1. Đại diện bên A: Công ty xây dựng thơng mại Vân Tùng
3.2. xuất, kiến nghị.
Thứ nhất: Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ nhng công ty cha quy định rõ trong việc ghi chép và lập Chứng từ theo thời gian cụ thể. Kế toán đơn vị tổng hợp số liệu và chỉ lập Chứng từ vào cuối tháng vì thế việc theo dõi, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng là hết sức khó khăn. Công
ty nên quy định việc ghi sổ đợc tiến hành theo hàng ngày hoặc vài ngày một lần hay ít nhất một tuần một lần. Việc làm này góp phần phản ánh đúng tình hình phát sinh các nghiệp vụ, giảm bớt khối lợng công việc kế toán vào cuối tháng, tránh đợc tình trạng điều chỉnh số liệu hợp lý hoá chứng từ cuối tháng, dễ dàng cho việc quản lý của Công ty trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
VD: Công ty áp dụng hình thức ghi Chứng từ ghi sổ theo ngày.
Biểu số 3.1:
Cty cp ct Gt Thanh hóa
XN cơ giới Số 03 chứng từ ghi sổ Ngày 5 tháng 10 năm 2006 Đơn vị tính: đồng ST T
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có Ghi chú 1 2 3
Xuất cát đổ bê tông Xuất xi măng Xuất thép phi 8 621 621 621 152 152 152 5.280.000 3.960.000 5.650.000 5.280.000 3.960.000 5.650.000 Cộng 14.890.000 14.890.000 Ngời lập Kế toán trởng ( Ký, họ tên) ( Ký, hon tên)
Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ nhng lại không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều này là thiếu sót vì ở đơn vị thi công Chứng từ ghi sổ chỉ đợc lập vào cuối tháng. Sau khi lên Bảng cân đối tài khoản sẽ không có gì làm bằng chứng để đối chiếu, kiểm tra xác minh tính chính xác của Chứng từ ghi sổ đã đợc lập.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian sẽ là căn cứ để theo dõi tính chính xác của các nghiệp vụ phát sinh đợc phản ánh trên Chứng từ ghi sổ đã lập.
Sau khi vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi số tiền tổng cộng trên chứng từ ghi sổ vào cột số tiền và ghi số hiệu chứng từ trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Việc phản ánh vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ đợc thực hiện nh sau:
Biểu số 3.2:
Mẫu số S02b-DN Đơn vị:.... Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ:.... đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày,tháng Số tiền Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày,tháng Số tiền A B 1 A B 1 03 04 ... 5/10 6/10 .... 14.890.000 8.780.000 ... - Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
161.583.000 - Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có... trang, đánh số từ số 01 đến trang....
- Ngày mở sổ:...
Ngày... tháng ...năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán cũ nên các mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán đều đợc thực hiện theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/ 11/ 1995 của Bộ tài chính. Vì vậy Công ty cần nhanh chóng áp dụng chế độ kế toán mới theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ tài chính, giúp cho việc kiểm tra, giám sát của Ban quản lý
Công ty cũng nh các cơ quan Nhà nớc trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty đợc đồng bộ, nhanh chóng và đúng theo quy định hiện hành.
Thứ hai: Về công tác quản lý chi phí Nguyên vật liệu.
Công ty cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá sau khi thắng thầu dự án tiến hành khoán cho các đội xây dựng thông qua “Hợp đồng giao khoán”. Các đội thi công tự thu mua nguyên vật liệu theo yêu cầu sử dụng và thờng đợc nhập thẳng vào công trờng để thi công mà không qua kho của công ty. Vì thế Ban quản lý công ty cần theo dõi chặt chẽ các chứng từ mua hàng và quá trình các đội xuất vật liệu để xây dựng công trình. Không để tình trạng khai khống số liệu, mua vật liệu không đảm bảo số lợng và chất lợng ảnh hởng đến quá trình thi công và chất lợng công trình. Cán bộ kỹ thuật của Công ty cần tiến hành cùng với đội trực tiếp thi công tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm ( vật t, hàng hoá sản phẩm) ”nh sau:
Biểu số 3.3:
Đơn vị:... Mẫu số:05-VT Bộ phận:...
(vật t, hàng hoá, sản phẩm)
Ngày...tháng...năm....
Số:....
- Căn cứ:...số....ngày...tháng...năm...của...
