IV – Tổ chức đàm phán 4.1 Chuẩn bị chiến lược
4.2. Thu nhập số liệu/ dữ liệu thông tin
Trước hết, phải điều tra kỹ lưỡng về con người hay phái đoàn mà ta sẽ gặp trên bàn đàm phán cũng như công ty sẽ hợp tác với họ. Phải nắm thật rõ, càng rõ càng tốt, về hoạt động kinh doanh của họ, nhu cầu tâm lý của họ, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lược, sách lược, thủ tục đàm phán của họ.
Phương pháp đơn giản nhất của nghiên cứu về một công ty khác, lịch sử của nó trong quá khứ và chính sách hiện tại của nó và về các nhà đàm phán của công ty đó là nghiên cứu qua các tư liệu xuất bản. Có thể thu được một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của công ty qua nghiên cứu các báo cáo năm, các thông tin báo chí, các quảng cáo trong tài liệu đăng ký quốc gia hoặc địa phương, các báo cáo của các nhà phân tích đầu tư kinh doanh vốn, các hồ sơ công ty của chính phủ, các hướng dẫn về thị trường chứng khoán, các tập nghiên cứu lưu hành nội bộ, các thông tin về tín dụng công ty và các báo cáo về các tranh chấp tín dụng và tài sản.
Các nguồn thông tin đầy đủ và chi tiết hơn có thể thu thập được qua gặp gỡ, phỏng vấn các bên sẽ đàm phán về tình hình tranh chấp, giải quyết xung đột của công ty, đặc biệt là gặp gỡ, phỏng vấn với các bên đã từng làm việc không thành công với công ty mà chúng ta sẽ đàm phán hoặc với những bên có ít nhiều quan hệ kinh doanh với công ty đó.
Trong một số trường hợp nhạy cảm, ta có thể mở một cuộc điều tra riêng liên quan đến địa vị xã hội trong công ty của nhà đàm phán, quyền hạn và phạm vi ra quyết định, các thủ thuật đàm phán, điểm mạnh, điểm yếu, nhu cầu tình cảm, tín ngưỡng, thậm chí cả chỉ số thông minh của anh ta. Đôi khi chúng ta còn cần tìm hiểu kỹ thêm về tính cách, giọng nói, những nét riêng tư, sở thích của anh ta. Tất cả những thông tin trên cộng lại sẽ giúp nhà đàm phán đoán trước phong cách, tư duy và phản ứng của người mình sẽ gặp qua bàn đàm phán.