XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY ĐIỆN TỬ SAMSUNG VINA
3.1.2Xây dựng báo cáo thành quả bộ phận của các trung tâm trách nhiệm.
nhiệm.
Báo cáo thành quả bộ phận của các trung tâm trách nhiệm thể hiện thành quả quản lý của các cấp quản trị trong tổ chức. Báo cáo này sẽ gĩp phần đánh giá việc các cấp quản lý cĩ hồn thành được trách nhiệm của mình hay khơng. Trong đĩ, trách nhiệm này sẽ được gắn liền tầm kiểm sốt của các cấp quản trị. Do vậy việc xác định khả năng kiểm sốt các khoản chi phí, doanh thu, lơi nhuận của các cấp quản trị trong viêc xây dựng các báo cáo thành quả bộ phận là một yêu cầu tất yếu giúp việc đánh giá thành quả của họ một cách khách quan. Ngồi ra, để giúp nhà quản trị dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí – khối lượng sản phẩm tiêu thụ – doanh thu – lợi nhuận nhằm cĩ cơ sở hoạch định chính sách kinh doanh đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra, BC KQKD trong KTQT phải được thể hiện theo mơ hình ứng xử chi phí (theo hình thức số dư đảm phí). Do đĩ, bên cạnh việc xác định chi phí theo khả năng kiểm sốt, kế tốn trách nhiệm cịn phân chi phí theo cách ứng xử, tức theo biến phí và định phí. Việc đánh giá thành quả bộ phận chủ yếu dựa vào việc xem xét số dư bộ phận, tức phần cịn lại của số dư đảm phí sau khi trang trải tồn bộ định phí bộ phận. Vì vậy để xây dựng các báo cáo thành quả bộ phận của các trung tâm trách nhiệm tại SAVINA cần phải thực hiện các cơng việc sau đây:
3.1.2.1 Phân loại các khoản chi phí phát sinh tại SAVINA theo khả năng kiểm
sốt và theo cách ứng xử với mức độ hoạt động :
* Chi phí kiểm sốt được, khơng kiểm sốt được.
Đối với nhà quản trị, một khoản chi phí được xác định là kiểm sốt được hay khơng kiểm sốt được tùy thuộc vào quyền quyết định của nhà quản trị về sự phát sinh của nĩ.
Theo đặc điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại của cơng ty và hệ thống các Cost Center cơng ty đang sử dụng đã được trình bày ở chương 2, sự phân chia các khoản chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được tại các trung tâm trách nhiệm cĩ thể được tổng kết như sau:
Đối với trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất
- Các khoản chi phí phát sinh của bộ phận mua hàng và giao nhận như giá mua vật tư, các khoản chi phí phát sinh để đưa được vật tư về kho sản xuất như chi phí về thuế nhập khẩu, các khoản chi phí giao nhận khác,…sẽ do PTGĐ phụ trách thu mua quản lý. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về giá vật tư nhập kho. Giá vật tư nhập kho cũng là một cơ sở để đánh giá thành quả quản lý của PTGĐ phụ trách thu mua.
- Các khoản chi phí khác ngồi hai bộ phận trên sẽ do PTGĐ phụ trách sản xuất quản lý.
Đối với trung tâm chi phí thuộc bộ phận quản lý
Các khoản chi phí phát sinh thuộc bộ phận quản lý đều phải thơng qua sự phê duyệt của GĐ Tài Chính do đĩ là những chi phí kiểm sốt được và thuộc trách nhiệm quản lý của GĐ Tài Chính.
Đối với các trung tâm lợi nhuận
Theo cơ cấu tổ chức hiện tại, bộ phận kinh doanh của cơng ty cĩ thể được tổ chức thành hai trung tâm lợi nhuận dưới quyền kiểm sốt của hai GĐ kinh doanh 1 và 2 như đã trình bày ở chương 2. Do đĩ :
Đối với GĐ kinh doanh 1 (phụ trách các sản phẩm A/V):
- Các chi phí kiểm sốt được: là tất cả các khoản chi phí thuộc thẩm quyền ký duyệt, liên quan đến các sản phẩm thuộc nhĩm A/V.
- Các chi phí khơng kiểm sốt được: là các khoản chi phí thuộc bộ phận quản lý, chi phí chung của bộ phận bảo hành, chi phí chung của bộ phận kinh doanh tiếp thị phân bổ cho các sản phẩm thuộc nhĩm A/V.
