CPLHTP Hà Tây
3.2. Đánh giá khái quát công tác hạch toán tiêu thụ thànhphẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP LHTP Hà Tây
3.2.1.Về tổ chức nhân viên kế toán và hình thức kế toán sử dụng:
Hiện nay trong tổ chức nhân viên kế toán của công ty, có một nhân viên kế toán theo dõi bán hàng và thanh toán. Nhiệm vụ của nhân viên này là theo dõi tình hình tiêu thụ của tất cả các thành phẩm của công ty và theo dõi tổng hợp công nợ phải thu phải trả. Mặt khác, như đã nói ở trên, do đặc điểm thành phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú nên công ty có tổ chức thành 4 tổ tiêu thụ. Do vậy, việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng cũng được chi tiết theo từng thị trường tiêu thụ. Về hình thức kế toán sử dụng thì hiện nay, công ty đang sử dụng kết hợp kế toán thủ công và kế toán máy để theo dõi quá trình tiêu thụ. Cụ thể, công ty sử dụng phần mềm kế toán Esoft để theo dõi phần hành tiêu thụ thành phẩm, còn phần hành xác định kết quả kinh doanh thì kết hợp cả kế toán thủ công và kế toán máy.
3.2.2. Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần LHTP Hà Tây
3.2.2.1. Những ưu điểm
Về phương pháp hạch toán
Nhìn chung công ty cổ phần LHTP Hà Tây áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh từ việc xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và lập các báo cáo. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh trên sổ sách kế toán với bút toán định khoản khá chính xác. Cụ thể :
- Về hạch toán doanh thu bán hàng hoá: Do công ty áp dụng kế toán máy trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm nên khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, từ các chứng từ liên quan, kế toán bán hàng sẽ nhập luôn số liệu lên máy tính tại các phân hệ kế toán thích hợp. Từ đó, có thể khẳng định rằng, công tác hạch toán doanh thu bán hàng hoá tại công ty được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, doanh thu bán hàng hoá còn được hạch toán chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, từng mặt hàng và theo cả từng khách hàng. Sở dĩ được như vậy là do các hoá đơn bán hàng, các sản phẩm và các khách hàng của công ty đều được quản lý trên máy tính theo mã số riêng nên rất dễ theo dõi chi tiết.
- Về hạch toán giá vốn hàng bán: Do đặc điểm thành phẩm của công ty có thời gian sản xuất ngắn nên công tác tiêu thụ thành phẩm tiến hành khẩn trương, số lần nhập xuất thành phẩm diễn ra liên tục trong tháng. Vì thế công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ để tính giá vốn hàng xuất kho đã giảm bớt được khối lượng công tác kế toán và cũng khá phù hợp với công ty. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp công ty quản lý hệ thống thành phẩm sản xuất theo hệ thống mã hoá, rất dễ theo dõi chi tiết cho từng loại.
- Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty không áp dụng hình thức giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được doanh nghiệp (bên bán) chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trong hóa đơn vì một lý do nào đó như hàng kém chất lượng mà khách hàng không trả lại, hay chỉ đơn giản là để giữ khách hàng đối với khách hàng mới. Nhưng ở công ty không có trường hợp nào như vậy. Đối với sản phẩm bia của công ty, việc sản phẩm kém chất lượng là rất hạn hữu xảy ra. Và nếu xảy ra thì khách hàng sẽ trả lại như trong ví dụ trên, và công ty nhập lại số hàng đó. Công ty cũng không giữ khách hàng bằng việc giảm giá hàng bán. Thay vào đó, công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu đối với những khách hàng lớn, tặng hàng khuyến mại không tính vào giá bán và hỗ trợ giá vận chuyển đối với những khách hàng nhỏ. Do vậy, công ty không sử dụng tài khoản 532 là hoàn toàn hợp lý.
-Về hạch toán doanh thu và chi phí hoạt động tài chính: Các khoản doanh thu và chi phí tài chính ở công ty không thường xuyên xảy ra nhưng công ty hạch toán rất đúng vào tài khoản với bút toán định khoản chính xác.
-Về hạch toán xác định kết quả kinh doanh: Công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh được thực hiện kết hợp cả kế toán máy và kế toán thủ công nên việc hạch toán rất chính xác và đầy đủ và được chi tiết cho từng hoạt động của công ty. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với công tác điều hành của ban giám đốc.
