Trong doanh nghiệp, dịch vụ khỏch hàng, dự trữ, vận chuyển, là những hoạt động then chốt. Tuy nhiờn, để cho cỏc hoạt động này đạt kết quả tốt, cần phải cú cỏc hoạt động hỗ trợ, như mua, nghiệp vụ kho và bao bỡ, hệ thống thụng tin Logistics,…
5.1. Quản trị mua trong cỏc doanh nghiệp
5.1.1. Vai trũ và mục tiờu của mua
5.1.1.1. Khỏi niệm, vai trũ của mua
Mua là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là cỏc hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện cỏc quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyờn liệu, hàng húa,…cho sản xuất, cung ứng hàng húa cho khỏch hàng trong kinh doanh thương mại. Và do đú:
Mua là hệ thống cỏc mặt cụng tỏc nhằm tạo nờn lực lượng vật tư, nguyờn liệu, hàng hoỏ… cho doanh nghiệp, đỏp ứng cỏc yờu cầu dự trữ và bỏn hàng với tổng chi phớ thấp nhất
Mua cú vai trũ hết sức quan trọng:
- Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đỏp ứng cỏc yờu cầu vật tư nguyờn liệu của quỏ trỡnh sản xuất, đỏp ứng yờu cầu hàng húa bỏn ra trong kinh doanh thương mại.
Quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm cú chất lượng và liờn tục phụ thuộc vào việc cung ứng vật tư, nguyờn liệu…, và do đú phụ thuộc vào quản trị dự trữ và mua; Việc cung ứng hàng húa cho khỏch hàng trong kinh doanh thương mại cú đảm bảo thỏa món nhu cầu của khỏch hàng hay khụng phụ thuộc rất lớn vào việc duy trỡ dự trữ, trong lỳc đú, mua đảm bảo thực hiện những quyết định dự trữ của doanh nghiệp.
- Mua đảm bảo giảm chi phớ, tăng hiệu quả sử dụng vốn, và do đú tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Chi phớ mua và giỏ trị sản phẩm mua chiếm tỷ trọng lớn trong tổng trị giỏ sản phẩm (hàng húa) bỏn ra. Chớnh vỡ vậy, chỉ cần giảm một tỷ lệ nhỏ chi phớ trong mua sẽ đảm bảo nõng cao hiệu quả lớn cho kinh doanh: tăng lợi nhuận, giảm yờu cầu vốn trong mua và dự trữ, và do đú tăng tỷ lệ lợi nhuận trờn vốn đầu tư. Ảnh hưởng này của mua gọi là “Hiệu ứng đũn bẩy”.
Như vậy dịch vụ mua như là một sự kết nối then chốt giữa cỏc thành viờn của luồng cung ứng. Mua tốt cho phộp tối ưu húa giỏ trị cho cả bờn mua và bỏn do đú tối đa húa gớa trị cho cả chuỗi cung ứng
5.1.1.2. Mục tiờu của mua
Mua trong doanh nghiệp phải thực hiện cỏc mục tiờu sau:
- Mục tiờu hợp lý húa dự trữ:
Mua thực hiện những quyết định của dự trữ, và do đú, mua phải đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý vật tư, nguyờn liệu, hàng húa về số lượng, chất lượng và thời gian.
- Mục tiờu chi phớ:
Trong những trường hợp nhất định, đõy cũng là mục tiờu cơ bản của mua nhằm giảm giỏ thành sản xuất hàng húa và dịch vụ, tạo điều kiện để giảm giỏ bỏn, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Mục tiờu phỏt triển cỏc mối quan hệ:
Để kinh doanh, doanh nghiệp phải thiết lập nhiều mối quan hệ (marketing cỏc mối quan hệ - relation marketing). Trong những mối quan hệ đú thỡ quan hệ khỏch hàng và quan hệ với nguồn cung ứng được coi là then chốt. Mua sẽ tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng hiện tại, phỏt hiện và tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm năng…và đú đảm bảo việc mua ổn định, giảm chi phớ.