Đối với GĐ kinh doanh 2 (phụ trách các sản phẩm IT và W/G):
- Các chi phí kiểm sốt được: là tất cả các khoản chi phí thuộc thẩm quyền ký duyệt, liên quan đến các sản phẩm thuộc nhĩm IT và W/G.
- Các chi phí khơng kiểm sốt được: là các khoản chi phí thuộc bộ phận quản lý, chi phí chung của bộ phận bảo hành, chi phí chung của bộ phận kinh doanh tiếp thị phân bổ cho các sản phẩm thuộc nhĩm IT và W/G.
* Chi phí khả biến, chi phí bất biến
Khoản mục chi phí Khả biến Bất biến Thuyết minh Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp B chi phí NVLTT sẽ biến đổi tỉ lệ thuận với tổng giá trị SP sản xuất ra. Khi sản lượng sản xuất bằng 0 thì chi phí NVLTT cũng bằng 0.
Chi phí vật liệu phụ (production supplies)
B là những vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất như dầu nhớt, chất làm sạch máy mĩc,… Đây là những khoản chi phí biến động theo mức độ hoạt động của sản xuất.
Chi phí điện phục vụ trực tiếp cho sản xuất
B chi phí điện của cơng ty được chia ra làm hai phần rõ ràng, được gắn điện kế riêng để theo dõi. Phần điện phục vụ cho các dây chuyền sản xuất chiếm khoản 70% chi phí điện tồn cơng ty hàng tháng, đây là phần chi phí khả biến, biến đổi tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động của các dây chuyền sản xuất, được hạch tốn chi phí theo các Cost Center SLN1 – dây chuyền 1, và SLN2 – dây chuyền 2. Khi các dây chuyền sản xuất ngưng hoạt động thì khoản chi phí này cũng bằng 0.
định với doanh số bán ra. Khi doanh số bán bằng 0 thì giá vốn hàng bán cũng bằng 0.
Chi phí hoa hồng, khuyến mãi
B đây là các khoản chi phí biến đổi tỉ lệ thuận với doanh số bán ra, do đĩ đây cũng là một khoản biến phí.
Chi phí bảo hành sản phẩm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
B hiện nay chi phí bảo hành sản phẩm trong tháng được trích trước theo tỷ lệ phần trăm trên doanh số bán ra của từng loại sản phẩm trong tháng đĩ nên đây là một khoản biến phí.
Chi phí vận chuyển
B bao gồm các khoản chi phí vận chuyển hàng bán trong nước và xuất khẩu. Đây cĩ thể được xem như là một khoản biến phí vì nĩ phụ thuộc vào lượng hàng bán nhiều hay ít trong tháng. Chi phí lương
nhân viên
Đ hiện tại SAVINA áp dụng chế độ lương tháng cố định cho tất cả các nhân viên trong cơng ty, việc tăng lương chỉ được xét sau 1 năm nhưng mức tăng cũng chỉ từ 5 - 10%. Bên cạnh đĩ việc tuyển dụng nhân sự mới cũng theo kế hoạch rất chặt chẽ nên cĩ thể xem chi phí lương của nhân viên là chi phí bất biến. Ngồi ra các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH cũng là những khoản chi phí bất biến. Chi phí khấu hao
TSCĐ
Đ việc đầu tư mới máy mĩc thiết bị trong năm thường được thực hiện theo dự tốn ngân sách đã được duyệt từ đầu năm nên chi phí khấu hao TSCĐ khá ổn định và rất ít biến động.
Chi phí điện phục vụ cho khối văn phịng
Đ điện sử dụng cho khối văn phịng được theo dõi bằng điện kế riêng. Phần phục vụ cho khối sản xuất được hạch tốn vào chi phí sản xuất chung; phần phục vụ cho khối quản lý được hạch tốn vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp; riêng khối kinh doanh chi phí điện năng đã được tính vào trong tiền thuê văn phịng. Đây là khoản chi phí khá ổn định hàng tháng và khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động của sản xuất hay kinh doanh. Do đĩ cĩ thể xem đây là một khoản định phí.
