1.1 Giới thiệu chung
Hàng xuất (theo cách gọi thông th−ờng của HKVN là hàng đi ) là tất cả những loại hàng hoá đ−ợc HKVN chấp nhận chuyên chở tà ng−ời gửi hay từ một đại lý để vận chuyển từ Việt nam ( sân bay đi ) đến mộtn−ớc hay một khu vực khác ( sân bay đến )
Dịch vụ hàng xuất là quá trình chăm sóc, bảo quản, phục vụ hàng hoá từ lúc nhận hàng hoá để chuyên chở đến khi hàng đã đ−ợc chuyển lên máy bay để vạn chuyển đến sân bay đến
Tất cả các loại hàng hoá xuất phải đ−ợc trải qua một qúa trình phục vụ gọi là phục vụ hàng xuất. Quy trình phục vụ hàng xuất của HKVN đ−ợc thực hiện dựa trên chuẩn mực quốc tế IATA. Quá trình phục vụ hàng xuất của hãng HKVN đều do 3 xí nghiệp th−ơng mại mặt đất đ−ợc đặt tại 3 san bay quốc tế Nội Bài, Tân Sơn Nhất và Đà nẵng đó là :
Xí nghiệp th−ơng mại mặt đất Nội Bài Xí nghiệp th−ơng mại mặt đất Tân Sơn Nhất Xí nghiệp th−ơng mại mặt đất Đà Nẵng
Hàng năm, khối l−ợng hàng hoá vận chuyển qua đ−ờng HKVN rất lớn và có xu h−ớng ngày càng tăng nhanh. Theo báo cáo sản luợng của ban nghiệp vụ hàng hoá xí nghiệp TMMĐ Nội bài thì khối l−ợng hàng đi ( khối l−ợng hàng xuất đã đ−ợc phục vụ ) từ tháng 1 năm 2000 đến tháng 10 năm 2002 nh− sau
Đơn vị : kgs Ghi chú:
Hãng quốc tế : Hàng hoá cuả các hãng hàng không quốc tế gửi qua đ−ờng HKVN VN Qtế : Hàng hoá vận chuyển đi quốc tế của HKVN
BK QT : Hàng b−u kiện vận chuyển đi quốc tế của HKVN
BK NĐ: Hàng b−u kiện vận chuyển trong nội địa của HKVN
2000 2001
Hàng
hoá Nội bài Gia lâm Pacific Tổng Nội bài
Gia Lâm Pacific Tổng
Hãng Qtế 2,227,368.88 232,94.50 - 2,463,910.98 - 45,485.00 - 2,114,944.73 VN Qtế 2,654,989.82 368,871.50 - 3,042,406.72 - 389,699.20 - 3,323,698.61 VN NĐ 6,944,592.58 90,211.00 1,267,201.30 8,310,456.68 - 64,693.00 - 11,939,519.10 BK QT 234,250.07 - - 234,250.07 - - - 221,959.98 BK NĐ 707,077. 29 - 2,161.00 709,238.13 - - - 755,498.08
Nguồn : Báo cáo sản l−ợng hàng đi, Ban nghiệp vụ, Phòng phục vụ hàng hoá Xí nghiệp TMMĐ Nội bài.năm 2001
Qua bảng số liệu trên có thể thấy đây là sản l−ợng hàng đi ( hàng xuất ) đ−ợc phục vụ tại các kho hàng sân bay miền Bắc năm 2000, 2001 của HKVN. Hàng hoá xuất tr−ớc khi đ−a lên máy bay đ−ợc phục vụ tại kho hàng Gia Lâm và Nội Bài. Trong bảng số liệu này có cả sản l−ợng hàng xuất đ−ợc phục vụ của hãng Pacific Airlines nh−ng hàng hoá của hãng này chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong tổng sản l−ợng hàng hoá. Sản l−ợng hàng hoá của HKVN gửi đi quốc tế và nội địa năm 2001 tăng hơn so với năm 2000 điều này có thể thấy rằng sản l−ợng hàng hoá vận chuyển đi ngày càng tăng nhất là hàng đi quốc tế.
Hàng của hãng quốc tế gửi qua đ−ờng HKVN năm 2001 giảm đi so với năm 2000. một trong những nguyên nhân là do số vụ bất th−ờng xảy ra của HKVN trong năm 2000 là nhiều nhất trong số các hãng hàng không đang kinh doanh khai thác trên thị tr−ờng Việt Nam nên khách hàng chuyển sang gửi hàng hoá đến các hãng khác đang kinh doanh khai thác trên thị tr−ờng Việt Nam.
