II. Thực trạng tổ chức hạch toán luchuyển hàng hoá tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
4. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng 1 Tài khoản sử dụng
4.1. Tài khoản sử dụng
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động áp dụng phơng pháp KKTX để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho nên tài khoản sử dụng trong quá trình hạch toán mua hàng:
+ Tài khoản 156 “ Hàng hoá”. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất kho hàng hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tài khoản
này đợc chi tiết thành hai tài khoản cấp hai là TK1561 theo dõi giá mua hàng hoá và TK1562 theo dõi chi phí thu mua.
+ Tài khoản 133 “ Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ” tài khoản này dùng cho hầu hết các hàng hoá mua ngoài của công ty trừ mặt hàng bia, rợu.
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán nh TK 111, 112, 331, 311.. các tài khoản này đều đợc mở trên công ty và chi tiết xuống từng đơn vị trực thuộc trừ TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”.
4.2. Ph ơng pháp hạch toán
Hàng hoá mua vào của công ty chủ yếu là hàng trong nớc và mua theo hình thức chuyển hàng. Do việc mở sổ, khoá sổ kế toán đợc tiến hành định kỳ theo tháng và khối lợng hàng mua vào rất lớn nên cuối tháng ở công ty vẫn có hàng cha nhập về kho. Nhng công ty chỉ hạch toán khi có hàng về nhập kho. Do đó, hạch toán quá trình mua hàng về nhập kho(bao gồm cả hàng hoá đã giao thẳng cho khách hàng) nh sau:
Khi hàng về nhập kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập lên phiếu nhập kho và hàng ngày chuyển lên cho phòng kế toán để ghi sổ. Trên cơ sở kiểm tra tính chính xác, hợp lý của hoá đơn tài chính và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng về nhập kho ghi vào tờ kê chi tiết nhập kho( ghi Nợ TK 1561, ghi Có TK 331) . Dù tiền thanh toán mua hàng đợc thực hiện dới hình thức nào( trả trớc, trả ngay hoặc trả chậm) thì kế toán công ty vẫn phải phản ánh qua tài khoản 331 “phải trả nhà cung cấp”.
Ví dụ: Nghiệp vụ mua 70000 bóng huỳnh quang 40w của Rạng Đông về nhập kho theo hoá đơn số 95260 và phiếu nhập kho số 1013 ngày 1/3/2001 ở trên đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 1561: 424200000 Nợ TK 133: 42420000
Có TK 331: 466620000
Nghiệp vụ mua hàng nhập kho ở trên đợc kế toán đơn vị trực thuộc ghi vào thẻ kho theo dõi về mặt số lợng và ghi vào “ Tờ kê chi tiết nhập kho”( biểu số3). Tờ kê chi tiết nhập kho phản ánh trị giá mua của hàng nhập( giá cha có thuế GTGT), đợc mở cho từng mặt hàng của từng bộ phận theo các tháng và chỉ theo dõi về mặt giá trị không theo dõi về mặt số lợng. Nó là căn cứ để ghi vào phần nhập của bảng kê số 4- tài khoản 1561( biểu số10) ( đợc trình bày ở phần bán hàng) và ghi vào báo cáo nhập- xuất- tồn kho.
Biểu số 3
Đơn vị: Phòng nghiệp vụ
Tờ kê chi tiết nhập Mặt hàng: Bóng Tháng 3 Đơn vị: đồng Chứng từ SH NT Diễn giải Mã số Đơn giá Tổng giá trị nhập Ghi Nợ TK 1561, ghi Có TK 331 Cộng Nợ 1013 1/3 Nhập bóng HQ 40w B40 6.060 424200000 424200000 424200000 1024 2/3 Nhập bóng HQ 20w B20 4.250 85000000 85000000 85000000 1024 2/3 Nhập bóng tròn 60w Bt6 0 1.950 13650000 13650000 13650000 ... ... ... ... ... ... 2179 20/3 Nhập bóng HQ 40w B40 6060 18180000 18180000 18180000 ... ... ... ... ... ... Cộng 322715000 0 322715000 0 322715000 0 (trích tờ kê chi tiết nhập của phòng nghiệp vụ)
Trong trờng hợp hàng mua về giao thẳng cho khách hàng, công ty qui định nh sau: Nhân viên thu mua coi nh thiết lập các điểm kho, tại đó nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá diễn ra đồng thời và tồn kho luôn bằng không. Chính vì vậy, khi nghiệp vụ này xảy ra kế toán vẫn phản ánh bút toán hàng về nhập kho nh trên sau đó ghi bút toán khác có liên quan đó là ghi doanh thu và giá vốn.
