4.4.1. Giới thiệu về PTN Khoa Môi trường Ờ đHKTCN Ờ TPHCM
PTN môi trường là một PTN chuyên về lĩnh vực phân tắch các chỉ tiêu ựất, nước không khắ, ựộc học. vi sinh môi trườngẦ
PTN chịu sự quản lý của Khoa Kỹ thuật Môi trường Ờ đHKTCN Ờ TPHCM. Chức năng chắnh của PTN là:
đào tạo các môn thực hành như Thực hành Hóa ựại cương, Thực hành Hóa môi trường, Thực hành Xử lý ô nhiễm môi trường không khắ, kỹ thuật Vi sinh môi trườngẦ.
Hợp tác liên kết ựào tạo với các trường, viện, trung tâm. Phân tắch mẫu (nước, không khắ) theo ựề tài và dịch vụ
Cung cấp dụng cụ, thiết bị, hóa chất do sinh viên nghiên cứu khoa học, làm luận án tốt nghiệp.
Cung cấp dụng cụ, thiết bị hóa chất cho cán bộ, giáo viên làm nghiên cứu khoa học.
4.4.2. Trách nhiệm và quyền hạn của các vị trắ trong PTN Bảng 4.1
STT Chức danh Nhiệm vụ và quyền hạn
1. đảm ựương trách nhiệm cao nhất của hoạt ựộng quản lý và ựiều hành PTN
2. Quyết ựịnh chắnh sách quản lý PTN
3. Xác ựịnh và cung cấp các nguồn lực, kỹ thuật chuyên môn và tài chắnh
4. Bổ nhiệm người quản lý PTN 5. Tiến hành quá trình xem xét và cải tiến lại hệ thống quản lý PTN 1 điều hành, Quản lý PTN (ựại diện Khoa kỹ thuật môi trường)
6. Thiết lập thực hiện và duy trì các yêu cầu của hệ thống quản lý PTN
7. Chỉ huy và quyết ựịnh chắnh trong tình trạng khẩn cấp.
8. Kiểm tra cá quy ựịnh, hướng dẫn và tiêu chuẩn quản lý PTN
9. Báo cáo với Khoa các vấn ựề sau:
Tiến ựộ thực hiện chương trình quản lý PTN
quản lý PTN.
Thành tắch hoạt ựộng của PTN Kết quảựánh giá nội bộ
2 Ban kỹ thuật nghiệp vụ ISO 17025
1. Biên soạn các tiêu chuẩn, hướng dẫn, quy trình ựể quản lý PTN.
2. Xúc tiến và theo dõi tiến ựộ dự án ISO 17025 3. Cập nhật các thông tin về luật, nghị ựịnh, về các hoạt ựộng trong PTN, cũng như các yêu cầu khác. 4. Cập nhật các phương pháp phân tắch mới 5. Lưu trữ các hồ sơ liên quan ựến hệ thống quản lý PTN. 6. Xem xét cải tiến hệ thống quản lý PTN 3 Sinh viên 1. Hiểu ựược chắnh sách quản lý của PTN 2. THực hiện những quy ựịnh hướng dẫn tiêu
chuẩn và các quy trình quản lý do PTN ựề ra.
4.4.3. Hệ thống quản lý
PTN chuyên về lĩnh vực phân tắch các chỉ tiêu ựất, nước, không khắ, vi sinh môi trường, ựộc học môi trườngẦ
PTN luôn luôn cải tiến hệ thống quản lý, các phương pháp phân tắch, nhằm ựảm bảo mối quan hệ hợp tác giữa các PTN và với các tổ chức khác, hỗ trợ cho các giáo viên, sinh viên tham gia nghiên cứu, giảng dạy và học tập trong PTN.
PTN cam kết thực hiện các ựịnh hướng:
Không ngừng cải tiến liên tục hệ thống quản lý, tìm hiểu các phương pháp phân tắch mới, nhằm ựưa ra các kết quả có ựộ chắnh xác cao.
đảm bảo tắnh chắnh xác các kết quả do PTN ựưa ra.
Luôn luôn nâng cao trình ựộ phân tắch nhằm tạo ra các kết quả ựáng tin cậy cho các công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên, giảng viên trong khoa, cũng như các tổ chức bên ngoài.
PTN ựảm bảo chắnh sách này ựược thông tin ựể toàn thể nhân viên trong PTN hiểu rõ và cùng nhau thực hiện có hiệu quả, nhằm ựưa PTN ngày càng phát triển mạnh. Lãnh ựạo PTN cam kết xây dựng, thực hiện và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.