Chi phí sửa chữa bảo trì
Đ đây là những khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của máy mĩc thiết bị ở trạng thái bình thường. Cơng tác sửa chữa bảo trì được phịng bảo trì thực hiện theo định kỳ cuối mỗi tháng. Riêng các khoản sửa chữa lớn sẽ được thực hiện theo dự tốn ngân sách được duyệt. Trong điều kiện hoạt động bình thường và khơng cĩ biến động lớn về đầu tư TSCĐ thì khoản chi phí sửa chữa bảo trì khá ổn định, do vậy cĩ thể xem đây là một khoản định phí. Chi phí bảo hiểm Đ Bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm cháy nổ,
trộm cắp của nhà xưởng, kho bãi, hàng hĩa tồn kho, máy mĩc thiết bị, xe cộ, vật dụng văn phịng,…được mua theo hợp đồng bảo hiểm hàng năm với mức phí cố định cho từng hợp đồng.
Chi phí thơng tin liên lạc
Đ Bao gồm các khoản chi phí thuê kênh truyền dữ liệu phục vụ cho việc truyền tải dữ liệu giữa samsung Vina và cơng ty mẹ cũng như các cơng ty khác trong tập đồn và chi phí điện thoại. Chi phí thuê kênh truyền dữ liệu là khoản chi phí cố định theo hợp đồng, khơng đổi trong suốt một năm. Hiện cơng ty cĩ ba kênh dữ liệu riêng biệt phục vụ cho việc chuyển tải số liệu của bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất và các chi nhánh trên tồn quốc của bộ phận kinh doanh. Riêng khoản chi phí điện thoại bao gồm phần trong thuê bao cố định hàng tháng và phần ngồi thuê bao. Tuy nhiên hiện nay đối với Samsung Vina, do khoản chi phí này ít biến động qua các tháng cũng chưa thấy được mối tương quan giữa phần chi phí điện thoại ngồi thuê bao và mức độ hoạt động sản xuất, kinh doanh nên cĩ thể xem đây là một khoản chi phí cố định. Do đặc điểm vị trí địa lý của các bộ phận (bộ phận quản lý và sản xuất nằm tại nhà máy, bộ phận kinh doanh nằm tại Diamond Plaza và các chi nhánh
Hà Nội, Đà Nẵng) nên mỗi nơi đều cĩ số điện thoại riêng do đĩ cĩ thể hạch tốn chính xác khoản chi phí này đến từng đối tượng sử dụng bằng hệ thống Cost Center.
Cơng tác phí Đ Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đi cơng tác của nhân viên, bao gồm các chi phí ăn ở, đi lại, phụ cấp cơng tác,.. các khoản chi phí này khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi phí tiếp khách, giao tế
Đ Các khoản chi phí này khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi phí huấn luyện, đào tạo
Đ Khoản chi phí huấn luyện đào tạo là khoản chi phí được cơng ty lên kế hoạch hàng năm, do đĩ khơng bị phụ thuộc mức độ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi phí thuê văn phịng, căn hộ
Đ Đây là khoản chi phí cố định theo hợp đồng hàng năm, bao gồm các khoản chi phí thuê văn phịng cho các chi nhánh, phịng trưng bày sản phẩm và chi phí thuê căn hộ cho các chuyên gia Hàn Quốc làm việc tại cơng ty.
Chi phí văn phịng phẩm
Đ Là cơng ty sản xuất kinh doanh nên văn phịng phẩm chỉ phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của khối văn phịng, khá ổn định và khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động SX, kinh doanh. Chi phí quảng
cáo, tiếp thị
Đ Đây là khoản chi phí được thực hiện theo kế hoạch ngân sách được duyệt hàng năm nên khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động của sản xuất, kinh doanh.
Ghi chú: B (biến phí), Đ (định phí).
3.1.2.2 Định dạng các tài khoản chi phí trên hệ thống SAP
Để đáp ứng được yêu cầu của kế tốn quản trị, các tài khoản chi phí phải được thể hiện trên báo cáo thành quả bộ phận theo cách ứng xử, tức là trên báo cáo phải cĩ tiêu thức để phân biệt được định phí và biến phí.
