Q. trị dự trữ & lập kế hoạch
6.4. Cấu trỳc bỏo cỏo
Cú 3 loại bỏo cỏo được sử dụng trong hệ thống kiểm soỏt Logistics: bỏo cỏo trạng thỏi, bỏo cỏo khuynh hướng, và bỏo cỏo chuyờn biệt.
6.4.1.Cỏc bỏo cỏo trạng thỏi
Bỏo cỏo trạng thỏi cung cấp thụng tin chi tiết về một số khớa cạnh hoạt động Logistics. Phổ biến nhất là bỏo cỏo trạng thỏi tồn kho nhằm theo dừi dự trữ ở nhiều điểm kho. Tuy nhiờn bỏo cỏo trạng thỏi được triển khai cho tất cả mọi trung tõm Logistics. Một số liờn quan đến việc kiểm soỏt từng đơn vị hoặc kiểm soỏt thương vụ; một số khỏc cú bản chất tài chớnh. Mục đớch của bỏo cỏo trạng thỏi là nhằm cung cấp cho cỏc nhà quản trị thụng tin hợp lý để hoàn thành chức trỏch trong toàn bộ hệ thống Logistics.
6.4.2.Cỏc bỏo cỏo khuynh hướng
Cỏc bỏo cỏo khuynh hướng do cỏc nhà quản trị hành chớnh sử dụng ở mức kiểm soỏt cao hơn nhà quản trị theo tuyến. Bỏo cỏo khuynh hướng cú tớnh chọn lọc nội dung hơn bỏo cỏo khuynh hướng. Do thụng tin cú tớnh chọn lọc và rất sỳc tớch nờn những bỏo cỏo này thường được để riờng.
6.4.3. Cỏc bỏo cỏo chuyờn biệt
Cỏc bỏo cỏo chuyờn biệt được tạo ra ở bất kỳ mức điều hành Logistics và do rất nhiều lý do. Thường thỡ chỳng được triển khai để làm chi tiết cỏc lĩnh vực kết quả. Cú 3 loại hỡnh bỏo cỏo chuyờn biệt phổ biến trong quản trị.
Loại thứ 1 là bỏo cỏo hiện tượng, chỳng cung cấp chi tiết về giai đoạn xỏc định của cỏc hoạt động. Vớ dụ, cú thể yờu cầu bỏo cỏo để cú chi tiết về cỏc đơn hàng hiện gửi trả lại và hành động điều chỉnh tiếp theo. Nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống xử lý đơn đặt
hàng theo thời gian cụ thể, thỡ cỏc bỏo cỏo hiện tượng nhất định cú thể được cung cấp từ sao chộp thụ hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Loại bỏo cỏo chuyờn biệt thứ 2 là trang định vị (position paper). Gặp vấn đề hiện tại hoặc biết trước, cần cú bỏo cỏo phỏc thảo diễn biến hành động và cỏc kết quả cú thể xẩy ra. Cỏc trang giấy định vị thường do cỏc nhà quản trị theo tuyến triển khai để cấp trưởng sử dụng khi ra cỏc quyết định tổ chức. Những trang giấy định vị này sẽ yờu cầu cỏc nguồn lực bổ sung. Nếu yờu cầu được chấp nhận, kế hoạch nghiệp vụ sẽ được biến đổi. Trong trường hợp kiểm soỏt hành chớnh, cỏc trang giấy định vị và hành động liờn quan cú thể bao gồm việc bố trớ nhiều hơn cỏc nguồn lực, nhưng chỳng sẽ khụng đũi hỏi thay đổi cỏc mục tiờu kết quả.
Loại bỏo cỏo chuyờn biệt cuối cựng cú liờn quan đến biến đổi chớnh sỏch. Cỏc bỏo cỏo chớnh sỏch thường xuyờn được lónh đạo hoặc thiết lập bởi cỏc giỏm đốc điều hành doanh nghiệp. Nội dung của chỳng thường những lĩnh vực hoạt động vượt quỏ nội dung Logistics.
Nội dung của cỏc bỏo cỏo phần lớn được định hướng khỏch hàng đối với từng doanh nghiệp, tổ chức, và sự phức tạp của hệ thống thụng tin quản trị. Nội dung phải tương ứng với cỏc mức kiểm soỏt hành chớnh: mức kiểm soỏt càng cao thỡ bản chất thụng tin chứa đựng trong bỏo cỏo càng chọn lọc.
---
Túm tắt chương 6
Nội dung của chương 6 trước hết là phõn tớch yờu cầu đối với cơ cấu tổ chức cho hoạt động quản trị logistics, nú trả lời cho cõu hỏi, tại sao việc tổ chức bộ phận logistics lại cần thiết? Tổ chức tạo nờn cỏc điều kiện thuận lợi để tối ưu húa cỏc hoạt động logistics. tại một doanh nghiệp tổ chức được nhỡn nhận theo 3 cấp độ: Khụng chớnh thức, bỏn chớnh thức và chớnh thức. Nhúm cỏc hoạt động cú liờn quan và quản lý chỳng tập trung trong bộ phận logistics được quan tõm nhiều nhất. Tuy nhiờn cần phải nắm được cỏc căn cứ để lựa chọn cỏc cấu trỳc này một cỏch phự hợp.
Kiểm soỏt logistics giỳp đảm bảo rằng những mục tiờu đó lập theo kế hoạch sẽ được thực hiện. Trong thực tế những biến động và bất định của mụi trường sẽ tỏc động tạo ra những sai lệch giữa kế họach và thực hiện. Hệ thống kiểm soỏt sẽ giỳp hạn chế và triệt tiờu cỏc sai lờch này với một quy trỡnh kiểm soỏt thống nhất. Doanh nghiệp cú thể sử dụng cỏc hệ thống kiểm soỏt đúng, mở hoặc phối hợp cả hai, tất cả đều được ỏp dụng trong thực tế. Một tập hợp cỏc chỉ tiờu đo lường Logistics bao gồm: Đo lường kết quả bờn trong, đo lường kết quả bờn ngoài, đo lường toàn diện chuỗi cung ứng. và cỏc loại bỏo cỏo sẽ giỳp người học nhận thức đầy đủ về hoạt động này.