Tổ chức các lớp tập huấn cho nhân viên, sinh viên ựể duy trì một ựội ngũ có ựủ năng lực và ý thức về an toàn sức khỏe và trình ựộ kỹ thuật phân tắch.
đảm bảo an tòn sức khỏe cho nh6an viên, sinh viên làm việc trong PTN thông qua các hành ựộng phòng ngừa và kiểm soát sự cố.
4.4.4. Hệ thống tài liệu quản lý PTN
Hệ thống quản lý PTN ựược thiết lập và thể hiện qua việc xây dựng, áp dụng và duy trì một hệ thống văn bản ựáp ứng các yêu cầu ựảm bảo phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn, chắnh sách và phù hợp với thực tế hoạt ựộng của PTN
Hệ thống văn bản quản lý của PTN gồm 4 cấp
Hình 4.1. Hệ thống văn bản PTN
4.4.4.1. Tài liệu nội bộ
Tài liệu nội bộ là những tài liệu do PTN soạn thảo và ban hành như: Sổ tay quản lý Các quy trình tiến hành trong PTN Sổ tay quản lý Sổ tay quy trình Tài liệu hỗ trợ Hồ sơ - Các tiêu chuẩn quốc tế - Các tiêu chuẩn quốc gia
Các tài liệu, quy trình hỗ trợ các hướng dẫn và biểu mẫu có liên quan ựến các phương pháp phân tắch.
Những hướng dẫn áp dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 17025 : 2001
a. Sổ tay quản lý
Là tài liệu cơ bản của hệ thống quản lý PTN, trong ựó trình bày tổng quát về hoạt ựộng của PTN và bao gồm các yêu cầu của ISO 17025 : 2001 ựược thực hiện tại PTN.
b. Quy trình
Sổ tay quy trình là tài liệu mô tả các bước cần thực hiện ựể hoàn tất một quá trình. Các quy trình có nội dung phù hợp và thống nhất với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 17025 : 2001, phù hợp với thực tế và có thể tham chiếu tới các tài liệu hướng dẫn.
c. Tài liệu hỗ trợ
Bao gồm các văn bản ựược trình bày dưới dạng các tài liệu kỹ thuật, các tiêu chuẩn, catalogue các máy móc sử dụng trong PTN, các hướng dẫn lưu trữ và bảo quản hóa chất của nhà sản xuất.
d. Biểu mẫu
Biểu mẫu là các tài liệu ựược dùng ựể ghi lại kết quả thực hiện theo quy ựịnh của sổ tay quản lý, các quy trình và các tài liệu hỗ trợ
Các biểu mẫu ựược quản lý riêng và ựược liệt kê trong sổ tay quản lý.
e. Hồ sơ
Hồ sơ là các tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan về các hoạt ựộng ựã ựược thực hiện hay các kết quảựã ựạt ựược.
4.4.4.2. Tài liệu bên ngoài
Tài liệu bên ngoài là những tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có liên quan ựến hoạt ựộng của PTN như các các tài liệu kỹ thuật, các tiêu chuẩn quy ựịnh của nhà nước, tiêu chuẩn quốc tế.
4.4.4.3. Kiểm soát tài liệu
PTN ựảm bảo thiết lập và duy trì các thủ tục kiểm soát tất cả các tài liệu thuộc hệ thống quản lý (các tài liệu nội bộ hoặc có nguồn gốc từ bên ngoài) như:các chế
ựịnh, tiêu chuẩn, tài liệu chuẩn hóa khác, phương pháp thử và/hoặc hiệu chuẩn cũng như các bản vẽ, phần mềm, qui ựịnh kĩ thuật, hướng dẫn và sổ tay.
Tài liệu ựược xét duyệt ựược ựảm bảo rằng:
Các bản ựược phê duyệt của các tài liệu luôn sẵn có ở tất cả những nơi thực hiện các hoạt ựộng của PTN.
định kỳ xem xét và sửa ựổi ựểựảm bảo rằng các tài liệu phù hợp và tuân thủ theo các yêu cầu ựược áp dụng.
Các tài liệu không còn hiệu lực hoặc lỗi thời bị thu hồi ở các nơi ban hành hoặc sử dụng
Tài liệu của hệ thống quản lý do PTN ban hành ựược nhận biết rõ ràng bao gồmngày ban hành và/hoặc lần sửa ựổi, ựánh số trang, tổng số trang. PTN thiết lập thủ tục miêu tả cách thức thực hiện và kiểm soát các thay ựổi
trong tài liệu và ựược lưu giữ trong hệ thống máy tắnh.
