2.2.1 Cơng tác lập dự tốn chi phí và kết quả kinh doanh
Hàng năm vào cuối quý III, ban Giám Đốc, trưởng bộ phận quản lý tài chính và tất cả các trưởng bộ phận cịn lại sẽ cĩ buổi họp để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của năm hiện tại và kết quả thực hiện được, phân tích nguyên nhân chưa đạt kế hoạch, đưa ra biện pháp chỉnh sửa cho các tháng cịn lại và thiết lập kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo. Thơng qua buổi họp này, bộ phận quản lý tài chính sẽ chính thức thơng báo về việc lập kế hoạch tài chính trong năm mới đến các bộ phận.
Dựa trên số liệu thực hiện được từ tháng 1->9 và các dữ liệu ước tính những tháng cuối năm, mỗi bộ phận chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch cho năm mới. Đến giữa tháng Mười, trưởng bộ phận quản lý tài chính sẽ tiến hành lập kế hoạch năm lần cuối cùng với các số liệu tính tốn chi tiết cụ thể hơn để cĩ sự đánh giá tồn diện hơn về hoạt động kinh doanh ở năm tài chính mới.
Dự tốn tiêu thụ
Dự tốn này được lập bằng cách xem xét tất cả kết quả bán hàng năm hiện tại, tình hình thị trường năm mới, để xác định số lượng và giá bán theo thị trường trong năm mới. Kế hoạch đề nghị lập sau khi bộ phận bán hàng và tiếp thị xem qua. Việc thiết lập mục tiêu về lượng hàng bán và quyết định giá bán đều căn cứ vào chiến lược bán hàng trong năm mới. Kế hoạch bán hàng được lập sớm nhất trong tồn bộ quy trình lập kế hoạch năm mới của cơng ty.
Cùng với sự tham gia của các bộ phận sản xuất, kế hoạch sản xuất, mua hàng và bán hàng trong một buổi họp nhằm xác định số lượng kiểu sản phẩm được sản xuất và tiêu thụ trong năm mới. Đồng thời, Giám Đốc kinh doanh sẽ xác định mức giá bán từng sản phẩm theo thị trường.
Sau khi ước tính được kế hoạch chi tiết bán hàng trong năm mới, Giám Đốc kinh doanh sẽ chuyển kết quả này cho trưởng bộ phận quản lý tài chính để làm cơ sở lập kế hoạch bán hàng theo mẫu chung của cơng ty mẹ trên hệ thống lập kế hoạch (GMPS). Cuối cùng, dữ liệu sẽ được cập nhật từ hệ thống chung vào phần hành SAP của cơng ty để dễ dàng cho việc tính tốn sau này.
Dự tốn sản xuất
Thiết lập kế hoạch sản xuất cho năm tài chính dựa trên cơ sở dữ liệu của kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch hàng tồn kho đầu kỳ của năm mới. Dựa theo các dữ liệu này trưởng bộ phận quản lý tài chính sẽ lập kế hoạch về số lượng sản xuất trong năm mới chi tiết theo từng tháng đối với mỗi kiểu sản phẩm. Để thuận tiện cho việc tính tốn sau này, giả định số lượng cần sản xuất trong tháng sẽ bằng đúng với số lượng dự định tiêu thụ trong tháng đĩ. Số liệu kế hoạch sản xuất cũng được lập trên hệ thống GMPS; sau đĩ dữ liệu này được chuyển qua hệ thống SAP để dễ dàng cho việc tính kết quả kinh doanh sau này.
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp
Hầu hết NVL để sản xuất tại SAVINA đều được nhập về từ cơng ty mẹ và các cơng ty trong cùng tập đồn do cơng ty mẹ chỉ định. Việc lập bảng kế hoạch chi phí này được căn cứ trên giá trị vật tư năm hiện tại và các thơng số điều chỉnh khác do bộ phận kế hoạch tài chính cơng ty mẹ cung cấp, nhằm xác định giá trị NVL cho từng kiểu sản phẩm trong năm mới. Thực chất thơng qua các thơng số điều chỉnh này, cơng ty mẹ đưa ra mức giá bán NVL trong năm tài
chính mới cho các cơng ty trong tập đồn theo từng khu vực địa lý khác nhau. Mức giá này sẽ được duy trì trong cả năm tài chính.
Dựa trên kế hoạch bán hàng và kế hoạch sản xuất, trưởng bộ phận quản lý tài chính sẽ cập nhật mức giá NVL sẽ được áp dụng trong năm tới cho từng kiểu sản phẩm để cĩ được giá trị NVL ước tính.
