04 15410 Cải tạo nhà hội trờng thành nhà sản xuất chính số 2-
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất:
thành sản phẩm tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất:
Nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế, Công ty cần phát huy các u điểm đã có và tìm cách khắc phục các nhợc điểm hiện tại. Mặc dù khả năng nhìn nhận đánh giá còn hạn chế song em cũng mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất nh sau:
Các chứng từ gốc khi phát sinh theo quy định phải đợc chuyển ngay về Phòng kế toán – tài chính để tổng hợp, kê khai thuế hàng tháng và hạch toán chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. Song do các công trình xa trụ sở của Công ty nên chứng từ gốc đợc chuyển về cha kịp thời mà thờng để vào thời gian khi kết thúc công trình. Vì thế việc theo dõi chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào đôi khi còn khó khăn cho công tác kế toán. Do vậy, chi phí phát sinh trong tháng không đợc hạch toán đầy đủ và đúng kỳ, chi phí phát sinh tháng này nhng chỉ đ- ợc Công ty ghi sổ khi kết thúc công trình. Hơn nữa, điều này không đáp ứng đợc tính kịp thời trong việc kê khai khấu trừ thuế. Nhằm phục vụ cho công tác tổng hợp, kê khai thuế hàng tháng và để kịp thời cập nhật chứng từ và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải quy định ngày nộp chứng từ cụ thể của các chi nhánh, các phòng ban lên Công ty, đảm bảo đợc tiến độ ghi chép và hạch toán. Mặt khác, kế toán cần ghi chép định kỳ ngắn hơn (có thể là hàng tháng) để công tác kế toán đỡ tập trung vào cuối kỳ.
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại các Phòng ban, các Trởng phòng phải tổng hợp số liệu của từng công trình theo từng tháng.
Cuối tháng hoặc ngày đầu tháng sau, Trởng phòng phải gửi toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong tháng của từng công trình theo tháng về Phòng kế toán – tài chính của Công ty để kế toán Công ty tiến hành hạch toán chi phí sản xuất phát sinh trong tháng và tiến hành kê khai khấu trừ thuế.
Tại Phòng kế toán – tài chính Công ty, kế toán Công ty sẽ kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau đó, căn cứ vào Bảng tổng hợp chi phí hàng tháng để lập chứng từ ghi sổ rồi ghi vào Sổ cái các tài khoản có liên quan.
Ngoài ra cần quản lý chặt chẽ tiến độ thi công, kết hợp với việc theo dõi chứng từ xem có đầy đủ, hợp lý, hợp lệ hay không.
Biện pháp này giúp Công ty tránh đợc tình trạng công việc dồn vào những tháng khi có công trình hoàn thành bàn giao, dãn đến việc hạch toán nhiều khi không chính xác, ảnh hởng đến việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
3.2.2Giải pháp 2: Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, để thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty đang sử dụng tài khoản 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành trực tiếp. Đồng thời, tài khoản 154 chỉ dùng để theo dõi giá trị sản phẩm dở dang của các công trình cuối kỳ hạch toán chứ không dùng để phản ánh giá thành công trình khảo sát thiết kế.
Vì vậy để đảm bảo nguyên tắc dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra, theo em Công ty nên thực hiện theo đúng quy định của Bộ tài chính về tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công ty nên sử dụng các tài khoản tập hợp chi phí theo
đúng quy định của Bộ tài chính nhằm tránh tình trạng chồng chéo, sai sót, bao gồm các tài khoản: 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản 622 – chi phí nhân công trực tiếp, 627 – chi phí sản xuất chung. Mặt khác, để có thể theo dõi đợc chính xác giá thành của từng công trình hoàn thành và dở dang cuối kỳ, kế toán nên sử dụng thêm tài khoản 631 – giá thành công trình để tính giá thành theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng công trình qua các tài khoản cấp 2.
