọn và việc kiểm tra đợc tập trung vào những nghiệp vụ có số phát sinh lớn. Sau khi kiểm tra, KN nhận thấy việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả là đúng đắn.
3.2.5. Kiểm tra chứng từ
Cùng với việc kiểm tra tính đúng đắn của việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, KTV kết hợp tiến hành kiểm tra hệ thống chứng từ, hoá đơn liên quan để khẳng định tính hợp pháp của các khoản phải trả.
Thông thờng, KTV tập trung vào việc xem xét tính đầy đủ của các chứng từ, hoá đơn liên quan đến các khoản phải trả ngời bán phát sinh, đồng thời xem xét xem các chứng từ này có đầy đủ các yếu tố theo quy định hiện hành hay không, có đợc định khoản đúng đắn và đợc phê chuẩn bởi ngời có thẩm quyền hay không? Các sai phạm về tính đầy đủ và tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ này sẽ đợc KTV dùng để đa ra những nhận xét trên báo cáo kiểm toán và Th quản lý gửi cho đơn vị khách hàng sau này.
Bảng số 2.17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002
Khoản mục thực hiện: Phải trả ngời bán
Bớc công việc: Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả
Tham chiếu: N3/14 Ngời thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 04/02/2003
Nguồn tài liệu: lấy từ sổ chi tiết phải trả cho ngời bán
Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Hoá đơn
02/11/02 CCDC 8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 153γ 36.254.100 851 02/11/02 CCDC 8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 1331γ 3.625.410 851 20/11/02 NVL 8431 Mua vật liệu của Cty PT phụ gia và
sp dầu mỏ 152γ 17.849.200 876
20/11/02 NVL 8431 Mua vật liệu của Cty PT phụ gia và
sp dầu mỏ 1331γ 1.784.920 876
02/12/02 NVL 8763 Mua vật liệu của Cty khí công
nghiệp Ninh Bình 621γ 45.321.510 921 02/12/02 NVL 8763 Mua vật liệu của Cty khí công
nghiệp Ninh Bình 1331γ 4.531.251 921 Ghi chú:
: Khớp đúng với số tiền trên hoá đơn γ: Định khoản đúng với sổ cái TK 331
Cũng nh thủ tục kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, việc kiểm tra chứng từ cũng đợc KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến các nhà cung cấp có các số d biến động bất th- ờng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tại Công ty MBS, KTV đã chọn ra 5 nghiệp vụ có số d phát sinh lớn liên quan đến 5 nhà cung cấp trên, sau đó tiến hành thu thập các hoá đơn, chứng từ liên quan đến các khoản phải trả các nhà cung cấp này, kiểm tra tính đúng đắn, đầy đủ và hợp lệ của các hoá đơn, chứng từ này. Qua kiểm tra, KTV đã phát hiện ra các sai phạm sau:
- Mua công cụ dụng cụ của Công ty CP Hà Trung theo hoá đơn số 851 không có đơn đặt mua.
- Thanh toán tiền mua vật liệu cho Công ty PT phụ gia và sp dầu mỏ theo