Quản trị mua bao gồm nhiều nội dung: Xỏc định số lượng, cơ cấu và tổng giỏ trị mua, nghiờn cứu và chọn nguồn cung ứng, quyết định chớnh sỏch mua, thiết kế và triển khai quỏ trỡnh nghiệp vụ mua, kiểm soỏt mua,…
5.1.2. Nghiờn cứu và chọn nhà cung ứng
5.1.2.1. Tầm quan trọng của nhà cung ứng
Nhà cung ứng là cỏc hóng hoặc cỏ nhõn cung cấp cỏc nguồn lực mà doanh nghiệp cần đến để sản xuất hàng hoỏ và dịch vụ: tư liệu sản xuất, hàng húa, sức lao động,…
Chọn Nhà cung ứng cú tầm quan trọng lớn trong hoạt động Logistics và trong kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, nguyờn liệu, hàng húa …với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chớnh xỏc,…đỏp ứng yờu cầu của sản xuất, của kinh doanh với chi phớ thấp.
- Chọn nhà cung ứng tạo nờn cỏc mối quan hệ chiến lược, thực hiện marketing cỏc mối quan hệ.
- Chọn nhà cung ứng tốt sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo tiền đề cho sự phỏt triển bền vững của doanh nghiệp.
Theo giỏo sư Wibur England thỡ:
“ Một nhà cung cấp đỏng tin cậy là người luụn trung thực và cụng bằng trong quan hệ với khỏch hàng, nhõn viờn và với chớnh bản thõn minh; Họ cú đầy đủ cỏc trang thiết bị, mỏy múc thớch hợp, cú phương phỏp cụng nghệ tốt để cú thể cung cấp vật tư hàng húa đủ số lượng, đỳng chất lượng, kịp thời hạn với giỏ cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy cú tỡnh hỡnh tài chớnh lành mạnh, chớnh sỏch quản trị tiờn tiến, linh hoạt, sỏng tạo, khụng ngừng cải tiến quy trỡnh sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cựng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đỏp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khỏch hàng tốt nhất”
Như vậy, nhà cung ứng là tài sản vụ giỏ, một trong những nhõn tố chiến lược của mụi trường vi mụ: 3C+1S (Customer, Competator, Company, Suplier)
5.1.2.2. Quỏ trỡnh lựa chọn nhà cung ứng
5.1.2.2.1. Giai đoạn thu thập thụng tin
Nguồn dữ liệu bao gồm sơ cấp và thứ cấp. Trước hết cần thu thập thụng tin thứ cấp: Cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh mua và phõn tớch nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, thụng tin trong cỏc ấn phẩm (niờn giỏm, bản tin thương mại, bỏo, tạp chớ,…), thụng qua những thụng tin xỳc tiến của cỏc nhà cung ứng.
Hỡnh 5.1: Quỏ trỡnh lựa chọn nhà cung ứng
Tất nhiờn thụng tin thứ cấp cú thể đó cũ hoặc khụng chớnh xỏc, khụng cú. Và do đú cần phải cú những dữ liệu sơ cấp thụng qua điều tra khảo sỏt trực tiếp tại cỏc nhà cung ứng. Tựy thuộc vào những tiờu chuẩn cần để đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng mà tiến hành thu thập những dữ liệu cần thiết
5.1.2.2.2. Giai đoạn đỏnh giỏ, lựa chọn
Trước hết, cần phõn loại cỏc nhà cung ứng theo cỏc tiờu thức cơ bản, như theo thành phần kinh tế, theo vị trớ trong kờnh phõn phối, theo trỡnh độ cụng nghệ,…Mỗi loại nhà cung ứng theo cỏc cỏch phõn loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đỏnh giỏ, lựa chọn
Tiếp theo, cần đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng theo cỏc tiờu chuẩn xỏc định. Cỏc tiờu chuẩn cú thể khỏc nhau tựy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của cỏc nhà cung ứng theo cỏc cỏch phõn loại, nhưng về cơ bản bao gồm những tiờu chuẩn về Sức mạnh marketing – chất lượng, giỏ cả; Sức mạnh tài chớnh – năng lực vốn kinh doanh, qui mụ,…; Sức mạnh Logistics - Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…
Để thuận tiện cho việc xếp loại nhà cung ứng, cú thể sử dụng mụ hỡnh lượng húa đỏnh giỏ nhà cung ứng:
Theo mụ hỡnh này, cú thể xếp loại sơ bộ cỏc nhà cung ứng theo điểm đỏnh giỏ từ cao đến thấp.