Khi đó trình tự hạch toán nh sau: (Sơ đồ 14)
Sơ đồ14: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo ph-
ơng pháp kiểm kê định kỳ.
TK 621 TK 631 TK 632 TK 911
TK 622
TK 627
TK 154 KC chi phí
NVLTT KC giá vốn công trình hoàn thành KC giá trị công trình bàn giao trong kỳ KC chi phí NCTT KC chi phí SXC KC giá trị SP DD cuối kỳ KC giá trị SPDD đầu kỳ
3.2.3Giải pháp 3: Hoàn thiện sổ sách kế toán:
Về sổ sách kế toán, cùng với việc mở thêm các tài khoản 621, 622, 627, 631, 632 kế toán phải tiến hành lập các Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản này.
Sổ chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ tổng hợp cha thực hiện đợc. Sổ liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để phản ánh tình hình tài sản, vật t, tiền vốn, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
Việc phân loại rõ ràng, đúng đắn, tình toán đầy đủ, chính xác từng loại chi phí trong các Sổ chi tiết TK 621, 622, 627 có ý nghĩa rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết, chính xác cho nhà quản trị.
Nếu Sổ chi tiết đợc tổ chức ghi chép đầy đủ, chính xác thì việc quản lý theo dõi các chi phí phát sinh tại mỗi công trình rất thuận tiện, có thể phát hiện các khoản chi sai, cha hợp lý. Từ đó có biện pháp để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời để phục vụ tốt cho công tác thông tin và kiểm tra kế toán, Công ty nên in ra hệ thống sổ để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Mẫu Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản 621, 622, 627 sẽ đợc trình bày ở phần sau.
3.2.4Giải pháp 4: Hoàn thiện phơng pháp hạch toán hàng tồn kho:
Tại công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, chi phí nguyên vật liệu nh vật t, văn phòng phẩm chiếm tỷ lệ nhỏ và thờng mua về sử dụng ngay do đó kế toán cũng không đa qua tài khoản 152 – nguyên vật liệu, tài khoản 153 – công cụ dụng cụ. Tuy nhiên, cách hạch toán trên là quá tắt, không phản ánh đợc sự tồn tại và phát sinh của các loại vật t vì từ Bên Có của các tài khoản 111 – Tiền mặt, tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng, tài khoản 331 – Phải trả ngời bán, đợc kết chuyển luôn sang tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Chính vì vậy, theo em để phù hợp với chế độ kế toán, theo em công ty nên sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng tài khoản 611 – Mua hàng để theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ về mua vật liệu và xuất vật t cho các Phòng ban.
Sơ đồ 15: Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Ngoài ra, để theo dõi đợc các vật t mua vào và xuất cho các phòng ban, Công ty cũng nên mở các Sổ danh điểm vật t (Mẫu số 32), Sổ chi tiết vật t (Mẫu số 33) cho vật liệu
Mẫu số 32:
Sổ danh điểm vật t
Quý 4/2003
STT Danh điểm vật t Đơn vị tính Số lợng Nhà cung cấp
12 2 3 ... ... ... ... ... Ngời lập: (Ký, họ và tên) TK 152, 153 TK 611 TK 631 TK 111, 112, 331 TK 621 K/c giá trị vật
tư tồn đầu kỳ Giá trị vật tư dùng trong kỳ
K/c giá trị vật tư vào giá thành Mua vật tư trong kỳ TK 133 Thuế GTGT KC vật tư tồn cuối kỳ
Mẫu số 33: Sổ chi tiết vật t Quý 4/2003 STT Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Tên vật t Đơn vị tính Số l-
ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
Tổng cộng xxx
Ngời lập: (Ký, họ và tên)
3.2.5Giải pháp 5: Hoàn thiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Đối với khoản chi phí nguyên vât liệu, văn phòng phẩm: Mặc dù đây là khoản chi phí chiếm tỷ lệ không đáng kể trong toàn bộ chi phí sản xuất. Nhng đối với những công trình lớn thì khoản chi phí này cũng không còn là nhỏ, cho nên không vì thế mà không quan tâm đến việc sử dụng lãng phí hay tiết kiệm. Hiện tại ở Công ty các khoản chi phí này do các bộ phận tự kê, tự mua, cha có ngời quản lý giám sát. Bên cạnh đó, đối với khâu xuất bản của Công ty hiện nay cha có định mức cụ thể.
