- Giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2003 đến 02/02/2003 Sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng
331 111 19.634.120 Chứng từ đầy đủ, phiếu chi số
Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002
Khoản mục thực hiện: Phải trả ngời bán Bớc công việc: Kiểm tra chứng từ
Tham chiếu: N3/15 Ngời thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 04/02/2003
Nguồn tài liệu: - Sổ chi tiết phải trả cho ngời bán - Sổ nhật ký mua hàng
Chứng từ
SH NT Nội dung Tài khoản
Nợ Có Số tiền Chứng từ gốc đi kèm
02/11/02 CCDC8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 153 1331 331 331 36.254.100 3.625.410
Hoá đơn số 851, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, không có đơn đặt mua.
04/12/02 NVL 8431 Thanh toán tiền VL cho Cty PT phụ gia và sp dầu mỏ
331 111 19.634.120 Chứng từ đầy đủ, phiếu chi số 1286 phiếu chi số 1286 không có sự phê duyệt của Giám đốc
02/12/02 NVL 8763 Mua VL của Cty khí công nghiệp Ninh Bình
6211331 1331 331 331 45.321.510 4.531.251
Hoá đơn số 921, không có báo cáo nhận hàng 11/12/02 NVL 8970 Mua VL của Cty TM
Quảng Ninh 152 1331 331 331 59.351.200 5.935.120 Hoá đơn số 963, chứng từ đầy đủ, hợp lệ
29/12/02 NVL 8990 Mua VL của Cty nhựa TN Tiền Phong 621 1331 331 331 39.452.300 3.945.230
Hoá đơn số 997 không ghi ngày tháng năm 2002. Chứng từ khác đầy đủ, hợp lệ.
- Mua vật liệu của Công ty khí công nghiệp Ninh Bình theo hoá đơn số 921, không có báo cáo nhận hàng.
- Mua vật liệu của Công ty nhựa TN Tiền phong theo hoá đơn số 997, không ghi ngày tháng năm 2002 trên hoá đơn.
Theo đó, KTV đã tổng hợp các sai phạm này và trình bày trên giấy tờ làm việc N3/15 (Bảng số 2.17).
Tại Công ty TNHH Vega, việc kiểm tra chứng từ cũng đợc KTV ĐTT tiến hành tơng tự. Tuy nhiên, do hệ thống KSNB của đơn vị đợc đánh là kém hiệu lực, rủi ro kiểm soát ở mức tối đa nên KTV đã tiến hành mở rộng quy mô mẫu chọn. Qua kiểm tra, KTV ĐTT thấy rằng việc quản lý và lu trữ chứng từ tại đơn vị không khoa học, hợp lý, không theo thứ tự ngày tháng, không đánh số thứ tự... Vì vậy, làm cho việc kiểm tra đối chiếu rất khó khăn.
3.2.6. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ
Thủ tục này đợc thực hiện triệt để ở những doanh nghiệp có mật độ giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ nh những doanh nghiệp có 100% vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam hoặc những doanh nghiệp liên doanh. Bên cạnh đó, việc kiểm tra này cũng đợc thực hiện với các doanh nghiệp nhà nớc có hoạt động mua hàng và thanh toán liên quan đến ngoại tệ. Tuy nhiên, tại Công ty MBS do các hoạt động mua hàng và thanh toán chỉ liên quan đến nội tệ là đồng Việt Nam. Vì vậy khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, KTV đã không phải thực hiện thủ tục này.
Còn Công ty TNHH Vega là doanh nghiệp có 100% vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, các hoạt động giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ. Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không.
Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết đợc rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá đợc chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do Ngân hàng Nhà nớc công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghhiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và đợc
hạch toán đúng. Cuối cùng, KTV xác định lại các khoản chênh lệch và kiểm tra việc hạch toán các khoản chênh lệch trên TK 413.
Thủ tục kiểm toán này cũng đợc KTV tiến hành trên cơ sở chọn mẫu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ của bốn nhà cung cấp mà trong quá trình gửi th xác nhận ở trên đã không nhận đợc th phúc đáp. Tuy nhiên, do việc lu trữ chứng từ cũng nh việc tổ chức hạch toán của đơn vị còn yếu kém nên khi thực hiện thủ tục này KTV đã gặp rất nhiều khó khăn.
3.3. Soát xét và tổng hợp kết quả kiểm toán
Đây là bớc công việc cuối cùng của giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán theo chơng trình kiểm toán (Bảng số 2.18), KTV tiến hành hoàn thiện giấy tờ làm việc và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập đợc đa ra những nhận xét và kiến nghị về những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức và hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị khách hàng. Cuối cùng, KTV lập bảng tổng hợp nhận xét cho phần thực hiện kiểm toán chu trình này.
Tại Công ty MBS, bảng tổng hợp nhận xét và kiến nghị đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên N3/16 (Bảng số 2.18).
Kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán. KTV tiến hành tập hợp và soát xét các giấy tờ làm việc liên quan đến quá trình kiểm toán chu trình này và lu chúng vào hồ sơ kiểm toán năm của từng đơn vị khách hàng. Công việc này sẽ đợc trởng nhóm kiểm toán xem xét và đánh giá lên cơ sở cho việc ra báo cáo và Th quản lý sau này. Tại Công ty MBS, các giấy tờ làm việc này của KTV đợc lu trong hồ sơ kiểm toán năm 2/2003. Còn lại Công ty TNHH Vega, các giấy tờ làm việc của KTV đợc lu trong hồ sơ kiểm toán năm 1/2003.