II. Những giải pháp chủ yếu
2.Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vậ tt
a. Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t
Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật t là công việc thờng xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Trớc hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật t cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm vật t, tạo điều kiện nâng cao chất lợng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết đợc khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn.
Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật (khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính toán nhu cầu vật t trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc.
b. Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật t và tổ chức chuyển đ- a vật t về doanh nghiệp
Do 100% vật t công ty phải mua ngoài nên để lập đợc đơn hàng tốt thì phòng Kế hoạch – vật t phải tính đợc lợng vật t phải nhập trong kì chính xác nhất. Để thực hiện đợc công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lợng tồn kho đầu kì, cuối kì và lợng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch – vật t, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng nh sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi ngời cùng có ý thức cao với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Kế hoạch vật t tiến hành kí kết hợp đồng. Kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật t phải là ng- ời có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lợng, số lợng, phơng thức thanh toán, phơng thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trờng và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Công tác chuyển đa vật t về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai phơng pháp tập trung và phi tập trung. Thông thờng phơng pháp tập trung thờng đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất nh công ty cơ khí Z179 khi mua vật t trong n- ớc. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hoá thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lu thông và hạ giá thành.
Nh vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng nh tiết kiệm đợc đáng kể nguồn vốn đầu t cho phơng tiện vận chuyển nếu công ty tự túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng cờng các hình thức mua hàng trớc, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng vật t bị thiếu hụt không đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất khi cần hoặc có những loại vật t tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm chất lợng, làm ảnh hởng đến chất lợng đầu ra.