IV – Tổ chức đàm phán 4.1 Chuẩn bị chiến lược
4.4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán
Sau khi thu thập thông tin và đưa ra các giả thiết, bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị kế hoạch đàm phán là xây dựng các mục tiêu đàm phán, vì nếu
bước vào đàm phán không có mục tiêu cụ thể, rất dễ biến phiên đàm phán thành một cuộc nói chuyện phiếm.
Dưới đây là những lợi thế của việc xây dựng mục tiêu đàm phán:
•Một là, xây dựng các mục tiêu đàm phán buộc nhà đàm phán phải tính trước mình cần gì, tại sao cần và phải bỏ ra cái gì để đổi lại cái mình cần.
•Hai là, xây dựng các mục tiêu cũng giúp nhà đàm phán trong việc quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phán.
•Ba là, xây dựng các mục tiêu đàm phán giúp ngăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại về lợi ích.
•Bốn là, một hệ thống các mục tiêu được chuẩn bị cẩn thận giúp tránh lúng túng, thiếu chủ động trong đàm phán, không để cho đối phương lợi dụng những lúng túng hay nhầm lẫn có thể xảy ra.
•Năm là, đàm phán trên một khung mục tiêu cụ thể giúp tiết kiệm thời gian đàm phán, nhanh chóng đi đến thoả thuận. Phần lớn những ngắt quãng trong quá trình đàm phán đều có lý do thiếu chuẩn bị.
•Sáu là, những chuẩn bị về mục tiêu đàm phán giúp nhà đàm phán có lợi thế trong quá trình đàm phán. Đối phương sẽ biết điều hơn khi nhà đàm phán có khả năng làm cho đối phương ý thức được những nhu cầu và mong muốn của họ.
Những đòi hỏi cụ thể đó là cái gì trong đàm phán thương mại? Mỗi cuộc đàm phán sẽ có một loạt các điều khoản cần được bao hàm trong khi xây dựng mục tiêu. Nhìn chung, khi xây dựng mục tiêu cần xem xét những chủ đề sau:
•Thứ nhất là lên giá đích. Giá đích là giá mà chúng ta sẽ trả cho cái chúng ta đòi hỏi trong đàm phán. Đây là mức giá hợp lý theo tính toán của ta để đổi lại cái ta nhận được nếu đàm phán đi đến thoả thuận được ký kết và thực hiện. Lưu ý: thuật ngữ “giá” ở đây được dùng với nghĩa phổ quát của nó để đại diện cho giá trị của cái đang được trao đổi. Có nhiều cuộc đàm phán không lấy đơn vị thanh toán tiền tệ.
•Thứ hai là xác định phạm vi đàm phán. Phạm vi ở đây có thể hiểu là giới hạn tối thiểu về lợi nhuận và có thể chấp nhận trong khi xem xét các đề nghị của đối phương. Các nhà lý thuyết đàm phán hay dùng thuật ngữ “đường chân tường” (bottom line) để chỉ khái niệm này. Khi ta đã rút xuống “đường chân tường”, ta không còn chỗ để rút xuống nữa; chỉ còn đường cho ta rút ra khỏi cuộc đàm phán. Song song với “đường chân tường”, ta cũng tính đến “đường kịch trần” nghĩa là đường hạn chế mà nếu ta vượt qua thì đối phương có thể sẽ rút ra khỏi cuộc đàm phán. Khoảng biến động giữa đường chân tường và đường kịch trần chính là phạm vi đàm phán trong một vấn đề. Phạm vi đàm phán còn có thể bao hàm nhiều vấn đề và các vấn đề có thể liên quan với nhau. Trong trường hợp này, chúng ta coi toàn bộ các vấn đề là một hệ thống vấn đề có quan hệ tương tác với nhau trong một tổng thể. Sự bù trừ chéo giữa chúng chỉ có ý nghĩa bộ phận. Về tổng thể, chúng vẫn phải đảm bảo mức lợi nhuận của ta từ mức chân tường lên mức kịch trần
•Thứ ba là quyết định những nhượng bộ. Đó là quyết định về những bước lùi quyền lợi mà ta sẽ phải chấp nhận trong đàm phán để đi đến thoả thuận.
