3.1 Khái niệm và phân loại hàng đặc biệt
Hàng đặc biệt là thuật ngữ chung cho những lô hàng có những hạn chế về bản chất giá trị, kích th−ớc, trọng l−ợng nên đòi hỏi phải có quy trình phục vụ đặc biệt nhằm đảm bảo an toàn chung cho máy bay, các thiết bị phục vụ, nhân viên phục vụ cũng nh− các hàng hoá khác và chính bản thân hàng hoá đó
• Phân loại hàng hoá đặc biệt
Có nhiều hàng hoá đặc biệt th−òng xuyên đ−ợc vận chuyển qua đ−ờng hàng không. Mỗi lô hàng có những đặc tính riêng, có ký hiệu ba chữ ( 3 letter code )để dễ dàng nhận biết trên nhãn cũng nh− trên hàng hoá
AVI ( Life Animal ): Động vật sống
DIP ( Dip Mail & Cargo ) :Túi th− ngoại giao hay hàng ngoại giao EAT : Thực phẩm thức ăn
FIL ( Undevelop Film ): Phim ch−a tráng
HEA ( Heavy Cargo ): Hàng nặng, trọng l−ợng từ 150 kg trở lên HEG ( Hatching eggs ): Trứng giống
HUM ( Coffin, Humain Remains ) :Quan tài hay xác ng−ời ICE ( Dry Ice ): Đá khô
LHO ( Life Human Organ ): Máu t−ơi hay bộ phận cơ thể NWP ( Newspaper ) :Báo chí
OHG ( Overhangs ) :Hàng quá khổ
PE ( R,F, M, P, S ) Perishable Cargo : Hàng dễ h− hỏng SHL ( Drugs Intended to save human life ): Thuốc tân d−ợc Các loại hàng hoá nguy hiểm nh− :
Chất nổ Khí
Chất lỏng dễ cháy Chất rắn dễ cháy
Các chất oxy hoá,các hợp chất axit hữu cơ Chất độc và chất lây nhiễm
Chất ăn mòn
Phục vụ hàng hoá tại sân bay đều đ−ợc chia thành 2 luồng, luồng hàng đi và luồng hàng đến, trong đó đã bao gồm cả các loại hàng hoá đặc biệt. Theo −ớc tính của HKVN thì số l−ợng hàng đặc biệt đi và đến chiếm khoảng 15% tổng số l−ợng hàng hoá hàng năm. Do tính chất của hàng hoá đặc bịêt nên cần có sự chăm sóc, bảo quản đặc biệt. Hàng đặc biệt đ−ợc phục vụ theo những quy trình duới đây dựa theo quy định hiệu lực của IATA, TCT HKVN h−ớng dãn số HD/PVHH 1022 -> 027, luật hàng không Việt Nam 21/12/1991, điều lệ vận chuyển hàng hoá quốc tế của TCT HKVN ban hành ngày 27/07/1993
3.2 Phục vụ hàng quan tài
Khái niệm :
Hàng quan tài là loại hàng hoá có tác động về mặt tâm lý, vận chuyển loại hàng này cần khẩn cấp và tế nhị
Xác ng−ời có thể đ−ợc chuyên chở d−ới dạng đã hoả táng hoặc ch−a hoả táng ( xác để trong quan tài )
Vận chuyển hàng quan tài phải luôn tuân thủ các quy định về xuất khẩu,trung chuyển,nhập khẩu quan tài của các chính phủ cũng nh− của hãng vận chuyển
3.2.1 Thủ tục chấp nhận Chấp nhận tài liệu
• Ng−ời gửi có trách nhiệm cung cấp tất cả các giấy chứng nhận, giấy phép có liên quan do nhà chuc trách của n−ớc xuất khẩu, trung chuyển và n−ớc nhập khẩu yêu cầu
• Hàng hoá là xác ng−ời phải có giấy chứng tử của chính quyền
• Đối với xác ng−ời đã hoả táng cũng phải có giấy xác nhận hoả táng
• Một số n−ớc yêu cầu đối với việc nhập xác ng−ời,các tài liệu này phải đ−ợc chứng nhận ( về mặt pháp lí ) của đại diện ngoại giao của n−ớc đó đóng tại địa ph−ơng
Chấp nhận hàng
Kiểm tra bao bì đóng gói
• Xác ng−ời đã hoả táng (Cremated ) phải đ−ợc đặt trong những bình đựng tro chuyên dụng của nhà tang lễ, phải đ−ợc bọclót cẩn thẩn tránh vỡ
• Xác ng−ời ch−a hoả táng ( Un – Cremated or Coffin ) phải đóng gói ít nhất là hai lớp
Lớp trong : Quan tài bằng trì,kẽm, yêu cầu phải kín Lớp ngoài : Quan tài bằng gỗ, có tay cầm ở ngoài
Lớp ngoài cùng có thể sử dụng tấm vải bạt hoặc vải dầu không thấm n−ớc bọc bên ngoài quan tài gỗ để tránh h− hỏng và tránh lộ nội dung của hàng
Quan tài phải đ−ợc kiểm tra xem có bị h− hỏng hay bị hở không
Một số yêu cầu xác ng−ời trong quan tài phải là xác −ớp. Tuỳ theo quy định của từng n−ớc mà nhân viên phục vụ phải kiểm tra cẩn thận tr−ớc khi nhập lô hàng để chuyên chở
Kiểm tra kích th−ớc
Kiểm tra kích th−ớc của quan tài xem có phù hợp với máy bay khai thác hay không
Dãn nhãn hàng hoá
Nhận diện lô hàng : Yêu cầu phải có thông tin sau Tên của ng−ời chết
Tên và địa chỉ của ng−ời nhận Số không vận đơn
Điểm đến
Ngoài nhãn nhận diện lô hàng, không yêu cầu có thêm nhãn nhận diện nào khác
3.2.2 Phục vụ hàng quan tài
Chất xếp
• Xác ng−ời thuộc hàng nặng nên phải đ−ợc chất xếp theo nguyên tắc chất xếp hàng nặng
• Không đ−ợc để lẫn hoặc chất trên cùng một ULD với các hàng thu gom khác ( trừ tr−ờng hợp toàn bộ lô hàng thu gom đều là xác ng−ời
• Phải luôn đặt vị trí nằm ngang ( horizontal position )
• Phải đ−ợc chất xếp ở nơi thoáng ( nếu xếp trong kho )
• Không đ−ợc đặt ở vị trí cao, không đ−ợc xếp chồng các hàng hoá khác lên trên
• Phải xếp cách ly với Động vật sống Thực phẩm
Xác ng−ời đã hoả táng ( tro ) có thể đ−ợc phục vụ nh− đối với hàng thông th−ờng, chỉ cần chú ý tránh làm vỡ bình đựng tro
Tài liệu chuyến bay
• Các tài liệu bắt buộc ( giấy chứng nhận, giấy phép … ) của lô hàng phải đính kèm không vận đơn
• Không vận đơn phải :
Bảo đảm có tên và địa chỉ đầy đủ, chính xác của ng−ời gửi,ng−ời nhận và tên đầy đủ của ng−ời chết
Những tài liệu đi kèm với không vận đơn và bất kỳ thông tin phục vụ khác sẽ đ−ợc ghi chú vào ô ‘ thông tin phục vụ ‘( Handling Information ) trên không vận đơn
• Những chi tiết của lô hàng xác ng−ời ( số không vận đơn,vị trí chất xếp ) phải điền đầy đủ trong bản NOTOC ( thông tin chất xếp đặcbiệt cho cơ tr−ởng ) và Cargo Manifest ( bản danh sách hàng hoá ) sử dụng ký hiệu phục vụ đặc biệt “ HUM “ trên các tài liệu này
Giao hàng
• Thông báo mọi chi tiết của lô hàng cho ng−ời nhận
• Kiểm tra thời gian máy bay dự định hạ cánh tạo thuận lợi cho ng−ời nhận nhận hàng nhanh chóng
• Sau khi thông báo những chi tiết về hàng đến, tiến hành hoàn tất mọi thủ tục tài liệu theo quy định
• Giúp đỡ ng−ời gửi hoàn thành thủ tục hải quan
• Làm thủ tục bàn giao mọi tài liệu cùng lô hàng cho ng−ời nhận theo trình tự giao hàng
3. 3 Phục vụ hàng nặng quá kích cỡ
Khái niệm :
Hàng nặng là loại hàng có trọng l−ợng quá 150 kgs, thậm chí có thể cao hơn hay thấp hơn tuỳ thuộc vào hãng chuyên chở áp dụng. Trọng l−ợng tối đa cho phép đối với mỗi loại hàng nặng này phụ thuộc vào máy bay những ph−ơng tiện của sân bay và thời gian đi tại sân bay theo lịch trình của máy bay.
3.3.1 Thủ tục chấp nhận
• Kiểm tra trọng l−ợng chính xác của từng kiện hàng để xác định
Kiện hàng đó có giới hạn chất xếp lên sàn ULD và / hoặc máy bay hay không Kiện hàng có cần phải sử dụng ván kê, xe xúc, xe nâng hay không
Có cần phải cử dụng dây chằng hay không bao nhiêu dây chằng thì phù hợp
• Kiểm tra kích th−ớc : đo chiều dài, chiều rộng, chiều cao tối đa của lô hàng để xác định kiện hàng có vừa vào cửa ULD và/ hoặc hầm hàng của máy bay hay không
• Kiểm tra bao bì đóng gói
Hàng nặng và quá kích cỡ nh− máy móc, xe vận hành, những sản phẩm bằng thép phải đóng gói sao cho dễ vận chuyển có nghĩa là hàng phải đ−ợc lắp đặt trên một mặt phẳng để dễ dàng nâng lên đ−ợc
Một số hãng hàng không không chỉ chấp nhận chuyên chở những máy móc lớn đã tháo rời
Các loại xe tự hành với động cơ đốt trong nh− ô tô xe máy phải tháo sạch xăng tr−ớc khi vận chuyển vì xăng dầu xe máy là những nguyên liệu dễ gây cháy nổ
Những loại xe có hệ thống ắc quy −ớt hay khô thì yêu cầu ắc quy phải ngắt điện, đóng gói riêng
Dán thẻ, nhãn, huớng dẫn phục vụ
Nhãn : Heavy ( HEA ) hàng nặng hoặc và Nhãn Fragile :dễ vỡ hoặc và
Nhãn chỉ theo chiều mũi tên : This way up 3.3.2 Phục vụ hàng nặng quá kích cỡ
Chuẩn bị ph−ơng tiện
• Dây chằng :
• Ván kê ( đặc biệt với các loại hình hàng hoá nh− động cơ,mô tô, máy bơm có bề mặt tiếp xúc với sàn ULD và sàn máy bay không đồng đều phải sử dụng tấm gỗ lót hay ván nâng để lót phía d−ới các điểm tiếp xúc, chia đều trọng l−ợng
• Xe xúc, xe nâng Chất xếp
• Phải xếp trên mâm ( Pallet ) và phải chằng buộc tr−ớc khi cho lên khoang hàng của máy bay
• Không xếp những kiện hàng nặng vào thùng LD3 và thùng DQF, DPE
• Khi chất xếp rời phải đặc biệt chú ý tới giới hạn trọng l−ợng cho phép chất xếp lên hầm hàng và sàn máy bay
• Sử dụng ván kê để tăng diệntích tiếp xúc giữa vật chất xếp và khoang hàng để phân bố đồng đều trọng l−ợng
• Phải xếp những kiện hàng nặng vào vị trí chất xếp trọng tâm của ULD
• Chú ý tránh làm hỏng, vỡ phần linh kiện nhỏ hoặc các bộ phận phụ tạo
• Kiểm tra các điểm có thể sử dụng móc nâng hàng
• Chất xếp các loại hàng có dạng hình ống ( pipes ) ống chất xếp rời ( bulk )
• ống phải đ−ợc chằng buộc đảm bảo tránh không để lăn trong quá trình bay
• Do l−ới ngăn hầm hàng không thê giữ cố định đ−ợc ống nên có thể sử dụng dây chằng hoặc dây thừng có móc trực tiếp vào miệng ống đồng thời sử dụng các đai giữ
• Do chiều dài của ống có thể v−ợt quá chu vi của mâm lên khi chất xếp phải chú ý không để phần ống nhô ra ngoài mâm để va đập vào sàn máy bay và chốt hầm hàng.Có thể sử dụng tấm đệm hoặc giá kê, Pallet bằng gỗ để nâng cao khoảng cách giữa ống và sàn máy bay
• Khi chất xếp trên mâm với số l−ợnglớn ống phải đ−ợc chằng buộc chắc chắn bằng các dụng cụ thích hợp nh− : đai, dây chằng, tấm chắn ở hai đầu để ngăn không cho ống lao lên phía tr−ớc hoặc dồn về phía sau ( đặc biệt khi máy bay cất hạ cánh ) tránh làm hỏng vách ngăn hầm hàng hoặc chốt chèn ngang
Tài liệu
Phải điền ký hiệu HEA hoặc BIG hoặc OHG (Overhangs)và các chi tiết của lô hàng vào
Ô thông tin phục vụ trên vận đơn Bản danh sách hàng hoá
NOTOC ( Bản thông báo chất xếp gửi cho cơ tr−ởng ) H−ớng dẫn chất xếp (LIR)
3. 4 Phục vụ hàng quý hiếm
Khái niệm :
Là loại hàng hoá đặc biệt có giá trị nên đòi hỏi hình thức làm hàng đặc biệt. Các loại hàng quý hiếm gồm những loại sau :
Thuốc cứu sinh mệnh : đ−ợc −u tiên l−u thông và th−ờng đ−ợc thông báo gấp để di chuyển vì đó là yêu cầu thuốc men cho một ng−ời riêng biệt ở thời gian riêng biệt,khác với thuốc “ cứu ng−ời bệnh “ dùng cho một số thuốc giá trị y tế cao. Thuốc nguy hiểm
Mẫu bệnh lý
B−u th−, báo và phim mới
Hàng dễ tổn thất đặc biệt là dễ hỏng dễ mất cắp nh− mẫu công nghiệp hay kiến trúc.
3. 4.1 Chấp nhận hàng, xuất hàng, làm tài liệu
• Tiếp nhận bản khai báo gửi hàng cua khách Kiểm tra tài liệu cần thiết đi kèm lô hàng Hoá đơn hàng hoá
Giấy phép xuất nhập hàng
Nếu tài liệu không hợp lệ thì từ chối nhận hàng
• Kiểm tra trọng l−ợng, kích th−ớc của từng lô hàng
• Xác định hàng qúy hiếm theo thông báo của hãng vận chuyển
• Kiểm tra tình trạng bên ngoài của lô hàng Bao bì đóng gói phải kín, chắc chắn
Kiện hàng phải đ−ợc đánh dấu đầy đủ tên và địa chỉ của ng−ời gửi, ng−ời nhận Nhãn nhận diện của lô hàng phải bao gồm các thông tin sau
Số không vận đơn Điểm đến
Số kiện, trọng l−ợng của các kiện
Không đ−ợc đánh dấu hoặc vẽ hình lên kiện hàng để chỉ ra rằng đó là hàng quý hiếm
Kiểm tra dấu niêm phong trên từng kiện hàng
Nếu lô hàng không đủ điều kiện chấp nhận thì không chấp nhận và yêu cầu khách hàng bổ xung, hoàn thiện
• Nếu hàng chuyển đi ngay thì xếp hàng lên Container chuyên dụng
• Khoá cửa niêm phong Container
• Lập Cargo Manifest / NOTOC
• Bàn giao hàng cho bộ phận áp tải hàng ra máy bay. Yêu cầu có kí xác nhận giữa hai bên ( chấp nhận hàngvà phải áp tải hàng ) vào phiếu chuyển giao hàng xuất
• Điện báo lô hàng quý hiếm cho các bộ phận / sân bay liên quan 3.4.2 áp tải hàng
áp tải hàng đi
• Nhận thông tin lô hàng quý hiếm từ bộ phận chấp nhận hàng
• Cập nhật giờ cất cánh chính thức của máy bay
• Nhận hàng, chìa khoá Container chứa hàng quý hiếm từ bộ phận chấp nhận hàng kí nhận
• Kết hợp cùng bộ phận an ninh, áp tải hàng ra máy bay
• Chuyển hàng vào Container của máy bay / khoá/ ký bàn giao với hãng chuyên chở hoặc phòng tài liệu h−óng dẫn chất xếp vào bản chuyển giao hàng xuất
• Theo dõi hàng cho đến khi máy bay cất cánh áp tải hàng đến
• Nhận thông tin lô hàng quý hiếm từ bộ phận xử lý thông tin hàng nhập,đại diện các hãng vận chuyển SITATEX
• Cập nhật giờ hạ cánh chính thức của máy bay
• Chuẩn bị Container chứa hàng quý hiếm
• Nhận chìa khoá Container của máy bay từ tổ tr−ởng áp tải
• Đón hàng tại máy bay
• Mở khoá Container của máy bay để nhận hàng
• Kiểm tra chi tiết tình trạng bao bì, niêm phong, số l−ợng,trọng l−ọng của lô hàng
• Trả hàng cho khách nếu khách hàng đ−ợc phép nhận hàng tại máy bay và đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục hải quan, hàng không theo phiếu xuất kho
• Bàn giao chi tiết tình trạng lô hàng cho bộ phận kiểm tra hàng nhập ký bàn giao
3.4.3 Kiểm tra hàng
• Nhận bàn giao từ bộ phận áp tải / ký nhận
• Kiểm tra chi tiết tình trạng lô hàng : bao bì, trọng l−ợng
• Xếp hàng vào vị trí đặc biệt bảo quản trong kho 3.4 4 Trả hàng cho khách
• Làm thủ tục trả hàng cho khách
• Thu các khoản c−ớc phí khách hàng phải thanh toán
• Trả hàng cho khách theo đúng phiếu xuất kho
• Đề nghị khách hàng ký nhận
• L−u phiếu xuất kho
• Thông báo cho các bên liên quan về lô hàng đã đ−ợc phục vụ
3. 5 Hàng túi th− ngoại giao
3.5.1 Phân biệt các loại túi th−
• Túi th− không ngoại giao có ng−ời đi kèm
Loại túi này đ−ợc lập không vận đơn ( AWB ) và đ−ợc chuyển nh− hàng hoá đặc biệt ( đ−ợc liệt kê trong bảngCargo Manifest )
• Túi th− ngoại giao có ng−ời đi kèm
Loại túi này có tính chất quan trọng hơn nên đòi hỏi phải có một nhân viên ngoại giao đi kèm để giám sát và bảo vệ. Thông th−ờng thì không phải lập không vận đơn cho các loại túi này ( nh−ng ở một số hãng loại túi th− này vẫn phải lập vận đơn và phải ghi trong bản Cargo Manifest ) vì các lý do chi phí cao nên ngày nay các chính phủ ít sử dụng loại túi th− này
• Kiểm tra tình trạng của các túi th− ( không bị h− hại hoặc có dấu hiệu h− hại nh− −ớt, rách hoặc chắp vá )
• Kiểm tra dấu niêm phong
• Kiểm tra nhãn đ−ợc dãn trên miệng túi th− với đầy đủ các chi tiết Tên ng−ời gửi
Nơi gửi Nơi đến -
Tên cơ quan nhận ( túi th− không đ−ợc gửi bằng tên cá nhân) Trọng l−ợng
Số túi
• Kiểm tra trọng l−ợng của túi đối chiếu với nhãn của túi
• Đối chiếu các chi tiết trên nhãn và trên không vận đơn bằng văn bản Tài liệu
Không vận đơn
Trên không vận đơn phải đ−ợc ghi rõ những thông tin cần thiết Tên cơ quan và nơi gửi
Tên cơ quan và nơi nhận ( vì đặc điểm cơ bản và tính chất của túi th− nên tên ng−ời nhận túi th− trên không vận đơn không đựơc phép là tên cá nhân)
Số seri của túi th− ( nếu có )
Tên đặc điểm và địa chỉ cả nơi đến, những chỉ dẫn đặc biệt về lộ trình vận chuyển của túi th−
Phải có chữ kí của ng−ời gửi và ng−ời xuất không vận đơn ( hợp đồng có hiệu lực )
Bản danh sách hàng hoá
Túi th− phải đ−ợc ghi trong bản danh sách hàng hoá và phải chỉ rõ ký hiệu code đặc biệt cho túi th− ngoại giao trong bản danh sách hàng hoá