Dự tốn chi phí nhân cơng
Để chuẩn bị nhân lực phục vụ cho năm tài chính mới, đầu tháng Chín phịng nhân sự cơng ty sẽ phân phát mẫu yêu cầu về tình hình nhân sự của mỗi bộ phận trong năm mới. Mỗi bộ phận sẽ lập kế hoạch nhân sự của bộ phận mình dựa trên chức năng hoạt động và kế hoạch kinh doanh trong năm mới. Việc tuyển thêm nhân sự mỗi bộ phận cịn phải căn cứ vào tốc độ bán hàng, hoạt động trong lĩnh vực mới và các hướng dẫn khác của cơng ty mẹ. Dựa vào danh sách nhân sự mới cần tuyển, Giám đốc Tài chính sẽ thảo luận thêm với các Giám đốc bộ phận để cĩ quyết định cuối cùng.
Cuối cùng, căn cứ trên các quyết định về tình hình nhân sự, mức lương cơ bản và chính sách thưởng cho năm mới, Trưởng bộ phận nhân sự sẽ lập kế hoạch chi tiết về nhân lực, tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT và các chi phí khác phát sinh ở mỗi bộ phận theo từng tháng trong năm.
Đối với các khoản chi phí nhân cơng phục vụ cho sản xuất, để phục vụ cho việc tính tốn giá thành kế hoạch sản phẩm, hiện nay các khoản chi phí này được phân bổ cho các sản phẩm thơng qua thời gian định mức để sản xuất ra các sản phẩm này. Cụ thể:
Số giờ cơng cần thiết để = Số lượng SP A x Định mức (phút) sản xuất sản phẩm A
Thời gian định mức (phút) cần thiết để sản xuất ra một loại sản phẩm sẽ do phịng kỹ thuật sản xuất tính tốn và cung cấp trên cơ sở đo đạc thực tế và cĩ tham khảo thêm những thơng số tương đương do cơng ty mẹ cung cấp. Thời gian định mức sẽ được kế tốn nhập sẵn vào chương trình Costing trong hệ thống SAP. Tổng giờ cơng lao động cần thiết (theo phút) sẽ bằng tổng cộng số giờ cơng cần thiết để sản xuất tất cả các sản phẩm theo cơng thức trên. Sau đĩ tổng giá trị nhân cơng dự tốn trong kỳ được bộ phận quản lý tài chính lập từ đầu năm sẽ được chia cho tổng giờ cơng lao động vừa tính được để cĩ đơn giá nhân cơng trong một phút. Đơn giá nhân cơng sẽ được nhân với định mức thời gian (tính theo phút) để sản xuất một sản phẩm để cĩ được giá trị nhân cơng hình thành nên giá thành sản phẩm kế hoạch.
Bảng dự tốn này được chuyển cho trưởng bộ phận quản lý tài chính để làm căn cứ tính chi phí nhân cơng lao động sản xuất và chi phí tiền lương ở các bộ phận gián tiếp khác.
Dự tốn chi phí gián tiếp
Kế hoạch chi phí gián tiếp được lập bởi các bộ phận căn cứ trên mục tiêu sử dụng hiệu quả chi phí trong năm mới so với năm hiện tại. Theo đĩ, trưởng mỗi bộ phận tiến hành lên kế hoạch chi phí hoạt động của bộ phận mình theo từng tháng trong năm và sau đĩ chuyển lại cho trưởng bộ phận quản lý tài chính. Khi nhận được kế hoạch chi phí của các bộ phận, Giám đốc tài chính và trưởng bộ phận quản lý tài chính sẽ phân loại, phân tích tính hiệu quả chi phí của năm hiện tại với năm dự tính để cĩ kế hoạch chi phí cuối cùng. Khi đã cĩ dữ liệu cuối cùng về chi phí gián tiếp, trưởng bộ phận quản lý tài chính sẽ nhập dữ liệu này vào hệ thống SAP làm căn cứ tính tốn kết quả kinh doanh và so sánh sau này.
Ngồi các chi phí hoạt động thơng thường của mỗi bộ phận trên, cịn cĩ các chi phí đặc thù khác được ước tính theo các bộ phận chức năng như:
- Chi phí khấu hao TSCĐ do kế tốn viên phụ trách TSCĐ lập kế hoạch. - Chi phí hoạt động quảng cáo, khuyến mại, lưu thơng... do bộ phận tiếp thị
lập kế hoạch.
- Đối với thu nhập và chi phí ngồi hoạt động do bộ phận kế tốn cơng ty lập.
Các loại chi phí này được lập đồng thời với các chi phí khác và sau đĩ được chuyển cho trưởng bộ phận quản lý tài chính tổng hợp số liệu cập nhật vào hệ thống SAP.