•Thứ tư là nếu có thể, quyết định phải có những giá trị phải đánh đổi. Để đổi lấy những nhượng bộ của phía bên kia, cái chúng ta “thả ra” (give aways) không phải là những nhượng bộ theo quan điểm của nhiều nhà lý thuyết đàm
phán. Thông thường chỉ có thể đánh giá giá trị để đổi lấy giá trị, nhưng đôi khi có thể không mất gì hoặc mất rất ít để đạt được cái gì chúng ta đòi hỏi. Điều này thoạt nhìn có vẻ không thực tế, nhưng nếu tính đến vai trò của các bên trong đàm phán thì nó lại là một vấn đề thực tế. Có vẻ thật ra chẳng có giá trị gì đối với chúng ta thì lại có giá trị lớn đối với người khác. Trong đàm phán thương mại, điều này liên quan đến việc tránh nhìn nhận giá trị của một chi tiét nào đó theo quan điểm của riêng chúng ta và việc tìm ra giá trị (có thể là cao hơn của chi tiết đó) đối với phía bên kia. Lại còn một số chi tiết mà trên thực tế chúng không được đánh giá trên bất kỳ cơ sở nào ngoài cơ sở cảm tính. Tất cả các hàng xa xỉ dùng cho người tiêu dùng để trang trí các văn phòng đại diện, trụ sở của công ty đều được bán đơn thuần trên cơ sở hấp dẫn cảm tính. Trong đàm phán thương mại, sẽ có những mặt hàng tạo ra được sự hấp dẫn cảm tính, ta phải biết khai thác sức hấp dẫn đó và có khi chỉ trên cơ sở đó thôi, ta có thể nâng cao vị thế đàm phán của mình. Như vậy, ta có thể đánh đổi một cái “thả ra” (hiểu như một bước lùi giả tạo, dưới hình thức một nhượng bộ vô hại) để lấy một nhượng bộ thực sự giá trị. Trong nguồn tư liệu nghiên cứu về khoa học và nghệ thuật đàm phán thương mại, bước lui giả tạo này được gọi là phép “đổi nước bọt lấy bạc nén” (slush for silver).
•Thứ năm là nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian. Đó là sự trù tính trước lượng thời gian cần thiết để đi đến thoả thuận và cũng là sự trù tính trước hạn chế về thời gian mà phía bên kia có thể nêu ra.
•Thứ sáu là định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài. Đối với quá trình đàm phán, các nhà băng, các cơ quan chính phủ, các tổ chức công đoàn là một vài ví dụ về các tổ chức bên ngoài có thể quan tâm đến quá trình và kết quả của cuộc đàm phán mà họ không trực tiếp tham gia.
•Thứ bảy là nhận biết những động thái của những động tác giả. Có những động tác giả mà đối phương có thể tung ra và chúng ta phải lên kế hoạch làm thế nào để vượt qua những trở ngại đó.
•Thứ tám là tính đến giải pháp tháo gỡ. Đó là những giải pháp có thể đưa ra nếu cuộc đàm phán không đi đến dứt khoát.
•Thứ chín là lập danh sách nhân sự tham gia đàm phán. Danh sách tính đến không chỉ các thành viên của phái đoàn đàm phán mà cả các cố vấn, ví dụ các kế toán, luật sư cùng đi để tham khảo ý kiến tư vấn về các vấn đề cụ thể, các trợ lí, ví dụ các thư kí, phiên dịch viên.
•Thứ mười là quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành công.
Đương nhiên không phải cuộc đàm phán nào cũng đòi hỏi phải bao quát mười chủ đề trên trong khi xây dựng mục tiêu đàm phán. Tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ sẽ giúp chúng ta không bao giờ nhầm lẫn, lúng túng hoặc hớ hênh trong đàm phán.