II- Biện pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng ở công ty CP Vật T BVT
2.2 Hoàn thiện phơng pháp xây dựng kế hoạch
Công ty nên kết hợp cả phơng pháp thống kê kinh nghiệm và phơng pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng các chỉ tiêu bán hàng trong kỳ kế hoạch nhằm phản ánh đợc cả những biến động của nhân tố khách quan vào trong kế hoạch để bảo đảm tính ổn định hơn cho bản kế hoạch đợc xây dựng. Tức là dựa trên những số liệu của năm báo cáo và lợng hoá các yếu tố có ảnh hởng tới lợng bán trong năm kế hoạch để xây dựng nên các chỉ tiêu của kế hoạch bán hàng.
3.Phân công phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng
Giữa bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng (phòng Marketing) và các cán bộ thị trờng (ngời trực tiếp làm việc với các đại lý cấp I và trực tiếp nhận các chỉ tiêu bán hàng từ công ty ) phải có sự liên hệ mật thiết hỗ trợ cho nhau. Những biến động trên thị trờng sẽ đợc các cán bộ thị trờng thu thập và chuyển về cho bộ phận kế hoạch tại phòng Marketing để xử lý, nếu những biến động này không ảnh hởng tới việc thực hiện các chỉ tiêu bán hàng thì kế hoạch vẫn tiếp tục đợc thực hiện mà không có sự thay đổi nào nhng nếu những biến động đó là ảnh hởng tới việc thực hiện các chỉ tiêu bán hàng thì bộ phận kế hoạch phải điều chỉnh lại cho phù hợp nhằm đáp ứng đợc những thay đổi đó và đạt đợc mục tiêu đề ra. Chính vì lẽ đó mà giữa hai bộ phận này có mối liên hệ tơng tác lẫn nhau, cùng hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung của toàn công ty. Trên cơ sở những thông tin của cán bộ thị trờng thì bộ phận kế hoạch lập kế hoạch đợc chính xác và có tính khả thi cao còn khi kế hoạch
đợc xây dựng đúng, phù hợp với thực tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận bán hàng hoàn thành đợc nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc.
Mặt khác giữa các phòng ban trong công ty nh phòng kế toán, phòng kế hoạch vật t phải phối hợp chặt chẽ với phòng Marketing vì các phòng này đều có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty. Nếu những thông tin về nguồn hàng, kế hoạch đặt hàng và sản xuất đợc phòng vật t thực hiện đầy đủ thì phòng Marketing sẽ có đủ hàng bán ra và chỉ tập trung vào hoạt động bán, phòng kế toán sẽ giúp phòng Marketing trong việc cung cấp tài chính phục vụ cho các kế hoạch yểm trợ bán đợc tiến hành đúng nh kế hoạch. Vì vậy đề nghị lãnh đạo công ty phải phân công sắp xếp nhiệm vụ của từng phòng ban trong việc phối hợp với nhau để thực hiện kế hoạch bán, tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung là bán đợc hàng. Mặt khác xây dựng chế độ trách nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa các phòng ban nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thởng.
4.Giải pháp nâng cao hiệu quả của việc nghiên cứu thị trờng
Thị trờng là nơi sản phẩm đợc tiêu thụ, là nơi khách hàng và doanh nghiệp gặp nhau để trao đổi về các điều kiện mua bán. Sản phẩm đợc tiêu thụ nhanh hay chậm phụ thuộc vào sự chấp nhận của khách hàng đối với các sản phẩm của công ty cung ứng trên thị trờng. Để có đợc điều đó thì lại phụ thuộc rất nhiều vào công tác tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu của khách hàng. Đối với công tác xây dựng kế hoạch bán hàng thì nghiên cứu thị trờng có tầm quan trọng rất lớn bởi vì thông qua thị trờng bộ phận lập kế hoạch nắm đợc nhu cầu về lợng thuốc bảo vệ thực vật trong năm kế hoạch, nắm bắt đợc tập quán sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phơng để lên kế hoạch đáp ứng nhu cầu, thông qua nghiên cứu thị trờng bộ phận kế hoạch xác định đợc cầu hớng vào doanh nghiệp của mình để từ đó xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng đợc đúng và mang tính thực tế cao.
Trong thời gian qua, mặc dù công ty đã đặc biệt quan tâm tới công tác điều tra nghiên cứu thị trờng nhng vẫn cha mang lại kết quả nh mong muốn, (nguyên nhân thì đã đợc phân tích ở trên). Bởi vậy muốn nâng cao chất lợng của kế hoạch bán hàng thì phải nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờng. Công ty nên chú ý tới các vấn đề sau trong công tác nghiên cứu dự báo thị trờng:
- Thời gian dự báo: Vì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mang tính thời vụ sâu sắc, công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết khí hậu của từng mùa vụ, từng năm, mặt khác số loại sâu bệnh và đặc tính phá hại của nó sẽ khác tuỳ vào từng mùa vụ, do vậy để mà sản xuất và đa ra thị trờng lợng sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trờng công ty phải nghiên cứu thờng xuyên sự biến đổi của các nhân tố này nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về sản phẩm. Để làm đợc điều này công ty cần thiết lập mối quan hệ chặt với các cục bảo vệ thực vật tại các địa phơng để có đợc những thông tin nhanh nhất từ các cơ quan chuyên trách để công ty cung ứng kịp thời sản phẩm trớc khi các đối thủ cạnh tranh kịp tung ra sản phẩm. Mặt khác thiết lập đợc mối quan hệ với các cơ quan này giúp công ty có đợc những dự báo chính xác về tình hình sâu bệnh trong những mùa vụ sắp tới để lên kế hoạch bán hàng cho chu đáo. Công ty có thể làm đơn vị tài trợ cho các dự án nghiên cứu của các cục bảo vệ thực vật, tổ chức các buổi hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực bảo vệ thực vật, tiến hành thử nghiệm trên các khu vực thí điểm do các chi cục bảo vệ thực vật tổ chức để tạo uy tín, hình ảnh của công ty cũng nh thiết lập các mối quan hệ lâu dài. Trong việc này thì vai trò của ban lãnh đạo công ty là hết sức quan trọng. Ngoài ra trong từng mùa vụ sản xuất công ty cần theo dõi những diễn biến của thời tiết, khí hậu dịch hại để điều chỉnh cơ cấu sản phẩm cho phù hợp.
- Phơng pháp nghiên cứu : Tuỳ thuộc vào loại thông tin về thị trờng mà công ty lựa chọn phơng pháp nghiên cứu nào cho thích hợp. Hiện nay công ty đang áp dụng phơng pháp thống kê kinh nghiệm, dựa chủ yếu vào những số liệu thống kê, dự đoán tình hình sâu bệnh phát sinh, tình hình thực tế qua các năm, tốc độ tiêu dùng bình quân. Tuy nhiên do đặc điểm dễ biến động của mặt hàng kinh doanh công ty nên áp dụng đồng thời cả hai phơng pháp là dự báo theo phơng pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo theo những biến động của yếu tố thị trờng để có thể thích ứng với những thay đổi của các yếu tố ảnh hởng tới khả năng bán hàng của công ty.
- Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác dự báo, yêu cầu các cán bộ thị trờng thực hiện đầy đủ các nội dung mà khi tiến hành nghiên cứu thị trờng phải làm, tránh tình trạng thực hiện nghiên cứu thị trờng theo cảm tính nhận định của cán bộ thị trờng.
5.Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch phân phối sản phẩm