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà...Trởng ban Ông, bà...Uỷ viên Ông, bà... Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên, nhãn hiệu quy cách vật t(sản phẩm, hàng hoá) Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số l- ợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách phẩm chất Số lợng không đúng quy cách phẩm chất Ghi chú B C D E 1 2 3 F
ý kiến của Ban kiểm nghiệm:... Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Toàn bộ nguyên vật liệu sau khi thu mua đều đựơc đa đến nơi thi công công trình, hệ thống kho bãi là lu động, cơ sở vật chất của các kho là không đảm bảo, vì vậy việc mất mát, hao hụt nguyên vật liệu là không thể tránh khỏi.Từ yếu tố khách quan nh bão, lũ, ma, gió. hay cả từ yếu tố chủ quan là con ngời. Để tránh tình trạng mất mát nguyên vật liệu nhiều làm tăng chi phí sản
xuất làm sai lệch giá thành thực tế của sản phẩm, công ty cần phải gắn trách nhiệm cho đội thi công cũng nh ngời bảo vệ kho bãi. Công ty tính toán lập định mức hao hụt nguyên vật liệu cho từng công trình. Sau khi tính toán số nguyên vật liệu tồn cuối kỳ giữa thực tế và sổ sách nếu mức hao hụt nằm trong định mức cho phép thì có thể tính vào chi phí để tính giá thành sản phẩm. Còn mức hao hụt ngoài định mức thì phải quy trách nhiệm bồi thờng cho cá nhân phạm lỗi hoặc nhân viên quản lý kho, bãi.
Đối với nguyên vật liệu nh: Xi măng, Sắt, Thép, Nhựa đờng...Mức hao hụt trong định mức cho phép : Từ 2 % - 3 %/ Tấn.
Đối với nguyên vật liệu nh : Cát, Đá, Sỏi... Mức hao hụt trong dịnh mức cho phép : Từ 3% - 5%/ m3.
- Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong định mức, ghi : Nợ TK 632
Có TK 152
- Nếu số hao hụt, mất mát nằm ngoài định mức, ghi : Nợ TK 138
Có TK 152
Công ty cần xác định các định mức sử dụng vật liệu cho thi công, nhiên liệu chạy máy sao cho sát với thực tế thi công tại công trình, tăng cờng công tác giám sát thi công đồng thời cho phép các xí nghiệp đợc phép kết chuyển những khoản tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu vào quỹ khen thởng của đơn vị để khuyến khích ngời lao động sử dụng tiết kiệm vật liệu tránh những hao phí mất mát không đáng có.
Thứ ba: Về hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, vì vậy xe, máy móc thi công phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm, công trình. Công ty cần tính toán, đa ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm bảo cho quá trình thi công công trình
bằng máy thuận lợi và tiết kiệm chi phí sử dụng máy, góp phần hạ giá thành sản phẩm. Đối với những công trình cách xa vị trí xí nghiệp xây lắp Công ty có thể tiến hành thuê máy thi công tại chỗ giảm chi phí vận chuyển máy từ xí nghiệp lên công trình. Đảm bảo chi phí sử dụng máy thi công hợp lý. Đồng thời trong thời gian máy thi công tại các xí nghiệp không hoạt động hoặc hoạt động không hết công suất, Công ty cũng nên tổ chức cho bên ngoài có nhu cầu thuê máy nhằm bù đắp hao phí máy móc và tăng thu nhập cho Công ty.
Một số máy móc, thiết bị đã cũ không thích hợp cho việc thi công nh: Máy ủi bánh xích, Máy lu rung KoBeCo 100w, Máy rải bê tông nhựa Công…
ty nên thanh lý, nhằm giảm bớt chi phí bảo dỡng máy, chi phí khấu hao máy. Đồng thời lấy kinh phí để đầu t mua sắm thêm các máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến phù hợp với quá trình thi công công trình của đơn vị. Nhằm nâng cao năng suất hoạt động của máy giảm bớt thời gian sử dụng máy cho việc thi công, giảm nhiên liệu chạy máy, từ đó có thể giảm bớt chi phí sử dụng máy. Ví dụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đang rất phát triển. Công ty có 6 xí nghiệp có chức năng thi công phần móng, phần nền nhng Công ty mới có một trạm trộn bê tông nhựa đặt tại Xí nghiệp cơ giới không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng Công ty nên đầu t lắp đặt thêm trạm mới để phục vụ cho quá trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Mặt khác, Công ty có thể đi thuê máy ngoài để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nếu nh các máy móc đó không cần sử dụng thờng xuyên cho quá trình thi công của toàn Công ty. Đồng thời đối với những máy móc của Công ty trong thời gian không hoạt động cũng nên cho bên ngoài thuê máy nhằm bù đắp phần hao mòn vô hình của máy, đồng thời tăng thêm thu nhập cho Công ty.
Thứ t:Về công tác hạch toán chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại và rất dễ xảy ra tình trạng chi dùng sai mục đích. Vì vậy Công ty phải giới hạn tỷ lệ % chi phí sản xuất chung chiếm trong giá thành của sản phẩm hoàn thành, các khoản chi vợt quá mức cho cho phép sẽ không đợc tập hợp vào chi phí để tính giá thành. Từ đó giúp công
tác hạch toán và quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty đợc chính xác.
Công ty cần tách khoản chi phí khác bằng tiền ra khỏi chi phí dịch vụ mua ngoài. Nhằm đảm bảo hạch toán đúng quy định và giúp cho việc quản lý các khoản chi phí đợc rõ ràng và thuận lợi.
Ví dụ : Đối với công trình Lê Văn Hu Sầm Sơn, khoản chi tiếp khách trong tháng 11.kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 627(6278) 856.000 Có TK 111 856.000
Thứ năm: Về công tác quản lý của Công ty trong việc tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm.
Có thể đổi mới phơng pháp tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty.
Tại thời điểm này Công ty vẫn đang thực hiện hình thức giao khoán công việc cho các đội thi công theo khối lợng và giá cả hai bên đã kí kết. Vì vậy giá thành sản phẩm hoàn thành cũng chính là giá công trình đã đợc công ty giao khoán ngay từ đầu. Cuối quý hoặc sau khi hoàn thành công việc các đội có trách nhiệm hoàn các chứng từ liên quan lên phòng kế toán cho Công ty tổng hợp chi phí sản xuất tính giá thành cho toàn bộ công trình. Đây là việc làm bất cập, thụ động nh hình thức “kê đơn, bốc thuốc ” không mang lại kết quả tốt cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Bởi vì sau khi nhận công việc giao khoán các đội thi công công trình tiến hành thi công, tổng hợp số liệu chứng từ sao cho khớp đúng với giá trị đã đợc ký kết. Điều này có thể dẫn đến việc điều chỉnh số liệu chứng từ ở các đội gây ra sự tổng hợp sai lệch chi phi phát sinh để tính giá thành sản phẩm chính xác. Vì vậy Công ty cần tính toán phân bổ chi phí theo kế hoạch cho từng giai đoạn công trình sau khi đã giữ lại số phần trăm (%) giá trị công trình để lấy kinh phí trang trãi cho hoạt động chung của toàn công ty. Sau đó khoán trắng cho các đội có khả năng, chuyên môn phù hợp nhận công việc có trách nhiệm hạch toán độc lập xác định
lãi, lỗ kinh doanh ngay tại đơn vị. Nh vậy mới nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý, hạch toán các chi phí sản xuất trong quá trình thi công. Góp phần hạ thấp giá thành sản xuất. Nhằm tính giá thành thực tế của công trình một cách chính xác.
Thứ sáu: Về hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong trờng hợp có điều kiện về tài chính Công ty nên đầu t mua sắm hệ thống phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc sử dụng kế toán trên máy sẽ giúp Công ty giảm nhẹ đợc các công việc kế toán nhất là giúp cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đợc xử lý nhanh chóng và chính xác.
Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp có nhiều nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh. Nên Công ty có thể áp dụng kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp. Các mẫu sổ đựơc thiết kế đơn giản gọn nhẹ.
Kết luận
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá, nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo và của Ban giám đốc
công ty, các phòng ban có liên quan và nhất là sự chỉ đạo và giúp đỡ tận tình của cán bộ công nhân viên phòng kế toán Công ty, em đã hoàn thành Khoá luận " Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá". Qua đó em cũng nhận thức và hệ thống hoá thêm phần kiến thức: Lý luận chung về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp và hiểu rõ hơn về công tác kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá. Đồng thời với các kiến thức đã học và thực tế qua hơn 3 tháng thực tập tại Công ty, em cũng mạnh dạn nêu lên một số ý kiến: Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; Quản lý và sử dụng máy thi công; Công tác hạch toán chi phí sản xuất chung; Công tác quản lý trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; Vận dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty, góp một phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Sau hơn 3 tháng thực tập nghiên cứu khẩn trơng và nghiêm túc, mặc dù gặp nhiều khó khăn nhng với nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ Lê Thị Hạnh và các cán bộ phòng kế toán Công ty cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá khoá luận của em đến nay đã hoàn thành.
Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức thực tế còn hạn chế nên khoá luận sẽ không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong đợc các thầy cô giáo chỉ bảo, đóng góp ý kiến để khoá luận của em đợc hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ThS Lê Thi Hạnh, Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần công trình giao thông Thanh Hoá và toàn bộ nhân viên phòng kế toán đã hớng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Thanh hoá, tháng 5 năm 2007
Sinh viên thực hiện
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Lý thuyết Hạch toán kế toán. Tác giả: PGS.TS Nguyễn Hữu Ba,năm 2003. Nhà xuất bản Tài chính Hà Nội.
2. Giáo trình Tổ chức công tác kế toán. Tác giả: PGS.PTS Lê Gia Lục, năm 2004.