2002 Hàng hoá
Nội Bài Gia lâm Pacific Tổng Hàng hãng Qtế - 23,589.50 - 3,567,488.35 VN quốc tế - 70,545.20 - 3,806,741.90 VN nội địa - 113,229.80 - 11,897,137.80 B−u kiện qtế - - - 146,922.63 B−u kiện NĐ - - - 795,922.35
Nguồn : Báo cáo sản l−ợng hàng đi, Ban nghiệp vụ, Phòng phục vụ hàng hoá Xí nghiệp TMMĐ Nội bài tháng 10 năm 2002
Bảng số liệu trên là sản l−ợng hàng đi đ−ợc phục vụ tại sân bay miền Bắc từ tháng 1 đến tháng 10 năm 2002. Qua bảng số liệu ta thấy chỉ trong 10 tháng năm 2002 tổng sản l−ợng hàng đi đ−ợc phục vụ ( bao gồm hàng quốc tế, VN Qtế ….) đều lớn hơn tổng sản l−ợng của cả năm 2001. Hàng hoá đ−ợc vận chuyển qua đ−ờng HKVN ngày càng tăng nhanh nên cần có sự đầu t− thích đáng để nâng cao chất l−ợng phục vụ hàng hoá và làm tăng hơn nữa sản l−ợng hàng hoá vận chuyển.
Thực tế quy trình phục vụ hàng xuất của HKVN hiện nay nh− sau : 1.2 Quy trình phục vụ hàng xuất
Quy trình phụcvụ hàng xuất thực tế tại các sân bay hiện nay gồm 3 b−ớc, đ−ợc thực hiện theo quy định của IATA
1.2.1 Chấp nhận hàng hoá
Quá trình chấp nhận hàng hoá là việc hãng HK sau khi nhận hàng từ ng−ời gửi phải kiểm tra hàng hóa xem có phù hợp với quy định vận chuyển hàng hoá hay không. Việc chấp nhận hàng hoá do một bộ phận đảm nhận gọi là bộ phận chấp nhận hàng hoá.
Sau khi nhận hàng hoá bộ phận này tiến hành kiểm tra :
• Nội dung của kiện hàng Trọng l−ợng
• Kích th−ớc
• Ph−ơng thức thanh toán
• Thiết bị phục vụ sân bay
• Loại máy bay
• Quy định về xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh
• Kiểm tra thực tế
Việc chấp nhận hàng hoá để chuyên chở phải tuân thủ những nguyên tắc chung, những nguyên tắc này do hãng hàng không đ−a ra theo quy định của IATA, những nguyên tắc đó là :
• Kiểm tra tình trạng hàng hóa tr−ớc khi giao hàng (Bất kì một dấu hiệu nào về sự h− hỏng hoặc máy móc phải đ−ợc báo cáo ngay trong lúc chấp nhận
• Kiểm tra số kiện hàng hoá đối chiếu với tài liệu bàn giao ( báo cáo ngay nếu có bất kì sự sai lệch nào )
• Kiểm tra kích th−ớc của từng kiện hàng xem hàng có nằm trong giới hạn vận hành của máy bay trên các chặng của hành trình mà ng−ời gửi hoặc đại lí yêu cầu không ( nhằm đảm bảo tốt quá trình chất xếp trên tất cả các chặng của hành trình và nhằm để tính kích th−ớc từng lô hàng )
• Kiểm tra nội dung hàng để xem hàng có nằm trong loại hàng nguy hiểm mà không đ−ợc khai báo hay không
• Kiểm tra xem tất cả kiện hàng đã đuợc dán nhãn, mác và đóng gói đúng quy cách ch−a, ( nhằm bảo vệ cho chính hàng hoá và bảo vệ cho máy bay, nhân viên phục vụ đồng thời xác định hàng và có kế hoạch phục vụ đặc biệt nếu hàng đó là loại hàng đặc biệt.
• Kiểm tra kích th−ớc và trọng l−ợng của lô hàng, sai lệch trọng l−ợng sẽ ảnh h−ởng đến sự an toàn của máy bay ( nhằm bảo vệ an toàn khi
vận chuyển, xác định trọng tải của sàn máy bay, phục vụ chất xếp các ph−ơng tiện cần chất xếp, nhằm tính giá c−ớc vận chuyển
• Bảo đảm hợp đồng phải đ−ợc lập và thời gian, ngày lập hợp đồng phải đuợc ghi lại
• Kiểm tra bản chất hàng hoá đã đ−ợc miêu tả có phù hợp với miêu tả ghi trong vận đơn hay không
1.2.2 Chất xếp hàng hoá
1.2.2.1 Tiêu chuẩn kỹ thuật chất xếp
Sau khi hoàn thành việc chấp nhận hàng hoá, nhân viên chất xếp sẽ tiến hành chất xếp hàng hoá lên sàn máy bay,thùng hoặc mâm, việc chất xếp phải đảm bảo đúng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật. các tiêu chuẩn này bao gồm :
C−ờng độ chất xếp sàn tối đa ( Maximum Floor Loading insensity ): Là giới hạn cho phép chất xếp lên sàn máy bay
Giới hạn này khống chế trọng l−ợng chất xếp lên một diện tích nhất định của sàn máy bay hoặc các thiết bị chất xếp ( thùng, mâm …)
C−ờng độ này đ−ợc xác định bởi mối quan hệ giữa trọng l−ợng và diện tích mà nó đ−ợc đặt lên
Đơn vị tính ( Kilograms trên m2 hoặc Square Foot ) Công thức xác định c−ờng độ của bất kì trọng l−ợng chất xếp nào là :
Insensity( C−ờng độ chất xếp ) = Trọng l−ợng của kiện hàng / Diện tích đáy tiếp xúc với mặt sàn
Chiều dài chất xếp tối đa ( Maximum Linear Load ):
Là giới hạn chiều dài cho phép chất xếp trong hầm hàng máy bay
Giới hạn này phụ thuộc vào trọng l−ợng chất xếp tối đa có thể đặt lên một khoảng chiều dài nhất định của hầm hàng
Đơn vị tính : Kilogram trên Inch ( kg/ inch ) Trọng l−ợng này đ−ợc xác định bởi công thức sau :
Chiều dài chất xếp của trọng l−ợng chất xếp là tổng chiều dài tiếp xúc của trọng l−ợng chất xếp
1.2.2.2 Nguyên tắc chất xếp
Việc chất xếp hàng hoá phải dựa theo nguyên tắc cụ thể, HKVN đ−a ra những nguyên tắc chất xếp nh− sau :
a.Nguyên tắc chung
• Vận chuyển hàng không là một trong những loại hình vận chuyển hiện đại nhất hiện nay. Để đảm bảo an toàn chung cho chuyến bay, cấu trúc của máy bay, ng−ời và tài sản trên máy bay, công việc chất xếp đòi hỏi phải đ−ợc sắp xếp khoa học và chính xác
• Sự chuẩn bị chu đáo các ph−ơng tiện phục vụ và việc chất xếp tải vào thùng, mâm cần đ−ợc coi trọng
b. Nguyên tắc chất xếp hàng rời.
• Chuẩn bị chu đáo các ph−ơng tiện để chất xếp
• Phải lót phía d−ới bằng nilon hoặc tấm chống −ớt để tránh hỏng hóc các thiết bị hoặc bị −ớt hàng hoá.
• Những kiện hàng to nặng phải đ−ợc xếp d−ới và phải xếp vào giữa để đảm bảo trọng tâm, những kiện hàng nhỏ phải đ−ợc xếp sát nhau, phải có sự liên kết với nhau để tránh nghiêng đổ và phải đảm bảo sao cho khoảng cách giữa kiện hàng còn lại ít nhất.
• Trong tr−ờng hợp tải trong thùng không đầy, cần dùng dây chằng để giữ tải trong thùng sao cho không bị nghiêng đổ trong quá trình vận chuyển.
• Tải phải đ−ợc xếp sao cho không v−ợt quá khuôn hình quy định của hầm hàng máy bay
• Khi chất xếp tải lên thùng, không xếp những kiện hàng nặng lên vách nghiêng của thùng và đảm bảo sao cho trọng tâm của tải nằm trong giới hạn thùng cho phép, tránh làm cho thùng bị nghiêng đổ trong quá trình di chuyển từ nơi đến điểm tập kết hay ra máy bay
• Đối với mâm có cánh ( Wings ) không đ−ợc xếp những kiện hàng nặng lên hai cánh
• Trong bất kì một tr−ờng hợp nào cũng không đ−ợc xếp v−ợt quá tải tối đa cho phép của mâm, thùng ( trọng tải tối đa cả bì )phải l−u ý rằng trong tr−ờng hợp không đ−ợc xếp tối đa trọng tải của thùng, mâm để phù hợp với giới hạn cho phép của máy bay
• Khi chất xếp tải xong cần phải đặc biệt l−u ý đến việc kết thúc chất xếp hàng ( chằng buộc l−ới, đóng chốt cửa …) mọi cố gắng trong khâu chuẩn bị và chất xếp đúng quy định có thể trở lên vô nghĩa nếu ở khâu cuối cùng việc đóng cửa thùng và gia cố l−ới mâm hàng không chuẩn xác. Đảm bảo rằng không tập trung quá vào cửa thùng để ảnh h−ởng đến việc đóng mở thùng đ−ợc dễ dàng
• Đối với cửa bạt phải đảm bảo tấm bạt cửa khong phình quá giới hạn cho phép
• Đối với mâm hàng chú ý khi phủ l−ới phải dàn đều theo đúng chiều quy định, l−ới không bị sờn rách. Phải kiểm tra l−ới, chằng, đặc biệt là những đầu thừa xem đã đ−ợc gia cố gọn gàng hợp lí hay ch−a.
• Chú ý khi chằng l−ới vào mâm hàng, không kéo quá căng làm cho thành mâm bị cong vênh gây khó khăn cho việc đ−a mâm hàng vào đúng vị trí khoá cố định trên sàn máy bay
1.2.2.3 Các loại điện chất xếp
Điện chất xếp là một bức điện bao gồm những tài liệuliên quan đến tình trạng chất xếp của hàng hoá đ−ợc gửi cho các sân bay đến và các bộ phận liên quan.
Sau mỗi chuyến bay việc gửi điện cho các sân bay đến và các bộ phận liên quan về tình trạng chất xếp của chuyến bay là hết sức cần thiết không thể thiếu đ−ợc.Các điện thông báo đều phải theo mẫu chung của IATA
a. Các loại điện chính trong chất xếp
• LDM ( Load Message ) Điện chất xếp
• CPM ( Container / Pallet Message ) Điện vị trí thùng mâm
• ( LMD ) và điện thùng mâm (CPM ) Cấu tạo và nội dung của một bức điện chất xếp
Cấu tạo chung của một bức điện bao gồm các phần cơ bản sau và đều theo các mẫu chuẩn của IATA
a.1.Địa chỉ liên hệ
• Địa chỉ của nơi nhận điện gồm 7 kí tự ( VD : SGNFNVN ) Trong đó :
• Ba kí tự đầu chỉ mã thành phố sân bay đi
• Hai kí tự tiếp theo chỉ nơi, bộ phận nhận điện
• Hai kí tự cuối cùng chỉ tên n−ớc của hãng hàng không gửi điện
• Địa chỉ nơi nhận điện th−ờng đ−ợc bắt đầu bằng các kí hiệu hai chữ và đ−ợc thống nhất thành hai mức độ thể hiện mức độ −u tiên của bức điện
Mức độ khẩn : QU
Mức độ thông th−ờng : QN, QK, QD … a.2.Nội dung điện LMD
Phần nội dung bao gồm : số hiệu chuyến bay ( Flight Number ), ngày bay (Date ), số hiệu đăng kí của máy bay (Aircraft Registration ), số ghế trên chuyến bay và tổ bay làm nhiệm vụ trên chuyến bay
Ngoài ra còn có thông báo phục vụ ( Supplementary Informaion ) dùng để diễn giải một số thông tin trong nội dung điện hay các chú ý cho ng−ời nhận điện
b. Một số kí hiệu sử dụng trong điện tín và chất xếp b.1 Kí hiệu một số
0 – No Volume Available ( Đã đ−ợc chất xếp đầy )
1 – 1/4 of the volume is available ( thùng hàng còn trống 1/4 thể tích ) 2 - 1/2 of the volume is available ( thùng hàng còn trống 1/2 thể tích ) 3 - 3/4 of the volume is available ( thùng hàng còn trống 3/4 thể tích )
b.2. Kí hiệu một chữ B ( Baggage ) Hành lí
C ( Cargo ) Hàng hoá
D ( Crew Baggage ) Hành lí tổ bay
F ( Fisrt Priority Baggage ) Hành lí −u tiên
N ( Nil ) Empty Position : No Item in Load : vị trí trống U ( Unserivable ULD ) thùng hỏng đi sửa chữa
X ( Empty ULD ) thùng mâm rỗng b3 Kí hiệu chất xếp đặc biệt
AVI ( Life Animals ) Động vật sống
DIP ( Dip Mail & Cargo ) Túi th− ngoại giao hay hàng ngoại giao EAT Thực phẩm, thức ăn
FIL ( Undevelop film ) phim ch−a tráng
FIEA ( Heavy Cargo ) Hàng nặng trọng l−ợng từ 150 kg trở lên HEG ( hatching eggs ) Trứng giống
HUM ( Coffin, Human remains ) Quan tài hay xác ng−ời ICE ( Dry Ice ) đá khô
NWP ( Newspaper ) Báo chí OHG ( Overhang ) Hàng quá khổ
PE (P, F, M, S, ) ( Persible Cargo ) Hàng dễ h− hỏng RCL ( Corrosive Material ) Chất ăn mòn
RFL ( Flamable Lipid ) Chất lỏng dễ cháy RFS ( Flamable Solid ) Chất rắn dễ cháy
RFW ( Dangerous When Wet ) Nguy hiểm khi gặp n−ớc RIS ( Infectious Substance ) Chất truyền nhiễm
RPB ( Poison ) Chất độc
RPG ( Poisonous Gas ) Khí độc 1.2.3 Phục vụ hàng xuất
1.2.3.1 Đặt chỗ cho lô hàng ( Cargo Rervation) a.Đặt chỗ cho lô hàng
Là việc gửi điện cho các điểm phục vụ nhằm thông báo những thông tin cần thiết về tình trạng của lô hàng để có thể phục vụ đ−ợc tốt và tận dụng đ−ợc trọng tải tối đa tránh đ−ợc rủi ro mất mát.
Sau khi hãng chuyên chở nhận đ−ợc yêu cầu của ng−ời gửi về lô hàng của họ hoặc sau khi đã nhận hàng tại các đại lí, ng−ời chuyên chở sẽ tiến hành đặt chỗ cho lô hàng nhằm đảm bảo cho lô hàng đ−ợc vận chuyển và phục vụ từ đầu đến điểm cuối theo lộ trình mà khách hàng đã yêu cầu.
Ngày nay l−ợng hàng hoá đ−ợc vận chuyển bằng đ−ờng hàng không ngày càng tăng vì thế việc đặt chỗ tr−ớc lại càng trở lên cần thiết.Lô hàng nếu không đ−ợc đặt chỗ cho các chặng tiếp theo thì sẽ gặp nhiều trở ngại đặc biệt các điểm chuyển tiếp, có thể sẽ không đ−ợc chuyển tiếp trên chặng sau
Đối với hàng sự đặt chỗ trên tất cả các chặng của lộ trình ( đối với hàng hoá có giá trị lớn đ−hoá đặc biệt thì tuyệt đối không đ−ợc nhận chuyên chở nếu không có ng−ời gửi kê khai với nhà chuyên chở thì ngoài việc đặt chỗ cho lô hàng nhất thiết phải có sự đồng ý tiếp nhận tại điểm đến để đảm bảo an toàn kho tàng, các trang thiết bị về an ninh và sự đồng ý của ng−ời nhận
b. Những thủ tục cần làm khi đặt chỗ cho lô hàng
Sau khi khách hàng đ−ợc chấp nhận và đã chọn đ−ợc tuyến đ−ờng phù hợp, b−ớc tiếp theo là đặt chỗ trên chuyến bay đã chọn. Trên thực tế những lô hàng khác nhau đòi hỏi phải có sự phục vụ đặc biệt, chấp nhận tuyến đ−ờng đều phụ thuộc vào việc đã đặt chỗ tr−ớc với hãng vận chuyển
Để lo liệu việc này, khách hàng phải đến với các đại lí hoặc đến thẳng hãng hàng không, còn các đại lí hoặc tổng đại lí của hãng vận chuyển có ba cách đặt nh− sau
Bằng điện thoại Bằng Fax
Bằng máy tính nối mạng với hãng vận chuyển
• Đặt chỗ cho lô hàng phải cung cấp cho hãng vận chuyển các thông tin sau Số vận đơn
Số cân Tên hàng
Kích cỡ và tỷ trọng hàng hóa