4.4.4. Xem xét các yêu cầu, ựề nghị và hợp ựồng
PTN xây dựng và duy trì thủ tục xem xét các yêu cầu, mời thầu và hợp ựồng. Chắnh sách và thủ tục xem xét ựể quyết ựịnh hợp ựồng về thử nghiệm
và/hoặc hiệu chuẩn ựảm bảo rằng:
Các yêu cầu, bao gồm cả phương pháp sử dụngựược xác ựịnh ựầy ựủ, lập thành văn bản
PTN ựảm bảo có năng lực và nguồn lực ựáp ứng mọi yêu cầu.
Phương pháp phân tắch có khả năng ựáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Việc xem xét cũng ựược áp dụng cho mọi công việc thuộc hợp ựồng phụ của PTN.
Khách hàng luôn ựược thông báo về mọi thay ựổi so với hợp ựồng.
4.4.5 Hợp ựồng phụ về thử nghiệm và hiệu chuẩn
PTN ựảm bảo rằng các công việc luôn ựược giao cho nhà thầu phụ có năng lực thực hiện.
PTN sẽ thông báo cho khách hàng bằng văn bản về thoả thuận có sử dụng hợp ựồng phụ và phải có ựược sựựồng ý của khách hàng tốt
PTN luôn lưu giữ bản danh sách ựăng kắ tất cả các nhà thầu phụ hồ sơ chứng minh các nhà thầu phụ phù hợp với tiêu chuẩn ựối với công việc ựược yêu cầu.
4.4.6 Mua dịch vụ và ựồ cung cấp
Xây dựng chắnh sách và thủ tục về lựa chọn và mua các dịch vụ và ựồ cung cấp có ảnh hưởng ựến chất lượng phân tắch.
PTN ựảm bảo rằng ựồ cung ứng, thuốc thử và vật liệu tiêu thụựược mua sẽ ựược kiểm tra hoặc ựược xác nhận là ựã phù hợp với quy ựịnh kĩ thuật tiêu chuẩn hoặc các yêu cầu ựược quy ựịnh trong các phương pháp thử liên quan.. Hồ sơ về hoạt ựộng kiểm tra sự phù hợp, dữ liệu mô tả dịch vụ và nguồn
cung cấp ựược lưu giữ.
4.4.7. Dịch vụ ựối với khách hàng
PTN sẵn sàng hợp tác với khách hàng hoặc ựại diện của khách hàng ựể làm rõ các yêu cầu của khách hàng có liên quan ựến công việc ựược thực hiện nhưng luôn ựảm bảo ựược tắnh bảo mật ựối với khách hàng khác.
Việc trao ựổi thông tin với khách hàng, ựặc biệt khi khối lượng công việc nhiều,luôn ựược duy trì trong suốt thời gian thực hiện công việc. PTN sẽ thông báo cho khách hàng về sự chậm trễ hoặc có sai lệch lớn khi thực hiện
4.4.8. Kiểm soát việc thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn không phù hợp
PTN có chắnh sách và áp dụng thủ tục khi có bất cứ các kết quả nào của việc phân tắch, không phù hợp. Chắnh sách và thủ tục này ựảm bảo rằng:
Quy ựịnh trách nhiệm và quyền hạn quản lý ựánh giá mức ựộ công việc không phù hợp (như việc kiểm soát chất lượng, hiệu chuẩn thiết bị, kiểm tra các hóa chất, giám sát nhân viên, kiểm tra biên bản kết quả phân tắch, việc xem xét của lãnh ựạo và các cuộc ựánh giá nội bộ hoặc bên ngoàiẦ) và ựưa ra các hành ựộng khắc phục khi xác ựịnh ựược công việc không phù hợp Tiến hành thông báo cho khách hàng và thu hồi lại kết quả công việc không
4.4. 9 Cải tiến
PTN cam kết thường xuyên cải tiến năng lực của hệ thống quản lý thông qua chắnh sách quản lý, các kết quả ựánh giá, phân tắch dữ liệu, các hành ựộng khắc phục, phòng ngừa và xem xét của lãnh ựạo.
4.4.10 Hành ựộng khắc phục
PTN xác ựịnh các quyền hạn thắch hợp ựể thực hiện hành ựộng khắc phục khi xác ựịnh ựược công việc không phù hợp hoặc các sai khác so với chắnh sách và thủ tục của hệ thống quản lý hoặc các hoạt ựộng kĩ thuật.