Vậy theo em để có thể đánh giá đúng đắn việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao trách nhiệm đối với bộ phận sử dụng để tránh tình trạng sử dụng lãng phí, thiếu trung thực trong việc thu mua sử dụng thì Công ty nên bố trí ngời phụ trách vấn đề này, việc thu mua và quản lý vật t cần đợc thông về một mối, đồng thời Công ty cũng nên xây dựng định mức cụ thể cho bộ phận xuất bản.
Hiện nay tại Công ty kế toán sử dụng tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp điều này không hợp lý.
Vậy để hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng nh xác định giá thành sản phẩm, theo em Công ty nên sử dụng tài khoản 622 – chi phí NVLTT để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ không bao gồm chi phí về công cụ dụng cụ. Yếu tố này sẽ đựơc đa vào tài khoản 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất và phân bổ theo tiêu thức thích hợp.
Cách hạch toán nh sau: Dựa vào các hoá đơn nh hoá đơn GTGT... và các chứng từ về vật t có liên quan nh Phiếu yêu cầu mua vật t..., kế toán lập Bảng kê
chi tiết xuất vật t (Mẫu số 34) vào cuối tháng.
Mẫu số 34:
Bảng kê chi tiết xuất vật t
Tháng12/2003
Chứng từ Nội dung Số phát sinh Số hiệu tài khoản
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
Tổng cộng xxx
Ngời lập: (ký, họ và tên)
Cuối quý, kế toán vật t sẽ dựa trên Bảng kê chi tiết xuất vật t hàng tháng (Mẫu số 34) để lập Bảng tổng hợp xuất vật t (Mẫu số 35)
Mẫu số 35:
Bảng tổng hợp xuất vật t
Quý 4/2003
(Đơn vị tính: Đồng)
Diễn giải Số phát sinh Ghi Nợ TK 621, ghi có các TK
Tổng cộng xxx
Ngời lập: (ký, họ và tên)
Căn cứ vào bảng kê chi tiết xuất vật t kế toán sẽ lập Sổ chi tiết tài khoản
Mẫu số 36:
Sổ chi tiết
TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý 4/2003
Công trình: Cải tạo nhà hội trờng
(Đơn vị tính: Đồng)
Ngày, tháng
ghi sổ Số hiệuChứng từNgày, tháng
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Nợ Có
Tổng cộng xxx
Ngời lập: (ký, họ và tên) Kế toán trởng: (ký, họ và tên)
Từ bảng tổng hợp, kế toán lập Chứng từ ghi sổ về chi vật t trong quý và từ đó vào Sổ cái tài khoản 621 (Mẫu số 37) nguyên vật liệu trực tiếp để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Mẫu sổ 37:
Sổ cái
TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý 4/2003
Công trình: Cải tạo nhà hội trờng (Đơn vị tính: Đồng)
Chứng từ Số hiệu Ngày,
tháng
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Nợ Có Số d đầu kỳ ... P h ầ n 4 : C
Ngời lập: (ký, họ và tên) Kế toán trởng: (ký, họ và tên)
Do đặc thù của sản phẩm và phơng thức tiêu thụ sản phẩm nên giá thành sản phẩm không thể hiện tính chất hàng hóa nhiều. Đây là nguyên nhân Công ty ít chú trọng đến khía cạnh phân tích, đánh giá sản phẩm.
