1. Những ưu điểm
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu : Có thể nói trong thời gian qua công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có những ưu điểm nhất định qua đó góp phần đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công công trình đúng tiến độ, hạ thấp chi phí mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu, giảm thiểu tình trạng mất mát nguyên vật liệu, tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí đáng kể.
- Ở khâu lập kế hoạch : Hàng tháng, hàng tuần các khu vực sản xuất đều lập kế hoạch đi vật tư cho từng công trình căn cứ vào tiến độ thi công thực tế trên công trình báo về. Kế hoạch đi vật tư của các khu vực sau khi lập xong được chuyển lên phòng Vật tư để lập kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch đi vật tư của các khu vực chuyển lên, cân đối với lượng vật tư tồn trong kho để lập kế hoạch mua vật tư của tuần, tháng. Chính việc lập kế hoạch đi vật tư và kế hoạch mua vật tư cho từng tuần, từng tháng giúp cho công ty chủ động trong việc cung ứng vật tư đúng tiến độ thi công, tránh tình trạng cấp phát vật tư một cách thiếu kế hoạch gây ra tình trạng tồn kho nhiều làm ứ đọng vốn trong khâu dự trữ, giảm thiểu tỷ lệ mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trong dự trữ và thi công.
- Ở khâu mua sắm: Việc mua sắm vật tư do phòng vật tư đảm nhận, phòng
Vật tư căn cứ vào kế hoạch mua vật tư của từng tuần, tháng để tiến hạnh mua vật tư. Trước khi mua sắm một loại vật tư nào đó phòng vật tư thường tiến hành tìm hiểu thị trường, khảo sát giả cả ở nhiều nơi nhằm tìm được nguồn cung ứng vật tư với đơn giá thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng thi công. Chính việc tìm hiểu thị trường và khảo sát giá cả từ nhiều nhà cung ứng khác nhau giúp cho công ty hạ thấp chi phí mua sắm nguyên vật liệu.
- Ở khâu dự trữ, bảo quản : Việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty luôn cố
gắng dự trữ ở mức tối thiểu cho phép nhưng vẫn đảm bảo việc cung ứng kịp thời cho các công trình theo tiến độ thi công. Thông thường công ty chỉ mua sắm vật tư khi các công trình yêu cầu và số lượng mua sắm chỉ đủ cung cấp theo yêu cầu của công trình hoặc thừa ra ít để tránh ứ đọng vốn trong dự trữ.
Công ty Duyên Hà cũng đã trang bị hệ thống kho để bảo quản nguyên vật liệu : Tại công ty có trang bị một kho để bảo quản nguyên vật liệu mua về trước khi xuất cho các công trình và bảo quản những nguyên vật liệu công trình sử dụng không hết chuyển về hoặc những nguyên vật liệu hỏng không sử dụng được. Tại kho công ty nguyên vật liệu được xắp xếp theo từng chủng loại trên giá để thuận tiến cho việc tìm kiếm và xuất kho.
Tại các công trình công ty đều có các kho bảo quản vật tư, mỗi kho đều có một thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và cấp phát vật tư phục vụ thi công trực tiếp công trình đối với những vật tư từ công ty cấp lên.
- Ở khâu cấp phát vật tư : Vật tư được cấp phát căn cứ vào phiếu báo vật tư
của các đội chuyển lên phòng vật, sau khi nhận được phiếu báo vật tư từ đội chuyển lên phòng vật tư sẽ kiểm tra xem vật tư đó đã cấp đủ chưa nếu chưa cấp đủóẽ viết phiếu xuất kho và thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để cấp vật tư cho công trình. Chính việc theo dõi tình hình cấp phát vật tư giúp cho công ty tránh đươdcj tình trạng cấp thừa vật tư.
- Ở khâu kiểm kê vật tư : Công ty Duyên Hà đã thành lập riêng một đội thanh tra vật tư trực thuộc phòng vật tư. Hàng tháng tổ thanh tra đều tiến hành đi thanh tra, kiểm tra vật tư tại các công trình nhằm kiểm tra số lượng vật tư xuất tại kho công ty cho công trình với số lượng vật tư thực nhận tại công trình, số lượng vật tư đã thi công và số lượng vật tư còn tồn tại công trình để xác định xem công trình đó có làm mất mát vật tư không, qua đó có tìm hiểu nguyên nhân để có quyết định sủ lý. Chính việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên tại các công trình giúp cho công ty nắm rõ tình hình thi công công trình, số lượng vật tư tồn trên công trình để có kế hoạch cấp phát vật tư phù hợp và điều chỉnh tiến độ thi công. Mặt khác việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thủ kho , hạn chế tình trạng mất mát vật tư.
* Về công tác hạch toán nguyên vật liệu:
Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có những ưu điểm nhất định như :
- Công ty đã trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng qua đó hỗ trợ đáng kể cho những người làm công tác hạch toán kế toán.
- Công ty đã sử dụng phần mền kế toán Fast 2004 trong hạch toán kế toán giúp cho việc hạch toán kế toán được thuận lợi, giảm thiểu công việc cho người làm công tác kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng.
- Công ty đã có riêng một kế toán phụ trách việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trong toàn công ty. Bên cạnh đó công ty còn có một bộ phận kế toán công trình chuyên trách chuyên đảm nhận việc kiểm tra, tập hợp các chứng từ tại các công trình .
2 . Những nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà còn có những hạn chế (nhược điểm) nhất định.
- Ở khâu lập kế hoạch : Nhìn chung kế hoạch đi vật tư của các khu vực lập căn cứ và tiến độ và yêu cầu vật tư của các công trình Fax về nên có lúc không chính xác vì nhiều khi trên công trình sợ cấp việc cấp vật tư không kịp tiến độ nên báo tăng khối lượng nên dẫn đến việc cấp vật tư nên nhưng công trình chưa thi công đến hoặc thi công lâu không hết dẫn đến việc ứ động vật tư gây lãng phí vốn.
- Ở khâu mua sắm : Hiện tại bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu do 02 người đảm
nhận vì thế với khối lượng vật tư mua sắm là rất lớn mà yêu cầu cấp phát vật tư lại đòi hỏi đúng tiến độ nên việc tìm hiểu, khảo sát giá cả vật tư nhiều khi không thực hiện được nhiều dẫn đến không mua được vật tư với giá rẻ nhất. Hơn nữa nguồn vốn lưu động phục vụ cho việc mua sắm vật tư còn hạn chế dẫn đến việc không chủ động được việc mua sắm vật tư hoặc phải mua vật tư với giá cao vì phải mua công nợ.
- Ở khâu bảo quản : Tuy ở công ty đã có hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu, nhưng kho này còn nhỏ hẹp thiếu chỗ bảo quản vật tư nên có những vật tư phải để ngoài trời làm ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản vật tư, gây hư hỏng vật tư.
Tại các công trình kho bảo quản vật tư thường là các lán, trại được quây bằng bạt dứa. Mặt khác do ý thức của công nhân còn thấp nên hàng ngày khi làm việc về những vật tư thừa thường được vứt lộn xộn không theo chủng loại có trường hợp gây ra nứt vỡ không dùng được đối với những vật tư rễ vỡ, nứt.
- Ở khâu kiểm kê : Số liệu xuất kho tổng hợp dưới công ty và số lượng thực tế
nhập tại các công trình đôi khi không khớp nhau, nhiều khi là do đơn vị tính khác nhau khi xuất kho người xuất ghi đơn vị tính là bộ, nhưng người nhận tại công trình lại ghi đơn vị tính là cái dẫn đến số liệu lệch nhau. Đôi khi người làm công tác tổng hợp dưới công ty vào thiéu số liệu hoặc vào nhầm hai lần số liệu.
- Chưa mã hoá vật tư : Chính việc chưa mã hoá được vật tư dẫn đến chỗ đôi khi gây nhầm lẫn cho việc nhập, xuất vật tư và tính tồn kho cuối kỳ của từng loại vật tư. Bởi vì cùng một loại vật tư nhưng có nhiều tên gọi khác nhau nên đôi khi nhập vào một tên khi xuất ra lại sử dụng tên khác dẫn đến nhằm lẫn hoặc sai lệch khi hạch toán tồn kho cuối kỳ.
- Trình độ của người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu còn hạn chế : Hiện nay người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu mới có trình độ trung cấp, tên gọi vật tư chưa nắm hết, các nghiệp vụ hạch toán chưa nắm vững nên đôi khi còn nhằm lẫn trong hạch toán.
- Hàng tháng thủ kho và kế toán vật liệu chưa thường xuyên làm tốt công tác đối chiếu nhập, xuất, tồn kho giữa số liệu của thủ kho và số liệu của kế toán : Theo quy định của công ty hàng tháng và cuối tháng thủ kho và kế toán vật liệu phải đối chiếu số liệu với nhau xem có khớp không, nhưng việc đối chiếu lại không được thực hiện thường xuyên có tháng đối chiếu có tháng không, dẫn đến số liệu tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán không khớp nhau.