98 Tập hợp
thụng tin Đỏnh giỏ Tiếp xỳc, đề nghị Thử nghiệm
Quan hệ lõu dài
Làm lại Đạt yờu cầu? Cú Khụng ∑ = = n i i i k d q D 1
Dk: Tổng số điểm đỏnh giỏ nhà cung ứng k
di: Điểm đỏnh giỏ tiờu chuẩn i của nhà cung ứng k (0≤di≤10) qi: Độ quan trọng của tiờu chuẩn i (0≤qi≤1, ∑qi=1)
5.1.2.2.3. Giai đoạn tiếp xỳc, đề nghị
Là giai đoạn của quỏ trỡnh trong đú, doanh nghiệp cử cỏn bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những đề nghị. Những đề nghị này cú tớnh nguyờn tắc thiết lập mối quan hệ mua, bỏn giữa doanh nghiệp và nguồn cung ứng về sản phẩm mua, giỏ cả, cỏch thức đặt hàng và cung ứng, thủ tục và hỡnh thức thanh toỏn,…
Trờn cơ sở những thụng tin sau khi tiếp xỳc với cỏc nhà cung ứng, kết hợp với những thụng tin thụng qua giai đoạn đỏnh giỏ, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự ưu tiờn để tiến hành cỏc mối quan hệ mua.
5.1.2.2.4. Giai đoạn thử nghiệm
Sau giai đoạn tiếp xỳc, đề nghị chỉ mới xếp loại được cỏc nhà cung ứng cú nhiều tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nhà cung ứng chớnh thức quan hệ lõu dài cú tớnh chiến lược, và do đú phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.
Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định cỏc nhà cung ứng cú đảm bảo đạt được những tiờu chuẩn thụng qua cỏc thương vụ mua bỏn hay khụng. Nếu cỏc nhà cung ứng đạt được những tiờu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, cú thể xếp cỏc nhà cung ứng vào quan hệ đối tỏc lõu dài. Nếu cỏc nhà cung ứng qua thời gian thử nghiệm khụng đạt được những tiờu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối với nhà cung ứng tiếp theo trong danh sỏch những nhà cung ứng tiềm năng.
5.1.3. Quỏ trỡnh nghiệp vụ mua
Là tập hợp cỏc cụng tỏc liờn hệ kế tiếp nhau cú tớnh chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ mua
Ngoài việc lựa chọn nguồn cung ứng, cỏc chớnh sỏch mua thỡ thiết kế và triển khai quỏ trỡnh nghiệp vụ mua ảnh hưởng lớn đến kết quả mua. Tựy thuộc vào cỏc quyết định của dự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yờu cầu của quỏ trỡnh cung ứng hàng húa cho khỏch hàng mà quỏ trỡnh nghiệp vụ mua khỏc nhau, nhưng về cơ bản diễn ra theo một quỏ trỡnh thể hiện trờn hỡnh
Hỡnh 5.2: Quỏ trỡnh nghiệp vụ mua
5.1.3.1. Quyết định mua
Giai đoạn đầu tiờn của quỏ trỡnh nghiệp vụ mua là quyết định mua, cú nghĩa khi nào thỡ mua, mua cỏi gỡ và bao nhiờu, và cỏch thức mua.