Về tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán:
- Việc áp dụng kế toán máy trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh đã tạo điều kiện rất nhiều cho công ty so với trước kia khi còn làm thủ công hoàn toàn. Mặc dù công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng vì sử dụng phần mềm nên kế toán công ty không cần lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ bán hàng mà từ các chứng từ cần thiết, kế toán nhập liệu vào máy tính và máy sẽ tự động lên sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản. Nhờ đó, các sổ sách của công ty thể hiện khá đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ bán hàng trong tháng và còn giảm bớt được một số sổ sách không cần lập, từ đó khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ.
- Riêng đối với hạch toán xác định kết quả kinh doanh thì công ty kết hợp cả kế toán máy và kế toán thủ công. Bên cạnh việc lập các chứng từ ghi sổ bằng tay tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các chứng từ kết chuyển, còn có các chứng từ kế toán khác mà về thực chất đó chính là các chứng từ ghi sổ điện tử nên có thể khẳng định rằng sổ sách kế toán ở đây rất đầy đủ.
- Đối với các tài khoản chi tiết đến cấp 2 ( như tài khoản 641, 642..) hay chi tiết đến cấp 3 ( như tài khoản 333, 421) chúng ta có thể thấy kế toán công ty đã thể hiện rất rõ ràng từng tài khoản chi tiết trên sổ cái của tài khoản tổng hợp, giúp cho kế toán có thể theo dõi được chính xác nội dung các nghiệp vụ kinh tế của công ty có được hạch toán đúng không.
Trên đây là những ưu điểm mà em rút ra được qua quá trình tìm hiểu kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty CP LHTP Hà Tây. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán của công ty mà theo em công ty nên xem xét
lại cho phù hợp với tình hình thực tế và để công ty hạch toán theo đúng chuẩn mực ké toán hiện nay của Việt Nam.
3.2.2.2. Những tồn tại
Về hạch toán doanh thu bán thành phẩm:
- Công ty CP LHTP Hà Tây là một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm bia rượu, bánh mứt kẹo. Như vậy doanh thu tiêu thụ ở đây là doanh thu bán thành phẩm chứ không phải doanh thu bán hàng hoá. Nhưng công ty lại đang sử dụng tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” để hạch toán doanh thu. Điều này là chưa hợp lý.
- Bên cạnh đó, ngoài hình thức bán hàng thường ngày thì ở công ty cũng sử dụng thành phẩm để tiêu thụ nội bộ như: tổ chức hội nghị, họp hành, quảng cáo, chào hàng sản phẩm... nhưng kế toán công ty vẫn hạch toán vào tài khoản 5111. Sở dĩ như vậy là do hoạt động này ít xảy ra, kế toán không muốn mở thêm tài khoản để đơn giản hệ thống tài khoản và để đơn giản hơn trong việc mở sổ kế toán. Tuy nhiên, hạch toán như vậy là làm sai chế độ kế toán dù kết quả kinh doanh không ảnh hưởng gì.
- Một điểm nữa, đối với 5 kiốt cho thuê bên ngoài thì thường công ty ký hợp đồng trong vòng 1năm và nhận tiền ngay khi ký kết hợp đồng, nhưng toàn bộ doanh thu này được hạch toán ngay vào TK 511 tại thời điểm ký kết. Theo em công ty nên sử dụng TK 3337 “Doanh thu chưa thực hiện” để phân bổ dần vào từng kỳ hạch toán. Cụ thể như sau:
Tại thời điểm ký kết, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112: tổng tiền nhận trước
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Hàng kỳ, kế toán phân bổ như sau:
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (của kỳ kế toán)
Về hạch toán bán hàng qua đại lý bán buôn:
- Như trên đã phân tích, thực tế đây cũng là phương thức tiêu thụ trực tiếp, khi sản phẩm được giao đến cho đại lý thì được coi là tiêu thụ. Các đại lý này cũng thanh toán theo 2 cách là trả ngay hoặc trả sau. Đây không phải là các đại lý nhận hàng ký gửi của công ty, không nhận được hoa hồng đại lý từ công ty, vậy mà công ty lại sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán. Việc sử dụng chứng từ như vậy là không đúng với quy định. Vì Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (kèm theo lệnh điều động nội bộ) chỉ được dùng để xuất hàng cho các Cơ sở nhận làm đại lý bán hàng đúng giá hưởng
hoa hồng (đơn vị đại lý hoa hồng).