Thủ tục về hành ựộng khắc phục của PTN bao gồm các phần sau: Xác ựịnh các nguyên nhân của việc không phù hợp
Tiến hành lựa chọn và thực hiện hành ựộng khắc phục có nhiều khả năng nhất ựể loại trừ vấn ựề tồn tại và ngăn chặn vấn ựềựó tái diễn. đồng thời, lập thành văn bản mọi thay ựổi do hành ựộng khắc phục. Theo dõi kết quả ựể ựảm bảo hành ựộng khắc phục ựã thực hiện là có hiệu lực. 4.4.11 Hành ựộng phòng ngừa Khi có cơ hội cải tiến hoặc nếu hành ựộng phòng ngừa là cần thiết thì thực hiện và theo dõi các kế hoạch hành ựộng, ựể giảm khả năng có thể xảy ra sự không phù hợp và tận dụng cơ hội cải tiến.
Thủ tục về hành ựộng phòng ngừa bao gồm các ựề xuất hành ựộng và kiểm soát ựể ựảm bảo các hành ựộng này có hiệu lực.
4.4.12 Kiểm soát hồ sơ
PTN thiết lập và duy trì các thủ tục ựể nhận biết, tập hợp, ựánh số, tiếp cận, lập file lưu trữ, duy trì và thanh lý các hồ sơ chất lượng và kĩ thuật (như: các quan trắc gốc, số liệu ựã xử lý và thông tin cần thiết ựể thiết lập cuộc ựánh giá, hồ sơ hiệu chuẩn, hồ sơ nhân viên và một bản sao của mỗi báo cáo thử nghiệm). Hồ sơ chất lượng phải bao gồm các báo cáo ựánh giá nội bộ và xem xét của lãnh ựạo cũng như hồ sơ của các hoạt ựộng phòng ngừa và hành ựộng khắc phục.
hoặc xuống cấp cũng như phòng ngừa mất mát, ựảm bảo tắnh bảo mật. Thời gian lưu giữ các hồ sơ phải ựược quy ựịnh. Hồ sơ lưu giữ trong máy tắnh và ngăn ngừa việc truy cập không ựược phép
Tất cả các thay ựổi trong các hồ sơ phải ựược chắnh người sửa chữa ký xác nhận hoặc viết tắt tên. Trong trường hợp hồ sơ ựược lưu giữ trong máy tắnh, phải có biện pháp tương xứng ựể tránh mất mát hoặc thay ựổi số liệu gốc.
4.4.13 đánh giá nội bộ
định kì thực hiện ựánh giá nội bộ các hoạt ựộng của PTN. Chương trình ựánh giá nội bộ ựề cập ựến tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý. Người phụ trách chất lượng có tráchnhiệm lập kế hoạch và tổ chức ựánh giá theo kế hoạch và theo yêu cầu của lãnh ựạo. Khi các phát hiện ựánh giá dẫn ựến nghi ngờ về hiệu lực hoạt ựộng hoặc tắnh chắnh xác, hoặc tắnh ựúng ựắn của các kết quả thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn thì PTN thực hiện ngay hành ựộng khắc phục và thông báo bằng văn bản cho khách hàng khi cần thiết
4.4.14 Xem xét của lãnh ựạo
Lãnh ựạo PTN ựịnh kì xem xét hệ thống quản lý của PTN và các hoạt ựộng theo kế hoạch và thủ tục ựã xác ựịnh (như: Sự thắch hợp của chắnh sách và các thủ tục, kết quả của ựánh giá nội bộ vừa qua, hành ựộng khắc phục và phòng ngừa, các cuộc ựánh giá của các tổ chức bên ngoài, các hoạt ựộng kiểm soát chất lượng, nguồn lực và ựào tạo nhân viênẦ) ựể ựảm bảo hệ thống này ựang tiếp tục thắch hợp, có hiệu lực, và ựểựưa ra những thay ựổi hoặc cải tiến cần thiết.
4.4.15. Các yêu cầu về kỹ thuật
4.4.15.1. Nhân sự
Lãnh ựạo PTN luôn ựảm bảo năng lực của tất cả những người vận hành các thiết bị cụ thể, những người thực hiện phân tắch, ựánh giá kết quả và ký duyệt báo cáo thử nghiệm.
Nhân viên trong PTN luôn ựảm bảo có trình ựộ, ựược ựào tạo, có kinh nghiệm phù hợp và có kiến thức về công việc thực hiện và kiến thức về các yêu cầu chung do luật pháp và cáctiêu chuẩn qui ựịnh.