IV THUẬN LỢI,KHÓ KHĂN, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:
6. Kế toán tổng hợp:
V.KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN: 1.Chứng từ sử dụng:
1.Chứng từ sử dụng:
-Hợp đồng mua bán
-Biên bản kiểm nhận hàng háo vật tư -Phiếu nhập kho
-Hóa đơn GTGT -Phiếu chuyển khoản
2.Sổ sách sử dụng:
Sổ sách kế toán sử dụng: theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331 và sổ cái tài khoản 331.
3.Trình tự luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào chứng từ gốc như: phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán…Kế toán công nợ sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331, từ tài khoản 331 kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331, cũng từ chứng từ gốc kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ, từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán sẽ vào chứng từ ghi sổ, sau đó từ chứng từ ghi sổ,bảng tổng hợp chi tiết tái khoản 331 để lên sổ cái tài khoản 331, cũng từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chưng từ ghi sổ. Đến cuối năm kế toán dựa vào sổ cái tài khoản 331, sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ để lên bảng đối chiếu số phát sinh của tài khoản 331, từ bảng đối chiếu số phát sinh lên báo cáo kế toán
4.Thủ tục lập chứng từ:
Bảng 2.10:Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải trả người bán
Căn cứ vào các chứng từ kế toán, tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu chi:
-Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chử ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, một liên thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, hai liên còn lại được lưu tại phòng kế toán.
-Phiếu chi do kế toán lập hàng ngày, được lưu vào sổ chứng từ và máy tính. Phiếu chi để xác định thực tế số tiền chi.
-Tờ trình và giấy đề nghị cấp vật tư: phòng ban hay cá nhân nào tiến hành mua hàng hóa vật tư…thì phải lập tờ trình cho ban giám đốc duyệt kèm theo bảng báo giá.
5. Kế toán tổng hợp:
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0198210 ngày 06/ 03chi phí theo hợp đồng thi công số: 12- VP-OLA/HĐTC cho Công ty TNHH Quảng Cáo Văn Phương là 15.400.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% : Nợ TK 1331 1.400.000 Nợ TK 632 14.000.000 Có TK 331 15.400.000 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp Bảng tổng hợp Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 331
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0089348 ngày 07/03 Công ty TNHH DV Quảng Cáo Thái Bình Dương thực hiện in băng rôn, treo và tháo gỡ băng rôn theo hợp đồng số: 03/22011/HĐDV-TBD 2011 là 10.395.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% :
Nợ TK 1331 945.000
Nợ TK 632 9.450.000
Có TK 331 10.395.000
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0004406 ngày 07/03 thanh toán chi phí thuê vị trí khai thác quảng cáo thương mại và cổ động chính trị 10 trụ đèn ngã tư quận 1 cho Trung Tâm Văn Hóa Quận 1 là 40.000.000đồng :
Nợ TK 632 40.000.000
Có TK 331 40.000.000
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0011052 ngày 17/03 phí in ấn, treo baner tại Hà Nội và Đà Nẵng Công ty CP Thương mại, đầu tư xây dựng và Quảng cáo Hà Thư là 72.424.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% :
Nợ TK 1331 6.584.000
Nợ TK 632 65.840.000
Có TK 331 72.424.000
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0007813 ngày 29/03 chi phí thuê vị trí bảng hiệu Korea Life tại Diamond Plaza (26/01 -28/03/11) Công ty LD Trung tâm Thương mại Quốc tế (IBC CORP) là 195.000.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% :
Nợ TK 1331 17.727.273
Nợ TK 632 177.272.727
Có TK 331 195.000.000
+Căn cứ hóa đơn GTGT số 0007814 ngày 29/03 chi phí thuê vị trí bảng hiệu Techcombank tại Diamond Plaza (12/01/11 – 11/04/11) Công ty LD Trung tâm Thương mại Quốc tế (IBC CORP) là 175.500.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% :
Nợ TK 1331 15.954.545 Nợ TK 632 159.545.455 Có TK 331 175.500.000 V:KẾ TOÁN TẠM ỨNG: 1.Khoản tạm ứng: SVTH:HỒ THỊ NGHĨA Trang:50
-Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
-Với những nghiệp vụ chi tiền tạm ứng thì các cá nhân có nhu cầu tạm ứng phải viết phiếu đề nghị tạm ứng , rồi gửi lên phòng kế toán –tài chính công ty. Sau khi được sự đồng ý tạm ứng của kế toán trưởng và Giám đốc, kế toán lập phiếu chi và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi này mà chi tiền cho người tạm ứng.