Với một hệ thống tài khoản cĩ đặc thù là được sử dụng chung cho tồn tập đồn nên SAVINA khơng thể tự ý thêm vào trong tài khoản các ký hiệu để nhận dạng định phí và biến phí được. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên, do chương trình SAP cho phép người sử dụng được quyền phát triển các báo cáo theo ý muốn của mình nên SAVINA cĩ thể khắc phục vấn đề trên bằng cách trước hết xây dựng các bảng báo cáo thành quả bộ phận theo cách ứng xử của chi phí trên SAP, sau đĩ chương trình báo cáo được lập trình sẵn sẽ đưa các tài khoản chi phí vào đúng vị trí quy định trên các bảng báo cáo này theo cách ứng xử dựa trên nội dung của chi phí. Phịng hệ thống thơng tin trong cơng ty hồn tồn cĩ khả năng hỗ trợ phịng kế tốn trong vấn đề xây dựng các báo cáo cần thiết. Khi cần các báo cáo này sẽ được in ra hoặc download dữ liệu ra Excel để phục vụ cơng tác phân tích.
Ví dụ: Chi phí hoa hồng, khuyến mãi là những khoản chi phí đã được phân loại
là biến phí phục vụ cho bán hàng, do đĩ số phát sinh trên tài khoản của chi phí này sẽ được chương trình mặc định đưa vào vị trí “Biến phí bán hàng” trên bảng báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận. (Xem thêm bảng báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận ở phần sau).
* Định dạng các tài khoản chi phí theo khả năng kiểm sốt
Hệ thống các Cost Center xây dựng theo 3 cấp độ đang được sử dụng tại cơng ty Samsung Vina và sự hỗ trợ của hệ thống SAP (khi hạch tốn tài khoản chi phí bắt buộc phải khai báo Cost Center tương ứng) cũng như cơ cấu phân chia trách nhiệm hiện tại hồn tồn đáp ứng yêu cầu của kế tốn trách nhiệm trong việc trích lọc các tài khoản chi phí theo khả năng kiểm sốt được và khơng kiểm
sốt được của các cấp quản trị tương ứng. Vậy khả năng kiểm sốt một khoản chi phí được phân biệt dựa vào Cost Center.
Ví dụ: trở lại với ví dụ trên, nếu khoản chi phí hoa hồng, khuyến mãi chỉ được
dùng cho sản phẩm Tivi màu thì khi nhập dữ liệu vào hệ thống SAP, nĩ sẽ được kế tốn hạch tốn với Cost Center SC02 (dùng cho sản phẩm Tivi màu nĩi chung). Khi đĩ, ngồi việc trên báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận, khoản chi phí này sẽ được chương trình tự động đưa vào vị trí “Biến phí bán hàng” như đã nĩi ở phần trên thì do khoản chi phí này được hạch tốn với Cost Center SC02, thuộc về Division C nên chỉ khi nào điều kiện trích lọc thơng tin là Division C hoặc số liệu tổng cộng tồn cơng ty thì dữ liệu này mới xuất hiện. Các khoản doanh thu, chi phí thuộc Division C như đã giới thiệu ở phần trên sẽ thuộc quyền kiểm sốt của GĐ kinh doanh 1.
Ngồi ra, trong cơng ty cịn cĩ những khoản chi phí gián tiếp được phân bổ cho các sản phẩm thuộc nhiều Division khác nhau theo tỷ trọng doanh thu. Do đĩ, các khoản chi phí này khơng thuộc quyền kiểm sốt của các GĐ kinh doanh.
Ví dụ: Chi phí lương của các nhân viên thuộc bộ phận Marketing được hạch tốn
với Cost Center S002 (chi phí kinh doanh tiếp thị nĩi chung) và được phân bổ cho các sản phẩm thuộc Division C là 20.000.000 VND căn cứ trên tỷ trọng doanh thu. Chi phí này khơng thuộc quyền kiểm sốt của GĐ kinh doanh 1 và sẽ được chương trình mặc định đưa vào vị trí “định phí khơng kiểm sốt được” .
3.1.2.3 Các báo cáo thành quả bộ phận và đánh giá thành quả bộ phận bằng các cơng cụ của kế tốn trách nhiệm:
Thơng qua việc phân tích các khoản mục chi phí tại SAVINA và cơ cấu phân chia trách nhiệm hiện tại, cĩ thể thiết lập sơ đồ hệ thống kế tốn trách nhiệm tại SAVINA như sau:
Sơ đồ 3.1: SƠ ĐỒ HỆ THỐNG KTTN