III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ
3.Quy Trình luân chuyển và sổ kế toán vật liệu ở cty TNHH Duyên Hà
3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ
Công ty TNHH Duyên Hà áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nên trình tự ghi sổ kế toán vật liệu ở công ty được thể hiện như sau :
Ở kho thủ kho mở “ Thẻ kho “ để theo dõi số lượng vật tư nhập về kho; còn ở phòng kế toán mở “ Sổ kế toán chi tiết TK 152 ” để theo dõi nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất và thẻ kho; cuối mỗi ngày thủ kho căn cứ vào số lượng vật tư thực nhập, thực xuất để tính số lượng tồn của từng loại và ghi vào thẻ kho. Vào cuối mỗi ngày thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho để chuyển lên phòng vật tư để phòng vật tư kiểm tra và vào giá đối với những vật mua về nhập kho, sau đó phòng vật tư sẽ chuyển chứng từ lên phòng kế toán.
Ở phòng kế toán hàng ngày kế toán tài sản sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do phòng vật tư chuyển lên kế toán vật tư sẽ kiểm tra chứng từ, đối
chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan như (Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Hợp đồng, báo giá, sau khi đối chiếu khớp kế toán sẽ vào máy, đồng thời ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các “ Sổ chi tiết TK 152 ”. Vào cuối mỗi tháng kế toán tài sản sẽ in toàn bộ số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu và đối chiếu với “ Thẻ kho” của thủ kho và xem có khớp không, sau đó các số liệu này sẽ được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán nguyên vật liệu
Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp Nhập –Xuất – Tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái TK152 : Ghi hàng ngày : Đôí chiếu định kỳ :Ghi cuối tháng
: Đối chiếu cuối tháng
3.2.Sổ sách kế toán vật liệu ở công ty
3.2.1. Phiếu nhập kho: Được sử dụng ở công ty TNHH Duyên Hà trong trường hợp nhập vật liệu do mua ngoài hoặc công trình chuyển về nó là căn cứ để ghi thẻ hợp nhập vật liệu do mua ngoài hoặc công trình chuyển về nó là căn cứ để ghi thẻ kho,thành tiền hay xác định trách nhiệm đối với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho mỗi lần lập 04 liên . Phiếu nhập kho phải cơ bản các chỉ tiêu trong phiếu riêng phần thực nhập do thủ kho ghi, đơn giá thành tiền do kế toán ghi. Trích một phiếu nhập kho ở công ty
- Tác dụng : Phiếu nhập kho dùng để phản ánh tình hình vật liệu nhập kho và là căn cứ để vào thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu,là căn cứ để lập nên bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
- Cơ sở lập : Các hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn mua hàng, biên bản bàn giao vật tư công trình chuyển về và tình hình thực tế vật liệu nhập kho