Ngồi ra, chi phí sản xuất chung phục vụ cho cơng tác tính giá thành kế hoạch trong kỳ cũng được phân bổ cho các sản phẩm tương tự như chi phí nhân cơng phục vụ cho sản xuất, tức là tổng chi phí sản xuất chung dự tốn cũng được chia cho tổng số phút để tính được đơn giá dự tốn trong một phút sau đĩ nhân với số phút định mức để sản xuất một sản phẩm để cĩ được giá trị chi phí sản xuất chung cĩ trong giá thành kế hoạch đơn vị.
Dự tốn vốn đầu tư
Việc lập kế hoạch đầu tư cho năm mới được căn cứ vào khả năng sản xuất, tốc độ bán hàng trong năm mới cũng như việc mở rộng thêm loại hình kinh doanh trong tương lai. Thơng thường để lập kế hoạch đầu tư cho năm mới, kế tốn viên TSCĐ sẽ liên hệ đến tất cả bộ phận cĩ liên quan để thu thập thơng tin đầu tư trong năm tài chính mới. Sau đĩ, nhân viên kế tốn tiến hành lập danh sách đầu tư mới và trình cho Giám đốc tài chính và Tổng Giám Đốc. Khi duyệt xong, bảng kế hoạch này được chuyển cho trưởng bộ phận quản lý tài chính để làm cơ sở lập các bảng kế hoạch khác.
Dự tốn kết quả kinh doanh
Bảng này được xem là sản phẩm của cả quá trình lập dự tốn hoạt động tại cơng ty. Để lập được bảng này cần cĩ kết quả của các bảng kế hoạch trước
đĩ như: bán hàng, chi phí NVL, chi phí gián tiếp… Dựa trên thu nhập trước thuế ở bảng này sẽ xác định được khoản thuế TNDN ứng với thuế suất được cho phép. Bảng này được lập trong hệ thống GMPS để báo cáo về cơng ty mẹ; trong khi đĩ tại hệ thống SAP các bảng dữ liệu kế hoạch trước đĩ được cập nhật vào hệ thống để tự động tính tốn ra kết quả kinh doanh theo kế hoạch. Sau khi cĩ được kết quả, trưởng bộ phận quản lý tài chính cùng với Giám đốc tài chính thảo luận để cĩ được bảng kết quả kinh doanh kế hoạch cuối cùng.
2.2.2 Các trung tâm trách nhiệm
Thật ra tại SAVINA chưa cĩ hệ thống kế tốn trách nhiệm nên cũng chưa tồn tại khái niệm về các trung tâm trách nhiệm. Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm sau đây là theo chủ ý của tác giả căn cứ vào những đặc thù tại doanh nghiệp nhằm tạo thuận lợi hơn cho việc nhận dạng và xây dựng các trung tâm trách nhiệm sau này. Cụ thể như sau:
2.2.2.1 Trung tâm chi phí
Hiện tại các trung tâm chi phí tại SAVINA được sử dụng để phân loại chi phí theo chức năng và chi tiết theo từng bộ phận, sản phẩm trên cơ sở đĩ phục vụ cho cơng tác tính giá thành thực tế của sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.
Khi hạch tốn chi phí, hệ thống SAP yêu cầu phải nhập vào đĩ một Cost Center tương ứng, đây là một thủ tục khai báo bắt buộc vì nếu khơng nhập thì việc hạch tốn này sẽ khơng bao giờ thực hiện được.
Các trung tâm chi phí được xây dựng trên 3 cấp độ:
- Cấp độ 1: các Cost Center được chi tiết đến cho từng phịng ban và là loại
thường được sử dụng nhất. Các chi phí này sẽ được phân bổ đến cho từng sản phẩm theo những tiêu thức nhất định.
- Cấp độ 2: các Cost Center được chi tiết đến từng dây chuyền sản xuất,
dùng để tập hợp các chi phí chung phát sinh trên mỗi dây chuyền sản xuất. Các chi phí này cũng sẽ được phân bổ đến cho từng sản phẩm trên mỗi một dây chuyền sản xuất theo thời gian định mức cần thiết (Standard Time) để sản xuất một sản phẩm của một loại sản phẩm nhất định tính từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
- Cấp độ 3: các Cost Center này được chi tiết đến cho từng loại sản phẩm.
Một khi đã biết được chính xác chi phí phát sinh thuộc về loại sản phẩm nào thì khoản chi phí ấy sẽ được khai báo theo Cost Center cụ thể của sản phẩm ấy mà khơng cần qua phương thức phân bổ. Cost Center càng chi tiết thì việc phân tích giá thành sản phẩm sẽ càng chính xác.
Sau đây là sơ đồ diễn tả các trung tâm chi phí đang được sử dụng tại SAVINA:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ các trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất
PMC7: Sản xuất màn hình nĩi chung. PM07: Sản xuất màn hình bán nội địa.
PME7: Sản xuất màn hình xuất khẩu.
SAVINA