Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để kế toán ghi chép hệ thống thông tin chứng từ ban đầu theo từng đối tợng hoặc theo thời gian. Do qui mô và loại hình doanh nghiệp khác nhau nên mỗi doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán thích hợp. Trong doanh nghiệp thơng mại, tổ chức sổ kế toán tổng hợp hạch toán quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo một trong các hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký sổ cái. -
1. Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Nhật ký chứng từ. chứng từ.
Đặc điểm của hình thức này là kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Trong TK641,642 K/c CPBH, QLDN kỳ trước TK632 TK911 TK511,512 TK1422 TK421 K/c giá vốn hàng bán K/c chi phí bán hàng, QLDN Chờ kết chuyển K/c doanh thu K/c lỗ kinh doanh
suốt tháng để ghi vào Nhật ký chứng từ mở cho bên Có của các tài khoản kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Theo hình thức Nhật ký chứng từ có u điểm: tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa các sổ kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán. Nhng khi có nhầm lẫn sai sót thì khó phát hiện do vậy, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao và đồng đều.
2. Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung.Đặc điểm của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát Đặc điểm của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Trình tự ghi sổ đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Chứng từ mua bán hàng hoá -Nhật ký chứng từ số 8 -Nhật ký chứng từ có liên quan số 1,2,4 Sổ Cái TK156, 157, 632, 511...
Báo cáo tài chính
-Sổ chi tiết TK331,131 -Sổ chi tiết hàng hoá -Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số8,9,10 Chứng từ mua bán hàng hoá Nhật ký chung Sổ nhật ký mua hàng, bán hàng
Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TK131,331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK156,157,511,632...
Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ
Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Theo hình thức Nhật ký chung đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho việc đối chiếu với chứng từ gốc. Nhng việc ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp lớn ghi chép bằng tay.
3. Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Chứng từ ghi sổ. từ ghi sổ.
Đặc điểm của hình thức này là tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc vào hai loại sổ kế toán riêng là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái.
Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ mua bán hàng hoá Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ -Sổ chi tiết bán hàng -Sổ chi tiết hàng hoá -Sổ chi tiết TK331,131
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ Cái TK 156, 157,632,511..
Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
4. Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Nhật ký sổ Cái. sổ Cái.
Đặc điểm của hình thức này là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký sổ Cái
Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Theo hình thức Nhật ký sổ Cái đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra và th- ờng ghi bằng tay, trình độ nhân viên kế toán có trình độ thấp. Nhng nhợc điểm của hình thức này là không thuận lợi cho phân công lao động kế toán, khó áp dụng máy vi tính vào kế toán.