- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: sơ đồ 2
2.2.1.2. Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá công ty sử dụng.
Công ty chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp dới hai hình thức : Bán buôn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của chi nhánh công ty chủ yếu là các công ty xây dựng, mua bán với một số lợng lớn hàng hoá, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của chi nhánh là bán buôn. Với hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ vật liệu xây dựng của chi nhánh rất tốt. Do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán buôn qua kho: Hàng hoá đợc chi nhánh mua về, nhập vào kho để kiểm tra chất lợng một lần nữa sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hoá có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận nợ ) sẽ đợc tính doanh thu bán hàng.
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (hay bán buôn trực tiếp không qua kho có tham gia thanh toán): Hình thức này, hàng hoá không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn đợc ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi đợc sự luân chuyển hàng hóa.
Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán ( không có lãi trả chậm ). Với khách hàng truyền thống có tín nhiệm, công ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhất định, thông thờng khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng của lần mua trớc vào lần mua tiếp theo. Còn khách hàng là các hộ gia đình, không thờng xuyên thì phải thanh toán ngay mới đợc nhận hàng.
2.2.2. Phơng pháp hạch toán hàng hoá.
Vấn đề quản lý hàng hoá, hàng tồn kho luôn là điều kiện cần thiết để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi nhánh sử dụng phơng pháp hạch toán hợp lý trên hệ thống phần mềm kế toán của công ty.
- Hạch toán chi tiết hàng hoá: Công ty hạch toán theo phơng pháp ghi thẻ song song. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi “thẻ kho” tơng ứng với từng danh điểm hàng hoá. Kế toán kho hàng nhập chứng từ vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết” tơng ứng. Cuối kỳ, máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” theo từng danh điểm.
- Hạch toán tổng hợp: Là một công ty thơng mại, việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh liên tục và có hệ thống tình hình luân chuyển của hàng hoá. Các nghiệp vụ nhập, xuất hàng phát sinh đợc nhập vào máy tính và theo dõi tổng hợp và chi tiết trên tài khoản hàng tồn kho, nh vậy có thể xác định tình hình biến động tăng, giảm, tồn của hàng hoá tại mọi thời điểm. Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành đối chiếu sổ kế toán và biên bản kiểm kê hàng tháng, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân, giải pháp và tiến hành điều chỉnh.
Sơ đồ 2.5
Hạch toán hàng tồn kho tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra