ty cổ phần xây dựng Duyên Hải VINASHIN.
3.3.1 Đặc điểm kế toán chi phí sản xuất xây lắp tại công ty.
Để quản lý chặt chẽ các chi phí dùng cho sản xuất đồng thời xác định được chính xác giá thành công trình, việc nhận biết và phân tích ảnh hưởng của từng loại nhân tố sản xuất trong cơ cấu giá thành là rất quan trọng. Bên cạnh đó bất kỳ công trình nào trước khi bắt đầu thi công, Công ty cũng phải lập hồ sơ thiết kế dự toán thi công để các cấp xét duyệt theo phân cấp và để các bên lập hợp đồng kinh tế. Các dự toán công trình xây lắp được lập theo từng hạng mục công trình và được phân tích theo từng khoản mục chi phí. Vì vậy, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành cũng phải được phân tích theo các khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; - Chi phí nhân công trực tiếp; - Chi phí sử dụng máy thi công;- Chi phí sản xuất chung
Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây lắp, của sản phẩm xây lắp và tình hình thực tế của công ty thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty được xác định là công trình, hạng mục công trình hoặc có thể là sản phẩm lao vụ, dịch vụ khác.
Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất ở Công ty là tập hợp chi phí trực tiếp theo công trình. Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ liên quan đến hạng mục hay nhóm công trình nào thì tập hợp cho công trình hay hạng mục công trình đó.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Các tài khoản chủ yếu mà Công ty sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất gồm TK 621, 622, 623, 627, 154. Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Do điều kiện giới hạn về thời gian và số lượng trang viết nên trong luận văn này em chỉ để cập đến công trình: Phân xưởng phun sơn tổng đoạn. Số liệu cập nhập được lấy thực tế phát sinh tháng 9/2008 làm ví dụ để khái quát công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp của công ty.
3.3.2.1 Kế toán tập hợp chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp.
Do đặc thù là công trình đơn chiếc theo hợp đồng xây lắp, về cơ bản Công ty theo dõi hạch toán chi phí công trình theo hình thức trực tiếp, toàn bộ vật tư mua theo kế hoạch sử dụng và đưa thẳng vào công trình không nhập kho nên việc hạch toán nhập xuất vật tư đơn giản ngắn gọn hơn nhưng cũng đòi hỏi chặt chẽ hơn trong việc quản lý và sử dụng vật tư.
a. Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ.
Khi tập hợp chi phí NVL trực tiếp chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị xin cung cấp vật tư kèm theo bản dự trù vật tư sử dụng, Phiếu nhập kho, thẻ kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi... Và luân chuyển chứng từ chi phí NVLTTT tại đơn vị như sau:
Khi có nhu cầu sử dụng các công trường, đội thi công có giấy đề nghị xin cung cấp vật tư kèm theo bản dự trù vật tư sử dụng gửi về Công ty, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào số lượng vật tư thực tế cần sử dụng theo khối lượng công việc thực tế tại hiện trường và căn cứ số lượng vật tư theo dự toán để xác định nhu cầu cần sử dụng cho đội và gửi sang Giám đốc phê duyệt. Nhu cầu vật tư này được chuyển đến bộ phận cung ứng và có trách nhiệm cung ứng trực tiếp cho đội thi công. Khi vật tư đến đội, cán bộ quản lý công trình
căn cứ lượng vật tư thực tế ghi phiếu nhập và vào thẻ kho, cuối tháng kế toán xuống đội nhận chứng từ, đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ để hạch toán kế toán.
Khi kế toán thanh toán nhận được chứng từ: Biên bản giao nhận hàng, hóa đơn thanh toán của người cung ứng sẽ hạch toán và thanh toán cho khách hàng .
Trong một số trường hợp khi tại kho của Công ty còn tồn đọng vật tư nhập lại của các công trình, mà công trình này có nhu cầu sử dụng thì vật tư không mua mà được xuất tại kho của Công ty. Kế toán căn cứ theo phiếu xuất kho để hạch toán .
b. Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán CPNVLTT, kế toán của công ty sử dụng TK 621. TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình....Và chi phí NVLTT được tập hợp theo PP ghi trực tiếp. Ngoài ra còn sử dụng các TK khác: TK 111, 112, 152, 141, 331,...
c. Trình tự hạch toán và sổ kế toán.
Trong một số trường hợp khi tại kho của Công ty còn tồn đọng vật tư nhập lại của các công trình khác, mà công trình này có nhu cầu sử dụng thì vật tư không mua mà được xuất tại kho của Công ty. Kế toán căn cứ theo phiếu xuất kho để hạch toán (mẫu phiếu XK- bảng 1 trong DMBB) ghi Nợ TK 621(chi tiết công trình phun sơn tổng đoạn) ghi Có TK 152.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư mà cán bộ cung ứng vật tư mua về chuyển thẳng cho các công trình, không qua kho thì căn cứ vào các hóa đơn người bán, phiếu nhập kho tại chân công trình để thủ kho vào thẻ kho và quản lý việc xuất dùng vật tư hàng ngày. Cuối tháng chuyển chứng từ về phòng kế toán để hạch toán trực tiếp: Ghi Nợ TK 621 (chi tiết công trình), Nợ TK133 và Ghi Có TK 331.
(Mẫu hoá đơn - bảng 2 trong danh mục bảng biểu).
Tại phòng tài chính kế toán ghi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho, cán bộ cung ứng vật tư gửi lên kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng từ theo thứ tự NVL, CCDC. Sau đó từ “Phiếu NK” kế toán ghi vào sổ chi tiết nhập vật tư công trình, (biểu sổ chi tiết nhập vật tư và biểu ... DM biểu).- CHƯA CÓ.
Các loại vật liệu sử dụng luân chuyển như: Cốp pha, ván khuôn...Với thời gian sử dụng không quá 1 năm có thể sử dụng phục vụ cho thi công nhiều công trình, kế toán phân bổ khoản chi phí này vào các đối tượng thông qua TK142(1421) “chi phí trả trước” như sau: Ghi Nợ TK 142 và Có TK 153 theo nguyên giá xuất dùng. Các loại vật liệu sử dụng luân chuyển khác có thời gian sử dụng trên 1 năm thì kế toán phân bổ khoản chi phí này vào các đối tượng thông qua TK 242 “chi phí trả trước dài hạn”. (Bảng phân bổ khấu hao ở biểu ... trong DMBB).CHƯA CÓ
Cuối tháng khi phân bổ kế toán hạch toán: Ghi Nợ TK 621 và Có TK 142(1421). Thông thường các khoản chi phí sử dụng luân chuyển phát sinh nhỏ thì toàn bộ chi phí được hạch toán thẳng vào CP của công trình.
Trường hợp công ty thuê cốp pha ngoài, kế toán sẽ tùy thuộc vào mức độ chi phí thuê mà hạch toán và TK 621 hay TK 627 cho phù hợp, để ghi Có TK 331.
Khi cán bộ quản lý tạm ứng tiền để mua NVL phục vụ cho thi công công trình thì phải lập dự trù cho khoản tạm ứng đó. Kế toán thanh toán theo dõi thanh toán các khoản tạm ứng trên(TK 141) phải kiểm soát số tiền phát sinh trên TK 141 không vượt quá dự trù đã lập. Kế toán ghi Nợ TK 141(chi tiết theo đối tượng) Có TK 111, 112 theo số tạm ứng. Trường hợp hoàn tạm ứng kế toán ghi Nợ TK 621(chi tiết công trình) Có TK 141. Dựa vào chứng từ gốc do nhân viên hạch toán ở các bộ phận gửi lên, kế toán ghi sổ Nhật ký chung. Đồng thời căn cứ vào hóa đơn mua hàng, bảng kê vật tư sử dụng và các chứng từ gốc khác, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Cuối kỳ, kế toán dựa vào số liệu của Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 621. (Mẫu sổ biểu 4, 5 ,7 trong DMBB).
* Tổng chi phí NVLTT phát sinh của công trình Phun sơn tổng đoạn tháng 9/2008 theo chi tiết kế toán cập nhật của công trình : 2.001.013.070 đ
3.3.2.2 Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp. a. Hạch toán ban đầu, chứng từ sử dụng.
Để hạch toán chi phí NCTT kế toán sử dụng các chứng từ: Hợp đồng (bản giao khoán) nhân công cho tổ SX, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, bảng chấm công, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy hoàn tạm ứng,....
Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau: Chủ nhiệm công trình tập hợp các chứng từ như trên chuyển về phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu và thanh toán cho tổ SX. Tổ SX lập chứng từ chấm công và chia lương cho người lao động.
b. Tài khoản sử dụng. Để tập hợp CPNCTT kế toán sử dụng TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình....Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác: TK 111, 334, 141...
c. Trình tự hạch toán và sổ kế toán.
Chi phí nhân công trực tiếp của công ty bao gồm: Tiền lương chính, các khoản trợ cấp, tiền thưởng phải trả cho lao động trong biên chế và lao động hợp đồng ngắn hạn, thời vụ...được thể hiện trong bảng lương theo thời gian và lương theo hợp đồng khoán. Các hình thức trả lương của Công ty: Trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian.
Do đặc điểm của ngành xây lắp, cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nên việc thuê ngoài lao động là rất phổ biến. Công việc sẽ làm giảm chi phí di chuyển lao động, khắc phục được những khó khăn sinh hoạt xa gia đình của công nhân. Tuy nhiên, có thể chất lượng lao động địa phương không đảm bảo do không được qua các khóa đào tạo chính tại địa phương. Chính vì vậy, ngoài việc lựa chọn kỹ lưỡng, Công ty phải xây dựng quy chế sử dụng lao động một cách cụ thể.
Khi có nhu cầu thuê ngoài, chủ nhiệm công trình làm giấy đề nghị Công ty cho phép thuê khoán khối lượng lao động thuê ngoài (trong đó nêu lý do, danh mục công việc, đơn vị tính, khối lượng dự kiến). Các chủ nhiệm công trình phải lập hợp đồng giao khoán đối với các tổ lao động nhằm theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận và nó sẽ là chứng từ ban đầu để hạch toán lương theo thời theo sản phẩm. Hợp đồng giao khoán sẽ được ký theo công trình, hạng mục công trình (Bảng 8 : Hợp đồng giao
khoán) và theo dõi để lập biên bản nghiệm thu thanh toán khối lượng công việc hoàn
thành theo mẫu Bảng 9 trong danh mục bảng biểu.
Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán và bảng thanh lý hợp đồng giao khoán là cơ sở để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thuê ngoài. Kế toán ghi Nợ TK622 (chi tiết công trình), Có TK 334....
Hàng tháng kế toán tiến hành tính lương phải trả cho công nhân hưởng lương theo thời gian bằng công thức sau:
Công thức xác định mức lương nhân viên được hưởng trên 1 ngày công:
540.000* (Hệ số cấp bậc lương + Hệ số phân phối) * Số ngày LV trong tháng *1.45
L = 2 2
Trong đó: - L: Mức lương công nhân viên được hưởng trên 1 ngày công.
- Hệ số cấp bậc lương theo quy định của Nhà nước. -1.45 : Hệ số của công ty
- Hệ số phân phối: gồm hệ trách nhiệm, hệ số thâm niên công tác
Trên cơ sở bảng chấm công (Bảng 10 - trong danh mục bảng biểu) kế toán tính ra tiền lương thực tế phải trả cho người lao động.
Ví dụ: Ông Bùi Kim Giang – Kỹ sư chính: có hệ số lương là 3.58, hệ số trách nhiệm là 0.3, số ngày công làm việc trong tháng 3 là 22 ngày, thì mức lương ông được hưởng là: 450.000 x ( 3,58 + 0,3 )
L = x 22 x 1,45 = 2.531.700 (đồng). 22
Tiền lương của Ô.Nguyễn Trung Kiên cũng được xác định tương tự, với mức lương được hưởng là: 2.182.500
Căn cứ vào đó kế toán định khoản:
Ngoài ra công ty căn cứ theo hệ số lương cấp bậc tính các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ trích theo lương để hạch toán .
Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ lương của từng đội, theo từng công trình, hạng mục công trình, căn cứ vào đó lập bảng phân bổ tiền lương cho các công trình. Bảng 11 Bảng phân bổ tiền lương cho các công trình- DMBB.
* Tổng Chi phí NCTT theo chi tiết kế toán cập nhật được của các công trình phân xưởng phun sơn tổng đoạn : 980.839.200
3.3.2.3 Kế toán tập hợp chi phí sử dụng máy thi công.
Tại công ty cổ phần xây dựng Duyên Hải VINASHIN có 2 hình thức tổ chức sử dụng MTC: MTC thuộc sở hữu của công ty và trường hợp máy thi công thuê ngoài. a. Chứng từ sử dụng và hạch toán ban đầu.
Các chứng từ kế toán sử dụng: Bảng trích khấu hao TSCĐ, hợp đồng thuê MTC, bảng kê chi tiết ca máy, biên bản nghiệm thu, hóa đơn thanh toán của khách hàng phục vụ cho công trình.
Cán bộ công trình sẽ lập hợp đồng thuê MTC, biên bản nghiệm thu, Bảng kê chi tiết ca máy cùng hóa đơn thanh toán của khách hàng...rồi tập hợp chứng từ chuyển lên phòng kế toán để thanh toán và kế toán hạch toán chi phí sử dụng MTC. Đối với MTC của công ty thì hàng tháng kế toán tính KHTSCĐ cho tất cả các MTC và tiến hành phân bổ cho các công trình theo tiêu thức Chi phí NVLTT.
b. Tài khoản sử dụng.
Công ty không có đội cơ giới riêng biệt nên không tổ chức hạch toán riêng, do vậy để tập hợp chi phí sử dụng MTC kế toán công ty sử dụng TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK 111, 112, 141,...
c. Trình tự hạch toán..
Để phục vụ nhu cầu máy thi công, Công ty đã đầu tư mua sắm một số máy móc thiết bị các loại và Công ty trực tiếp quản lý. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng máy thi công, chủ công trình báo cáo với phòng kỹ thuật, trình giám đốc. Căn cứ vào khả năng
cung ứng, giám đốc quyết định điều động máy phục vụ cho thi công tại các công trình.
Bảng 14 Lệnh điều động thiết bị, xe -DMBB
Toàn bộ CP phục vụ cho hoạt động của máy thi công được kế toán theo dõi bao gồm: * Chi phí khấu hao máy
Kế toán vật tư, Tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi chi phí khấu hao máy thi công theo đối tượng sử dụng. Căn cứ vào nguyên giá , thời gian sử dụng máy, kế toán lập bảng trích khấu hao TSCĐ trong tháng và phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình sử dụng .Kế toán ghi Nợ TK 623(Chi tiết cho từng công trình), Có TK 214.
Bảng 15 Bảng trích khấu hao tài sản cố định - DMBB
Bảng 16 Bảng tính và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công – DMBB.
Trong đó: + Chỉ tiêu phân bổ: căn cứ theo chỉ tiêu là NVLTT của các công trình phát sinh trong tháng.
Căn cứ vào bảng tính và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công ở trên, kế toán sẽ vào sổ chi tiết công trình .Bảng 12, 13 – trong DMBB.
* Chi phí động lực chạy máy, chi phí dịch vụ mua ngoài khác.
Chi phí thẳng: Là chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trực tiếp tại mỗi công trình có thể tập hợp thẳng vào từng công trình cụ thể như: Toàn bộ các giá trị nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc vận hành máy và các chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước... Hàng tháng căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền (mẫu phiếu chi bảng 18 - DMBB) kế toán ghi:
Nợ TK 623(6232,6233, 6237, 6238),Nợ TK 133 và ghi Có TK 111,112,331.
VD : Mua dầu chạy máy thi công phục vụ trực tiếp cho công trình phun sơn tổng đoạn
của Công ty TNHH Tuấn Hưng (Bảng 17 Hóa đơn GTGT- DMBB ). * Tiền lương công nhân điều khiển máy:
Không bao gồm các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). Căn cứ vào lệnh điều động máy, bảng chấm công, kế toán tính ra số tiền lương phải trả và ghi: