Qua quá trình nghiên cứu các hồ sơ kiểm toán cũng như trực tiếp tham gia một số cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty, phỏng vấn trực tiếp các trưởng nhóm của các cuộc kiểm toán, Em xin khái quát lại tình hình thực hiện quy trình soát xét công việc kiểm toán tại Công ty AVA như sau:
Thực tế, công việc soát xét tại AVA cũng được tiến hành theo trình tự từ cấp thấp đến cao (trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán, thành viên Ban Giám đốc) và thực hiện ở cả ba giai đoạn của quy trình kiểm toán là giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, giai đoạn thực hiện kiểm toán và giai đoạn kết thúc kiểm toán, lập báo cáo.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, việc phát triển khách hàng của
Công ty phần lớn do Ban Giám đốc phụ trách. Khách hàng của Công ty có thể phân thành hai nhóm là nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng kiểm toán năm đầu tiên.
Khách hàng thường xuyên là những khách hàng đã được AVA kiểm toán năm trước và có kế hoạch kiểm toán trong những năm tiếp theo. Công ty Cổ phần A là một ví dụ về khách hàng thường xuyên. Công ty A chính thức đi vào hoạt động với số vốn đầu tư ban đầu là 15 tỷ ngày 16/12/2006 theo Giấy phép Kinh doanh Số 47020… do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Đồng Nai cấp ngày 26/10/2004. Đến ngày 03/01/2008 công ty chuyển sang hình thức công ty cổ phần với vốn đầu tư lên đến 83 tỷ và hoạt động theo Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh Số 47030… vào ngày 03/01/2008 do sở Kế hoạnh và đầu tư tỉnh Đồng Nai cấp, thay đổi lần thứ 1 ngày 12 tháng 09 năm 2008. Hoạt động chính của Công ty là sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu cà phê; sản phẩm nhựa, sản phẩm từ gỗ. Ngoài ra Công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực khác như: Mua bán, chế biến nông sản, hàng lương thực, thực phẩm,… Theo đánh giá từ cuộc kiểm toán năm trước và những thông tin đã thu thập năm nay, khách hàng A là Công ty có quy mô tương đối lớn, hoạt động tuân
thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước và các chế độ tài chính kế toán hiện hành. Trong năm nay do những biến động bất thường của giá cà phê trên thị trường thế giới (đặc biệt là thị trường kỳ hạn ở London) đã ảnh hưởng nhất định đến kết quả kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn do doanh thu bằng tiền USD từ xuất khẩu chiếm đến 95% trên tổng doanh thu. Chính vì vây, KTV đánh giá rủi ro của hợp đồng này là cao trên mức trung bình. Tuy nhiên do đây là Công ty lớn có tên tuổi, được đánh giá là hoạt động ổn định và hiệu quả, đồng thời thực tế cho thấy ở những cuộc kiểm toán trước đây cũng không có sai phạm trọng yếu nào được phát hiện nên Phó Giám đốc phụ trách hợp đồng vẫn quyết định ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán đối với khách hàng A. Do rủi ro chấp nhận hợp đồng này được đánh giá ở mức cao trên trung bình nên theo quy định của Công ty việc chấp nhận kiểm toán phải được đồng thời cả 2 thành viên Ban Giám đốc soát xét. Tuy nhiên, thực tế việc chấp nhận khách hàng A có thể được các thành viên Ban Giám đốc trao đổi trực tiếp với nhau song không được thể hiện trên tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán. Bản tổng hợp kết quả khảo sát sơ bộ về khách hàng cũng không được Phó Giám đốc phụ trách hợp đồng lập thành giấy tờ làm việc để lưu vào hồ sơ kiểm toán. Mặt khác, hợp đồng kiểm toán được ký mà không lập biên bản phê duyệt tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Căn cứ vào yêu cầu cụ thể của công việc kiểm toán, nhóm kiểm toán cho cuộc kiểm toán này gồm 04 người trong đó có một trưởng nhóm, một KTV và hai trợ lý kiểm toán. Trong nhóm kiểm toán có những người đã thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính cho khách hàng A, có cả những người mới thực hiện kiểm toán lần đầu. Như vậy, nhóm kiểm toán đã có đủ hiểu biết cần thiết về khách hàng đồng thời cũng đảm bảo tính độc lập của cuộc kiểm toán. Do trưởng nhóm kiểm toán năm nay đã trực tiếp tham gia vào cuộc kiểm toán năm trước nên các bước công việc khác trong giai
đoạn lập kế hoạch kiểm toán như tìm hiểu khách hàng, đánh giá rủi ro… chỉ được thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa trưởng nhóm và thành viên Ban Giám đốc phụ trách khách hàng. Trên cơ sở đó trưởng nhóm lập kế hoạch kiểm toán, tuy vậy thành viên Ban Giám đốc cũng không soát xét lại kế hoạch kiểm toán trên. Sau đó trưởng nhóm trao đổi lại với các thành viên khác trong nhóm kiểm toán các nội dung cơ bản của kế hoạch kiểm toán, lập chương trình kiểm toán để hướng dẫn các nhân viên khác trong nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên việc trao đổi này cũng không thể hiện đầy đủ thành các tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc soát xét của thành viên Ban Giám đốc trước khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Đối với khách hàng năm đầu tiên kiểm toán, ngay sau khi nhận được thư mời kiểm toán của khách hàng, Công ty sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá để chấp nhận khách hàng. Công ty TNHH B là khách hàng năm đầu tiên của AVA. Đây là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bộ đồ ăn gồm thìa, nĩa và dao bằng inox. Theo tìm hiểu thông tin ban đầu, Công ty B là một công ty 100% vốn nước ngoài với vốn pháp định là 2.100.000 đô la mỹ (USD), ít nhất 80 % sản phẩm của doanh nghiệp để sản xuất khẩu, số sản phẩm còn lại tiêu thụ tại Việt Nam và thời hạn hoạt động của Công ty là 20 năm kể từ ngày được cấp Giấy phép Đầu tư đầu tiên. Từ khi bắt đầu hoạt động đến thời điểm hiện tại, Công ty chưa có vấn đề vướng mắc với các cơ quan pháp luật cũng như với các cơ quan hữu quan. Báo cáo tài chính của Công ty năm 2007 do công ty C kiểm toán và ý kiến báo cáo kiểm toán là ý kiến chấp nhận toàn phần. Trao đổi với KTV tiền nhiệm, KTV AVA được biết tính liêm chính của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Công ty B được đánh giá cao, hệ thống kế toán của khách hàng B cung cấp đầy đủ tài liệu mà KTV yêu cầu. Qua các thông tin thu thập được ban đầu về Công ty B, KTV đánh giá rủi ro của hợp đồng kiểm toán này là thấp. Vì vậy, Công ty AVA
chấp nhận thực hiện kiểm toán và thành viên Ban giám đốc phụ trách khách hàng sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng kiểm toán. Đối với Công ty B, đây là một khách hàng mới nên Ban lãnh đạo AVA quyết định lựa chọn các KTV có kinh nghiệm kiểm toán trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty hoặc những ngành nghề tương tự. Nhóm kiểm toán tại Công ty gồm 3 thành viên, một trưởng nhóm và hai trợ lý kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán do trưởng nhóm thực hiện song kế hoạch kiểm toán cũng không được chủ nhiệm kiểm toán soát xét lại.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, nhìn chung, các công việc soát xét đều được thực hiện ngay tại khách hàng.
Tại Công ty A, do chủ nhiệm kiểm toán cũng đồng thời là trưởng nhóm kiểm toán nên vai trò soát xét của chủ nhiệm kiểm toán còn chưa được thực hiện. Chủ nhiệm kiểm toán chỉ thực hiện soát xét công việc của các thành viên trong nhóm kiểm toán mình phụ trách. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán đã phân công cho KTV khác thực hiện soát xét trước giấy tờ làm việc cũng như theo dõi công việc của các trợ lý KTV, còn chủ nhiệm kiểm toán chịu trách nhiệm cuối cùng về việc soát xét công việc của toàn bộ nhóm kiểm toán. Khi thực hiện soát xét giấy tờ làm việc, chủ nhiệm kiểm toán cũng đã lưu ý để ký trên các giấy tờ làm việc đã soát xét, tuy nhiên việc làm này cũng cũng không hoàn toàn được thực hiện đầy đủ (có lúc ký, có lúc không). Đối với phần hành tiền mặt do trợ lý kiểm toán NTG thực hiện, sau khi đã soát xét giấy tờ làm việc của phần hành này, trưởng nhóm đã chú ý ký vào phần người kiểm tra như một minh chứng cho phần hành tiền mặt đã được soát xét. Tuy nhiên, ở một phần hành khác, như các khoản phải thu, do không có vấn đề gì cần điều chỉnh, nên sau khi soát xét giấy tờ làm việc của KTV PTH, trưởng nhóm đã quên ký. Mẫu giấy tờ minh họa cho hai trường hợp trên được trình bày trong phụ lục 2.1.
Tại Công ty B, trưởng nhóm kiểm toán thường xuyên thực hiện soát xét công việc của các thành viên khác qua phỏng vấn, trao đổi lưu ý các vấn đề cần thiết, các thủ tục kiểm toán cần thiết bổ sung, đồng thời soát xét giấy tờ làm việc sau mỗi ngày hoặc trước khi kết thúc cuộc kiểm toán. Việc soát xét giấy tờ làm việc của các thành viên trong nhóm được thực hiện ngay tại khách hàng và các vấn đề phát sinh nhờ đó được xử lý một cách kịp thời.
Ví dụ: Trong quá trình kiểm toán phần hành Hao mòn tài sản cố định, trợ lý kiểm toán HTT đã kết luận không có vấn đề gì phát sinh trên giấy tờ làm việc. Sau khi trưởng nhóm soát xét lại giấy tờ làm việc, đã phát hiện ra Công ty đã trích khấu hao thừa, tính 13 tháng. Vì vậy, trưởng nhóm đã có kiến nghị điều chỉnh khấu hao trong năm và được khách hàng chấp nhận tự điều chỉnh trên báo cáo đợt 2 (xem phụ lục 2.2).
Sau khi trưởng nhóm đã soát xét, hồ sơ kiểm toán sẽ được chuyển lên cho chủ nhiệm kiểm toán thực hiện soát xét một lần nữa. Tuy nhiên, kết quả soát xét trong từng lần soát xét, cụ thể các vấn đề cần hoàn thiện cũng chỉ được trao đổi trực tiếp với người thực hiện công việc để hoàn thiện mà không thể hiện đầy đủ trên bảng tổng hợp kết quả soát xét hoặc bất kỳ tài liệu nào để chứng minh việc soát xét đã được thực hiện.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo: Sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục kiểm toán được thiết kế trong chương trình kiểm toán, KTV và trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán phần hành nào sẽ tự kiểm tra lại giấy tờ làm việc của mình, đánh giá tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của bằng chứng kiểm toán, bổ sung và thu thập thêm những bằng chứng cần thiết. Các bút toán mà KTV đã tiến hành điều chỉnh và được khách hàng đồng ý sẽ được tập hợp lại để trao đổi lại lần cuối với khách hàng trong cuộc họp kết thúc cuộc kiểm toán và để trợ giúp khách hàng trong việc chỉnh sửa lại các báo cáo tài chính. Các kết quả soát xét tại Công ty A được tổng hợp trên bảng tổng hợp
kết quả kiểm toán và được trình bày ở phụ lục 2.3. Vì việc soát xét luôn được thực hiện một cách liên tục ngay tại khách hàng, việc trao đổi thông tin với nhóm kiểm toán về các vấn đề phát sinh, tiến độ công việc được thực hiện thường xuyên nên khi kết thúc kiểm toán, nhìn chung hồ sơ kiểm toán đã được hoàn thiện và soát xét đầy đủ bởi các chủ nhiệm kiểm toán và các KTV khác.
Tại Công ty A, do chủ nhiệm kiểm toán đồng thời là trưởng nhóm nên toàn bộ hồ sơ kiểm toán sau đó sẽ được chuyển cho một thành viên trong Ban Giám đốc soát xét lần 2. Việc soát xét giấy tờ làm việc cho thấy quy trình kiểm toán đã được thực hiện khá đầy đủ trên cơ sở mục tiêu và chương trình kiểm toán, đảm bảo cơ sở vững chắc để đưa ra kết luận kiểm toán. Tuy nhiên, việc soát xét này của thành viên Ban Giám đốc chưa được thể hiện trên các tài liệu cụ thể để lưu hồ sơ kiểm toán. Báo cáo sau khi được Ban Giám đốc soát xét, được khách hàng chấp nhận sẽ được chuyển cho Giám đốc soát xét lần cuối rồi mới phát hành chính thức.
Đối với cuộc kiểm toán ở Công ty B, trưởng nhóm kiểm toán không phải chủ nhiệm kiểm toán thì trước khi soát xét báo cáo kiểm toán, thành viên Ban Giám đốc phụ trách khách hàng đề nghị một chủ nhiệm kiểm toán soát xét lại. Thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng do thường xuyên trao đổi với nhóm kiểm toán về các vấn đề phát sinh, tiến độ kiểm toán nên nắm bắt được khá sâu về khách hàng kiểm toán và đây cũng là cách để kiểm soát, soát xét công việc của nhóm kiểm toán. Vì vậy sau khi chủ nhiệm kiểm toán soát xét và chấp nhận hồ sơ kiểm toán, thành viên Ban Giám đốc phụ trách khách hàng sẽ ký, phát hành báo cáo ngay và không có sự soát xét lại.