♦Hạch toán chi phí mua hàng
Trong quá trình mua hàng các khoản chi phí sau đây đợc công ty hạch toán và chi phí thu mua đó là
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài gồm các chi phí bốc vác, vận chuyển - Chi phí về thu mua hàng hoá gồm tiền công tác phí cho cán bộ kinh doanh mua hàng hoá, các chi phí chuẩn bị cho ký kết giao nhận hàng.
Vì chi phí thu mua của công ty phát sinh không lớn nên công ty tiến hành theo dõi trên toàn công. Định kỳ các bộ phận kinh doanh gửi các chứng từ ban đầu nh hoá đơn... lên phòng kế toán của công ty để thanh toán. Kế toán trởng xem xét, kiểm tra, đối chiếu theo qui định của công ty nếu đúng thì duyệt và giao cho kế toán quỹ viết phiếu chi và thủ quỹ chi tiền, kế toán vào sổ quỹ và vào sổ chi phí mua hàng. Sổ chi phí mua hàng theo dõi khoản phải trả bằng tiền mặt.
Ví dụ: Ngày 1/3/2001 phòng nghiệp vụ chi 50000 đồng tiền công tác phí cho nhân viên thu mua( chị Ngọc và anh Hùng) để đi nhận lô hàng gồm 70000 bóng huỳnh quang 40w Rạng Đông theo hợp đồng số 103 với Công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông.
Nghiệp vụ phát sinh chi phí mua hàng ở trên đợc ghi vào sổ chi phí mua hàng ( biểu số 4) ghi:
Nợ tài khoản 1562: 50000 Có tài khoản 111: 50000
Sổ chi phí mua hàng mở chi tiết cho các đơn vị trực thuộc và toàn công ty phản ánh giá thực tế không có thuế GTGT.
Biểu số 4
Sổ chi phí mua hàng
Nợ tài khoản 1562, Có tài khoản 111 Phòng nghiệp vụ - tháng 3
Ngày ghi sổ Chứng từ SH N T Diễn giải TK ĐƯ Ghi Nợ TK 1562, chia ra Chi phí vận chuyển Chi phí thu mua Cộng Nợ 1/3 Công tác phí phòng NV 111 50.000 50.000 1/3 Chi vận chuyển hàng P.NV 111 300.000 .... 111 ... ... ... 15/3 Chi ký hợp đồng của P.NV với công ty Giấy bãi bằng 111 1.000.00 0 ... 111 ... ... ... Cộng 16.968.63 4 3.840.78 2 20.809.41 6 ( Trích sổ chi phí mua hàng toàn công ty tháng 3 năm 2001)
Cuối tháng, trên cơ sở sổ chi phí mua hàng nêu trên, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp chi phí mua hàng của toàn công ty vào bảng kê số 4- TK 1562( biểu số 5) và cuối quý kết chuyển hết chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán trên bảng kê số 4- TK 156( biểu số11).
Biểu số 5
Bảng kê số 4- TK 1562
Toàn công ty- tháng 3 Diễn giải D đầu
kỳ Ghi Nợ TK 1562 111 Cộng Nợ Ghi Có TK 1562, Nợ TK 632 D cuối kỳ CH số 1 1829053 1829053 CH số 2 2621244 2621244 Phòng NV 20809416 20809416 Trạm BH 1466651 1466651 Trạm BHLĐ 1221636 1221636 Cộng 27.948.000 27.948.000
♦Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ng ời bán.