2.Một số nghiệp vụ phát sinh khoản tạm ứng của công ty:
2.1.Ngày 03/3/2011 ,Tạm ứng cho Anh Nguyễn Thế Kiên, đi công tác Định Quán - Đồng Nai chụp hình nghiệm thu bảng quảng cáo, số tiền: 2.500.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 141: 2.500.000 Đồng
Có TK 1111: 2.500.000 đồng
2.2. Ngày 04/3/2011, Anh Nguyễn Thế Kiên hoàn trả tạm ứng ngày đi công tác Định Quán - Đồng Nai chụp hình nghiệm thu bảng quảng cáo , sau khi đã trừ hết khoản chi phí công tác (có chứng từ kèm theo) số tiền là: 1.200.000 đồng
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6427 : 1.200.000 đồng Nợ TK 1111 : 1.300.000 đồng Có TK 141: 2.500.000 đồng
2.3.Ngày 8/3/2011, Anh Phạm Duy Hưng- Phòng kinh doanh tiếp thị tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội, khảo sát các vị trí các tuyến đường để lên kế hoạch làm bảng quảng cáo cho khách hàng tại Hà Nội, số tiền: 3.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Có TK 1111: 7.500.000 đồng
2.4.Ngày 10/3/2011,Anh Nguyễn Hoà Hiệp – Đội thi công ứng tiền mua vật tư làm hội chợ triển làm cho Cty Arthouse – theo hợp đồng 030610/HĐOL-AH, số tiền
12.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 141: 12.000.000 đồng Có TK 1111: 12.000.000 đồng
2.5.Ngày 11/03/2011, Anh Phạm Duy Hưng- Phòng kinh doanh tiếp thị hoàn trả khoản tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội, khảo sát các vị trí các tuyến đường để lên kế hoạch làm bảng quảng cáo cho khách hàng tại Hà Nội, Sau khi trừ khoản chi phí đi công tác( tiền vé máy bay, tiền phòng, tiền ăn, tiền tiếp khách),tiền đặt cọc vị trí tại Hà Nội , tổng chi phí là: 4.500.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6427: 4.500.000 đồng Có TK1111: 1.500.000 đồng Có TK 141: 3.000.000 đồng.
Ngoài ra đối với các khoản tạm ứng tiền mặt, công ty còn đề ra các quy định riêng, cụ thể:
- Cán bộ, nhân viên trong công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý công ty bao gồm:
+ Mua vật tư, nguyên liệu , phụ tùng thay thế phục vụ cho hoạt động kinh doanh theo kế hoạch của Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Mua tài sản theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt.
+ Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần khi được Ban Giám đốc đồng ý.
+ Tạm ứng công tác phí. Thủ tục xin tạm ứng như sau:
+ Người được giao nhiệm vụ lập giấy đề nghị tạm ứng phải lập theo mẫu quy định.
+ Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về khoản tạm ứng.
+ Trình Gíam Đốc ký duyệt tạm ứng.
+ Trường hợp được tạm ứng tiền mặt: Cán bộ công nhân viên công ty chỉ được tạm ứng tiền mặt trong các trường hợp sau:
• Thực hiện đúng mục đích và thủ tục như quy định tại các khoản trên.
• Chỉ được tạm ứng nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước đối với việc tạm ứng mua sắm tài sản, văn phòng phẩm, công tác phí.
• Số dư tạm ứng không quá giới hạn quy định của Ban Giám đốc trong từng thời kỳ đối với tạm ứng mua vật tư, nguyên liệu , phụ tùng thay thế phục vụ …Trường hợp đặc biệt thì phải có giải trình mới được tạm ứng tiếp lần nữa và sau đó phải thanh toán kịp thời theo quy định.
• Thời gian tạm ứng được ghi rõ trong giấy đề nghị tạm ứng và theo quy định của công ty thì đối với tạm ứng mua nguyên vật lệu, vật tư , thiết bị thì thời hạn không quá 15 ngày, tạm ứng công tác phí theo kế hoạch nhưng thường là không quá 07 ngày, đối với các khoản khác thì không quá 05 ngày.
+ Phòng tài chính- kế toán phải lập cơ sở theo dõi tạm ứngcủa từng người và có trách nhiệm thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn cũng như quá định mức cho người tạm ứng , báo cáo lên Ban Giám đốc .Nếu trường hợp đã nhắc nhở người tạm ứng 3 lần và quá 05 ngày kể từ ngày nhắc nhở đầu tiên thì khoản tạm ứng sẽ được trừ vào lương và Phòng tài chính- Kế toán có quyền không cho người này tạm ứng cho lần sau nữa.
V