- Tiếp đó, hoá đơn GTGT lại không được lập với các đại lý là các khách hàng trực tiếp mua hàng của công ty mà lại được lập với các tổ tiêu thụ định kỳ 1 tháng 2 lần. Điều này tuy làm giảm công việc kế toán nhưng xét về bản chất của phương thức tiêu thụ, việc lập hoá đơn như vậy chưa đúng. Vì khi hàng được giao đến các đại lý này thì đã được xác định là tiêu thụ. Theo qui định tại điểm 1 Mục VI Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài Chính thì “Cơ sở kinh doanh
khi bán hàng hóa, dịch vụ đều phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. “ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cũng được coi là một loại hoá đơn, nhưng trường hợp này không phải là bán hàng đại lý đúng giá hưởng hoa hồng, do vậy, không thể sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý làm căn cứ thanh toán với các đại lý này.
Về hạch toán phải thu khách hàng: Đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty
khá rộng lớn và phân tán ở các tỉnh xa nhưng công ty lại không lập dự phòng phải thu khách hàng mà chỉ theo dõi đơn thuần nợ phải thu từng khách hàng. Không những thế, khách hàng của công ty rất ít các doanh nghiệp lớn mà thưòng là các đại lý nhỏ lẻ ở các huyện nên rất dễ không thu được nợ hoặc phải rất lâu mới thu được tiền hàng.
Về hạch toán hàng bán bị trả lại:
- Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định là tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng
kinh tế. Hàng hoá, sản phẩm của công ty CP LHTP gồm có: bia, rượu, nước giải khát. Vỏ chai, vỏ két không phải là hàng hoá của công ty, mà thuộc công cụ dụng cụ, không đem lại doanh thu. Nhưng trong tháng 10 năm 2007, ở công ty phát sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, vỏ két kế toán cũng hạch toán vào tài khoản 531, làm giảm doanh thu. Điều này đã vi phạm nguyên tắc trọng yếu của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01.
- Không những thế, khi hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán chỉ ghi giảm khoản phải thu khách hàng mà không giảm thuế GTGT phải nộp. Sở dĩ kế toán không giảm thuế GTGT vì khoản thuế GTGT đó nhỏ nhưng hạch toán như vậy là sai chế độ kế toán, sai quy định về hạch toán hàng bán bị trả lại.
- Về hạch toán giá vốn hàng bán bị trả lại: Khi hàng bán bị trả lại được chấp nhận thì kế toán cũng tiến hành nhập kho số thành phẩm đó. Tuy nhiên do công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ nên khi ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại sẽ nảy sinh vấn đề sau: nếu như hàng bán trong tháng bị trả lại ngay trong tháng đó thì giá vốn của lô hàng đó không bị ảnh hưởng gì, nhưng nếu lô hàng bị trả lại là của tháng trước thì khi nhập kho số sản phẩm này, giá vốn của chúng sẽ được căn cứ vào giá tồn kho đầu kỳ của hàng hoá đó nên sẽ không phản ánh chính xác và do vậy giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ này cũng không được phản ánh chính xác nữa. Sở dĩ giá vốn hàng bán trả lại được tính toán như vậy vì công việc tính giá thành thành phẩm nhập kho trong kỳ và tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ công ty đều áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ nên công việc đều được thực hiện vào cuối tháng.
Về hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng:
- Về việc trích khấu hao TSCĐ cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh
nghiệp:
Như trên sổ cái TK 641 (trang 67) và TK 642 (trang 68) ta thấy không hề có tài khoản 6414 và 6424, tức là công ty không hề phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, mà tập hợp hết vào chi phí sản xuất chung 627, điều này là chưa hợp lý. Bởỉ vì ngoài những TSCĐ dùng cho sản xuất thì còn có những TSCĐ khác dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp như: như toà nhà 2 tầng làm nơi làm việc cho các phòng ban quản lý của công ty, xe ô tô 4 chỗ
phục vụ công tác quản lý, nhà hàng 267 Quang Trung phục vụ cho công tác bán hàng…
- Các chi phí phát sinh cần được đưa vào tài khoản tương ứng. Nhưng trong tháng 10 năm 2007, có nghiệp vụ trích tiền thuế đất vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trích tiền thuế đất vào chi phí quản lý doanh nghiệp là hoàn toàn hợp lý, nhưng hạch toán vào tài khoản 6428 “Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý” là chưa chính xác.
3.3. Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP LHTP Hà Tây