Việc hạch toán thanh toán với ngời bán đợc thực hiện ở các đơn vị trực thuộc và trên toàn công ty. Theo qui định của công ty, khi hàng hoá về nhập kho theo bất kỳ phơng thức thanh toán nào, kế toán cũng đều phải phản ánh qua công nợ mua tức là qua TK 331- phải trả ngời bán, do đó kế toán phải ghi vào sổ chi tiết phải trả ngời bán( biểu số 6), sổ này đợc mở cho từng đối tợng nhà cung cấp.
Ví dụ: Ngày 10/3 công ty thanh toán khoản nợ với công ty bóng đèn phích n- ớc Rạng Đông bằng tiền mặt.
-Ngày 1/3 khi hàng về nhập kho, thì kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán chi tiết cho công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông( biểu số 6)
Nợ TK 1561: 424200000 Nợ TK 133: 42420000
Có TK 331: 466620000
-Ngày 10/3 khi công ty thanh toán tiền hàng, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, chi tiết cho từng nhà cung cấp - công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông( biểu số 6)
Nợ TK 331: 250.000.000 Có TK 111: 250.000.000
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở riêng cho từng nhà cung cấp lớn, thờng xuyên của công ty và công ty quy định mở chung cho các nhà cung cấp nhỏ không thờng xuyên. Cuối tháng trên cơ sở số liệu cộng cuối tháng trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, kế toán tập hợp vào nhật ký chứng từ
số 5( biểu số7). Nhật ký chứng từ số 5 đợc mở cho từng đơn vị trực thuộc và cho toàn công ty, mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng trên nhật ký.
C. hạch toán hàng tồn kho
Hàng hoá tồn kho của công ty bao gồm hàng hoá tồn tại kho, hàng hoá tồn tại quầy. Những hàng hoá này vừa có hình thái vật chất, vừa có giá trị. Vì vậy, hạch toán nghiệp vụ hàng tồn kho ở công ty bao gồm: hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy và ở phòng kế toán do thủ kho, nhân viên bán hàng và nhân viên kế toán thực hiện.
Việc hạch toán hàng tồn kho ở công ty đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song. Cách thức hạch toán tại kho và phòng kế toán đã đợc trình bày ở phần 2, 3, 4 mục B. Hạch toán hàng tồn ở quầy đợc thực hiện nh sau: Hàng ngày nhân viên bán hàng ghi chép hàng tồn ở quầy trên các thẻ quầy hàng( biểu số 8). Thẻ này đợc lập cho từng mặt hàng riêng biệt và đợc ghi chép hàng ngày phản ánh sự biến động của từng mặt hàng đã nhập về số lợng và giá trị. Khi nhân viên bán hàng mở thẻ quầy hàng phải đăng ký với kế toán. Mẫu thẻ quầy hàng nh sau:
Biểu số 8
Phòng nghiệp vụ
Thẻ quầy hàng Quầy cô Vân
Tên hàng: Bóng đèn Rạng Đông
Đơn vị tính: Cái Giá đơn vị: 6060 đồng Ngày Tồn đầu ngày Nhập từ kho trong ngày Nhập khác trong ngày Cộng tồn và nhập Xuất bán Xuất khác SL TT SL TT Tồn cuối ngày 1/3 150 150 5/3 70 424200 80 8/3 10 60600 70 10/3 20 121200 60 11/3 100 160 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cuối mỗi ngày nhân viên bán hàng bán hàng kiểm kê hàng còn lại xác định lợng bán ra của từng mặt hàng để ghi vào cột xuất trên thẻ quầy hàng. Định kỳ 5 ngày một lần lập báo cáo bán hàng( mẫu số 5) gửi lên phòng kế
bảng kê hàng xuất kho( trình bày ở phần hạch toán bán hàng). D. Hạch toán quá trình bán hàng