Thực tế ở Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, có những chi phí phát sinh tại các phòng ban trực tiếp khảo sát thiết kế nhng lại không đợc tính và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang mà kế toán lại đa vào chi phí quản lý doanh nghiệp nh các chi phí dịch vụ mua ngoài, điện, điện nớc, điện thoại. Các chi phí văn phòng phẩm nh giấy A3, A4, bút, mực sử dụng để vẽ các bản thiết kế không đợc phân bổ cho các công trình mà đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Phản ánh không đày đủ chi phí thì khi phân tích cơ cấu chi phí trong tổng chi phí cũng nh việc đánh giá mức độ tiết kiệm chi phí so với kế hoạch, dự toán là không chính xác.
Do đó, theo em Công ty nên sử dụng phơng pháp phân bổ cho thích hợp để đảm bảo nguyên tắc tính đúng, đủ trong giá thành. Tiêu thức phân bổ có thể theo định mức chung về chi phí sản xuất chung và xhi phí quản lý doanh nghiệp. Tại đơn vị cũng có thể phân chia chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ 85% và 15% nh phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ.
Khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp quý 4/2003 của Công ty gồm:
Chỉ tiêu Số tiền (đồng)
1. Tiền lơng cán bộ quản lý 163.258.647
2. Trích BHXH 40.814.662
3. Chi phí văn phòng phẩm, CCDC 10.236.589
4.Chi phí khấu hao TSCĐ 11.236.640
5.Chi phí dịch vụ mua ngoài 13.258.759
6. Chi phí bằng tiền khác 10.698.342
Tổng cộng 249.503.639
Nh vậy, trong số 10.236.589 đồng chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và 13.258.759 đồng chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm cả các chi phí đợc phép tính vào giá thành sản phẩm. Kế toán có thê phân bổ nh sau:
Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho quản lý:(TK 6425) 13.258.759 đồng x 15% =1.988.814 đồng
Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh: (TK 6275) 13.258.759 đồng x 85% = 11.269.945 đồng
Vậy chi phí dịch vụ mua ngoài phân bổ cho công trình Cải tạo nhà hội trờng đợc tính nh sau:
11.269.945 đồng x 260.756.250 đồng10.182.648.000 đồng = 288.599 đồng
Chi phí nguyên vật liệu và công cu dụng cụ hiện nay cha tách biệt nhng kế toán phải tập hợp riêng hai loại chi phí này sau đó phân bổ vào giá thành công trình và vào chi phí quản lý doanh nghiệp cho thích hợp.
3.2.7Giải pháp 7: Hoàn thiện hạch toán chi phí nhân công và các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ):
Đối với Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, mặc dù hoạt độngkhảo sát mang tính đặc thù xây lắp, song có một điểm khác biệt đó là: quá trình xây lắp là quá trình thi công còn quá trình thi công là quá trình khảo sát chỉ là quá trình thăm dò thực tế để phục vụ cho thiết kế công trình. Vì vậy khi thực hiện sẽ không phát sinh tiền lơng phụ, việc hạch toán lơng đợc thực hiện tập trung và theo dõi ở Công ty, các kỹ s không chỉ khảo sát mà còn thực hiệncả thiết kế tại Công ty sau khi khảo sát thực địa. Hơn nữa do đặc thù của Công ty mang tính dịch vụ, do đó việc hạch toán các khoản trích theo lơng nên hạch toán trên tài khoản 622- chi phí nhân công trực tiếp để có thể theo dõi tập trung các khoản trích này mà không cần hạch toán vào chi phí sản xuất chung nh cách đơn vị đang hạch toán. Chi phí tiền lơng đợc tập hợp lơng chính, lơng phụ của toàn bộ công việc rồi mới phân bổ. Do dó mà Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội của Công ty đợc lập theo quý và không theo đúngmẫu quy định của Bộ tài chính, nhng thực tế Công ty có khả năng lập Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo đúng quy định của Bộ tài chính nhẵm đảm bảo yêu cầu rõ ràng, dễ hiểu.
Nh vậy, theo em kế toán thay vì lập Bảng phân bổ tiền lơng sẽ lập “Bảng
phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng” có mẫu nh sau: