Theo chế độ kế toán quyết định đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh tồn tại 4 hình thức sổ kế toán .
Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký chung Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức nhật ký chứng từ
Để phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động, phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, Công ty XNK Ninh Bình đã lựa chọn hình thức nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Hình thức sổ này vừa tuân thủ các chế độ kế toán tài chính do bộ tài chính phát hành, vừa vận dụng linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Hình thức này tạo điều kiện cho Công ty cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian thuận tiện cho việc phân công lao động phòng kế toán, đảm bảo cho sự lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhận thấy đợc sự thuận tiện của chế độ kế toán mới khả năng lu trữ xử lý thông tin của máy tính điện tử, Công ty đã áp dụng phần mền kế toán trong công tác kế toán.
Theo hình thức nhật ký chung, hình thức sổ kế toán Công ty sử dụng bao gồm 2 sổ kế toán riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái. Sổ kế toán chi tiết đợc mở cho tất cả các tài khoản cấp I, cần theo dõi chi tiết và yêu cầu quản lý của Công ty.
* Sổ kế toán chi tiết của Công ty bao gồm : - Sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu - Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay - Sổ chi tiết chi phí
- Sổ chi tiết thanh toán
- Sổ thẻ TSCĐ : Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản. Trong chuyên đề về tổ chức công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty thì em áp dụng sổ thẻ TSCĐ.
* Sơ đồ hình thức sổ kế toán nhật ký chung ở Công ty XNK Ninh Bình
Sơ đồ khái quát chung cho tất cả các phần hành kế toán
(3) (1) (4) (2) (5) (6) (5) (7) (7) (8) (8)
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
(1). Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã đợc định khoản, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc nợ ghi trớc, có ghi sau. Một định khoản có bao nhiêu TK thì phải ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng.
(2). Căn cứ vào nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái các TK có liên quan.
(3). Riêng những chứng từ có liên quan đến tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. (4). Những chứng từ liên quan đến các đối tợng cần hoạch toán chi tiết thì đông thời đợc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
(5). Cuối tháng cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu lập các bảng tổng hợp chi tiết. Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
(6). Cuối tháng cộng các sổ cái TK, lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết có liên quan.
(7). Sổ cái sau khi đối chiếu khớp đúng đợc dùng để lập bảng đối chiếu số phát sinh cácTK.
(8). Cuối tháng căn cứ vào bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo kế toán (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo kết quả lu chuyển tiền tệ).
* Sơ đồ hình thức sổ kế toán nhật ký chung cho phần hành kế toán về TSCĐ hữu hình.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ.
(1)
(2)
(2)
Giải thích: Ghi ngày tháng (3) ()
(1). Hàng ngày căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ thẻ TSCĐ dùng để theo dõi và lập cho từng TSCĐ.
(2). Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ liên quan khác kế toán vào nhật ký chung.
(3). Căn cứ vào nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 211