- Quy trình nhập liệu.
2.2.6.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái H- ng bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lơng, phụ cấp, các khoản trích theo lơng (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) của đội ngũ quản lý (BGĐ, nhân viên quản lý các phòng ban và phân xởng).
- Chi phí đồ dùng văn phòng: là giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng (văn phòng phẩm, các công cụ lao động phục vụ chung cho doanh nghiệp ) dùng cho quản… lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà cửa, văn phòng làm việc, phơng tiện truyền dẫn, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng (có thể là máy tính, xe ô tô phục vụ cho cán bộ công ty, máy photocopy ).…
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí khác là chi… phí phục vụ cho hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp.
- Chi phí dự phòng: bao gồm dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm, dự phòng phải trả.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản trả cho dịch vụ mà doanh nghiệp phải mua ngoài phục vụ cho hoạt động của khối văn phòng, hành chính và quản lý điện, nớc, điện thoại, điện báo, thuê nhà, sửa chữa TSCĐ…
- Chi phí bằng tiền khác liên quan: có thể là chi phí đào tạo cán bộ, công tác phí… Tơng ứng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đó, Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng sử dụng tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp và chia ra các tiểu khoản để theo dõi chi tiết:
- Tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý - Tài khoản 6422- Chi phí vật liệu quản lý - Tài khoản 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6425- Thuế, phí và lệ phí - Tài khoản 6426- Chi phí dự phòng
- Tài khoản 6428- Chi phí bằng tiền khác
Tơng tự nh hạch toán chi phí bán hàng, căn cứ vào hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để lên sổ “Nhật ký chung”, vào các sổ chi tiết 642 và sổ cái TK 642.
Trích từ tài liệu thực tế của chi nhánh. Xét phiếu chi số 06 ngày 07tháng 01 năm 2009 chi tiền công tác phí cho cô Nguyễn Hoài Thu
Phiếu Chi Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Mã số 01-TT Quyển số: 01 Số: 06 Nợ: 642 Có: 1111 Họ tên ngời nhận: Nguyễn Hoài Thu
Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do chi: Chi công tác phí
Số tiền chi: 265.500 (Viết bằng chữ): hai trăm sáu mơi lăm nghìn năm trăm đồng.
Kèm theo: ………….01……… chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm sáu mơi lăm nghìn năm trăm đồng. Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời nhận tiền (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Từ phiếu chi số 06 trên, kế toán viên thực hiện quy trình nhập liệu chứng từ này vào máy nh sau: Vào phân hệ “Tiền mặt, tiền gửi” chọn “cập nhật số liệu”, sau đó chọn “Phiếu chi tiền mặt” –> màn hình nhập liệu:
Kế toán nhập các thông tin sau: - Chọn loại phiếu chi: 8
- Mã khách: Có thể lấy từ danh mục mã khách hàng bằng cách nhấn enter. Máy sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ .…
- Lý do chi: chi công tác phí
- Tài khoản có: 1111. Kế toán có thể tìm trong danh mục tài khoản. - Ngày hạch toán: 07/01/2009
- Số PC: 06
- Tài khoản nợ: 642(có thể lấy từ danh mục tài khoản). Máy sẽ tự động hiển thị tên tài khoản.
- Phát sinh nợ: 265.500.
Sau khi nhập dữ liệu và nhấn nút “lu”, máy sẽ tự động vào các sổ “nhật ký chung”, sổ cái, sổ chi tiết liên quan.
Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng (Trích) Sổ cái tài khoản 642
Từ 01/01/2009 đến 31/01/2009
Đơn vị: đồng
Số CT Ngày Diễn giải TK
ĐƯ PS Nợ PS Có
D đầu kỳ
PC06 07-01-09 Công tác phí 1111 265 500
2259
7 09-01-09 In, photo tài liệu, đặt sách báo…