toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Tư vấn Kế toán-Kiểm toán Việt Nam thực hiện
Thứ nhất, Hoàn thiện thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán và có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Nó giúp KTV thu thập được các thông tin cơ bản về khách hàng. Trên cơ sở đó, các KTV phần nào xác định được những rủi ro tiềm tàng ẩn chứa trong hoạt động của họ. Do vậy, giai đoạn này cần phải được soát xét một cách đầy đủ, thận trọng để đảm bảo cuộc kiểm toán có thể được thực hiện khả thi và hiệu quả.
Trên thực tế, thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán đã được Công ty xây dựng là tương đối phù hợp và đầy đủ, tuy nhiên các nội dung này lại chưa được hệ thống hóa trong các tài liệu cụ thể, chưa được hướng dẫn đào tạo đầy đủ cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Vì vậy, trong thời gian tới, Công ty cần chú trọng hoàn thiện việc xây dựng các quy định về quy trình soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm một cách có hệ thống, phải được Giám đốc phê duyệt và được công bố chính thức, được áp dụng trong toàn bộ Công ty. Việc xây dựng, hệ thống hóa lại quy trình soát xét này cần tập trung vào các nội dung sau:
Một là, Công ty cần có văn bản chính thức quy định việc tìm hiểu khách hàng là bắt buộc. Việc soát xét của thành viên Ban Giám đốc về các thông tin thu thập được phải được ký trên các giấy tờ làm việc trước khi ký kết hợp đồng kiểm toán.
Hai là, Kế hoạch kiểm toán cần phải được Công ty quy định cụ thể về việc lập, phê duyệt và phổ biến đầy đủ cho các thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán. Công ty nên tránh tình trạng thực hiện kiểm toán khi vừa ký hợp đồng hoặc thậm chí hợp đồng kiểm toán còn chưa ký. Việc làm này dẫn đến nhóm kiểm toán không có thời gian để lập và soát xét kế hoạch, các KTV trong nhóm đến khách hàng chưa hiểu yêu cầu, phạm vi và nội dung công việc. Việc kế hoạch kiểm toán không được lập sẽ dẫn đến việc soát xét khó có thể thực hiện được do bản thân người thực hiện soát xét cũng không nắm được yêu cầu đầy đủ của một kế hoạch kiểm toán gồm những nội dung gì. Do vậy soát xét lúc này chỉ mang tính hình thức.
Ba là, Các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán gồm: đánh giá mức độ trọng yếu, rủi ro, phân tích báo cáo tài chính, chương trình kiểm toán,… nhất thiết phải được chủ nhiệm kiểm toán soát xét và chủ nhiệm kiểm toán phải thể hiện đã thực hiện soát xét bằng chữ ký trên các kế hoạch kiểm toán
do các KTV lập. Trường hợp các kế hoạch kiểm toán do chủ nhiệm kiểm toán trực tiếp lập thì bắt buộc thành viên Ban Giám đốc phải soát xét và phê duyệt tất cả các nội dung trên kế hoạch kiểm toán đó. Kết quả soát xét cũng cần được hoàn thiện trước khi chuyển cho cấp bậc cao hơn soát xét hoặc trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán.
Thứ hai, Hoàn thiện thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, việc soát xét thường tập trung vào chủ nhiệm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán. Đối tượng soát xét là các giấy tờ làm việc của các KTV khác và trợ lý KTV trong nhóm kiểm toán. Tuy nhiên, như đã nhận xét ở trên, quy trình soát xét chất lượng kiểm toán trong giai đoạn thực hiện kiểm toán tại khách hàng chưa thật chặt chẽ. Công việc hướng dẫn, soát xét giấy tờ làm việc chưa được thể hiện trên các giấy tờ làm việc của đoàn kiểm toán. Công ty cũng chưa thiết kế mẫu biểu liên quan đến hoạt động soát xét giấy tờ làm việc của các trợ lý KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Công ty cần quy định cụ thể trong quá trình thực hiện soát xét, người thực hiện soát xét vẫn cần ghi rõ ngày tháng, ký trên các giấy tờ làm việc đã được soát xét. Đây là bằng chứng chứng minh việc soát xét đã được thực hiện, giúp cho chủ nhiệm kiểm toán, thành viên Ban Giám đốc phụ trách đánh giá mức độ thực hiện soát xét chi tiết để thực hiện việc soát xét tiếp theo một cách phù hợp. Kết quả mỗi lần soát xét được thể hiện trên bảng tổng hợp kết quả soát xét để người được soát xét theo dõi được việc các thành viên khác thực hiện hoàn thiện công việc được phân công. Ngoài chứ ký trên các giấy tờ làm việc được soát xét, bảng tổng hợp kết quả soát xét cũng là minh chứng cho việc soát xét đã được thực hiện đầy đủ và thực chất vì vậy Công ty nên thống nhất mẫu lập bảng tổng hợp kết quả soát xét của mình.
Thứ ba, Hoàn thiện quy trình soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo, cũng giống như các giai đoạn trước, nhìn chung các quy định về quy trình soát xét trong giai đoạn này là phù hợp. Tuy nhiên, Công ty vẫn phải hệ thống hóa thành văn bản chính thức các thủ tục soát xét trong giai đoạn này và thực hiện đào tạo hướng dẫn cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Trong đó, Công ty cần xem xét quy định rõ về thời gian hoàn thành hồ sơ kiểm toán trình Ban Giám đốc soát xét (ví dụ sau 03 ngày kết thúc công việc tại khách hàng, nhóm kiểm toán phải trình hồ sơ kiểm toán lên Ban Giám đốc liên quan để thực hiện soát xét). Hồ sơ khi chuyển lên Ban Giám đốc để soát xét phải được hoàn thiện đầy đủ, cụ thể: trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán phải hoàn thành việc thực hiện soát xét theo đúng trách nhiệm của mình, kết quả soát xét phải được xử lý đầy đủ và được soát xét lại trước khi trình lên thành viên Ban Giám đốc. Các thành viên Ban Giám đốc khi thực hiện soát xét cần lưu ý xem xét hồ sơ đã được soát xét đầy đủ bởi các cấp bậc nhân viên liên quan, nếu chưa phải đề nghị hoàn thiện trước khi thành viên Ban Giám đốc soát xét lại. Mặc dù việc soát xét hồ sơ kiểm toán thông qua việc trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm kiểm toán là cần thiết và hiệu quả song các thành viên Ban Giám đốc vẫn phải thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán. Đồng thời, việc soát xét của thành viên Ban Giám đốc cũng phải được thể hiện bằng bút tích trên tài liệu đã thực hiện soát xét, thực hiện đầy đủ các nội dung soát xét trên các mẫu soát xét báo cáo của Công ty và ký duyệt đầy đủ trên các mẫu đó. Các thành viên Ban Giám đốc cần thống nhất thực hiện đầy đủ các quy định trên, không những để thực hiện các thủ tục soát xét một cách đầy đủ và hiệu quả mà còn nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nói chung của Công ty, đảm bảo các quy định của Công ty được giám sát và thực hiện đầy đủ.
Thứ tư, Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán: Nếu Công ty không có phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp thì các KTV không thể thực hiện tốt công việc kiểm toán. Việc soát xét có thể chỉ ra những hạn chế cần sửa đổi bổ sung song như vậy sẽ mất nhiều thời gian và nhiều khi các KTV vẫn không thể thực hiện được, kết quả soát xét vì vậy mà không có tác dụng. Do vậy, Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán của mình. Hiện tại, ở AVA phương pháp tiếp cận kiểm toán được sử dụng là sự kết hợp những kinh nghiệm và hiểu biết của các KTV khi làm việc tại các công ty kiểm toán lớn khác. Đây là một ưu điểm song cách làm trên còn mang tính cá nhân, chưa hình thành một hệ thống thống nhất trong toàn Công ty. Nếu như có sự nghiên cứu, đúc kết cách làm của tất cả các KTV để tìm ra cách thức hợp lý nhất thì rõ ràng công việc kiểm toán nói chung và việc soát xét nói riêng sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Thứ năm, Xây dựng một bộ phận có chức năng soát xét công việc kiểm toán. Công ty chưa có một bộ phận chuyên trách thức hiện chức năng này, điều đó ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hoạt động kiểm toán. Ví dụ như: nếu như sau mỗi mùa kiểm toán khi thực hiện soát xét lại các hồ sơ kiểm toán thực hiện trong năm, Công ty mới thành lập ban kiểm soát gồm các KTV có trình độ cao và nhiều kinh nghiệm, điều đó sẽ làm cho công việc soát xét sau kiểm toán thực hiện không đảm bảo tính chuyên môn hóa. Việc soát xét được thực hiện phân tán với sự tham gia của nhiều người. Việc độc lập của hoạt động soát xét đôi khi không được đảm bảo do có thể những người này chính là KTV thực hiện kiểm toán trong năm. Chính vì thế, việc xây dựng bộ phận riêng biệt thực hiện soát xét công việc kiểm toán là hết sức cần thiết, đem lại cho Công ty những lợi ích sau: chuyên môn hóa công tác kiểm soát, nâng cao trách nhiệm của các thành viên trong Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định về quy trình soát xét của Công ty đối với các thành viên trong Công ty,
cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản trị nội bộ và đảm bảo chất lượng hoạt động của các bộ phận từ đó đảm bảo hoạt động của toàn bộ Công ty. Khó khăn duy nhất của biện pháp này là làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, chi phí quản lý tăng, dẫn đến lợi nhuận giảm.
Thứ sáu, Xây dựng quy định vế việc soát xét chất lượng hàng năm
Việc soát xét chất lượng hàng năm không phải là bắt buộc phải được thực hiện song lại các rất cần thiết đối với kiểm toán báo cáo tài chính. Thủ tục này chủ yếu được thực hiện thông qua việc tiến hành kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán. Công tác kiểm soát này nhằm cung cấp cho Công ty một cái nhìn độc lập về chất lượng cuộc kiểm toán mà mình đã thực hiện, từ đó rút ra kinh nghiệm cho các cuộc kiểm toán sau.
Khi xây dựng thủ tục soát xét hàng năm bên cạnh việc hướng dẫn cách thức lựa chọn các cá nhân có năng lực có thể đảm nhiệm công việc soát xét, cách thức lựa chọn các hồ sơ để thực hiện soát xét thì nội dung quan trọng nhất mà Công ty nên chú ý là xây dựng bảng câu hỏi phục vụ cho soát xét. Bảng câu hỏi cần phải chi tiết và bao hàm đầy đủ thông tin cơ bản về khách hàng, KTV thực hiện, các nội dung soát xét chi tiết trong từng giai đoạn của quá trình kiểm toán báo cáo tài chính gồm lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán, và kết thúc kiểm toán. Hàng năm, khi mùa kiểm toán kết thúc, Công ty sẽ lựa chọn và thực hiện các thủ tục soát xét chất lượng hàng năm với một số hồ sơ kiểm toán điển hình.