II. Thực trạng công tác quản trị vậ tt của công ty cơ khí Z179 1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t
5.Công tác cấp phát vậ tt
Công tác tổ chức cấp phát vật t ở công ty cơ khí Z179 không chỉ đợc tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật t theo yêu cầu đợc thực hiện đối với các loại vật t phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật t. Đối chiếu với lợng vật t có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ đợc giao, phòng kế hoạch vật t lập phiếu cấp phát cho các phân xởng sản xuất lên kho lĩnh vật t.
Còn đối với các loại vật t sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật t căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân xởng sản
xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lợng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lợng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng nh bộ phận cấp phát, trong trờng hợp đã hết nguyên vật liệu mà cha hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong trờng hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hởng gì đến sản phẩm thì coi nh đã có thành tích tiết kiệm vật t và đợc khấu trừ vào hạn mức tháng sau và đợc thởng % theo giá trị tiết kiệm đó.
Để cấp phát vật t cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật t của phân xởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã đợc kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật t. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật t theo đúng số lợng, chất l- ợng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thờng, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã đợc lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật t yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lợng vật t bổ sung cho các phân xởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xởng. Các phân xởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật t tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.