- Bằng chứng dưới dạng văn bản, hỡnh ảnh đỏng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại lời núi.
3.Cỏc phương phỏp thu thập bằng chứng kiểm toỏn (CM 500)
Cỏc phương phỏp kỹ thuật thường được vận dụng trong kiểm toỏn BCTC bao gồm: Kiểm tra, quan sỏt, điều tra, xỏc nhận, tớnh toỏn và quy trỡnh phõn tớch.
3.1. Kiểm tra
Kiểm tra: Là việc soỏt xột chứng từ, sổ kế toỏn, BCTC và cỏc tài liệu, số liệu cú liờn quan hoặc việc kiểm tra cỏc tài sản hữu hỡnh.
Kiểm tra theo khớa cạnh thứ nhất, là quỏ trỡnh xem xột, đối chiếu cỏc chứng từ, sổ kế toỏn cú liờn quan sẵn cú trong đơn vị. Phương phỏp này được ỏp dụng đối với: Hoỏ đơn bỏn hàng, Phiếu nhập kho, xuất kho, sổ kế toỏn, BCTC... Phương phỏp này thường được tiến hành theo hai cỏch:
Thứ nhất, từ một kết luận cú trước, KTV thu thập tài liệu làm cơ sở cho kết luận cần khẳng định. Vớ dụ: KTV kiểm tra cỏc tài liệu, hồ sơ phỏp lý về quyền sở hữu tài sản.
Thứ hai, kiểm tra cỏc tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phỏt sinh đến khi vào sổ sỏch. Quỏ trỡnh này cú thể tiến hành theo hai hướng:
- Từ chứng từ gốc phản ỏnh vào sổ kế toỏn: khi muốn chứng minh rằng nghiệp vụ phỏt sinh đó được ghi sổ đầy đủ;
- Từ sổ kế toỏn kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi muốn thu thập bằng chứng về tớnh cú thật của cỏc nghiệp vụ được ghi sổ.
Kỹ thuật kiểm tra tài liệu tương đối thuận tiện do tài liệu thường là cú sẵn, do vậy chi phớ để thu thập bằng chứng cũng thấp hơn cỏc kỹ thuật khỏc. Tuy nhiờn, kiểm tra tài liệu cũng cú những hạn chế nhất định. Việc kiểm tra cung cấp bằng chứng cú độ tin cậy cao hay thấp tuỳ thuộc vào nội dung, nguồn gốc của cỏc bằng chứng và tuỳ thuộc vào hiệu quả của Hệ thống KSNB đối với qui trỡnh xử lý tài liệu đú. Giỏ trị của bằng chứng kiểm toỏn thường được đỏnh giỏ giảm dần theo “độ dốc” về tớnh khỏch quan của nguồn thu thập bằng chứng. Trong trường hợp bằng chứng do doanh nghiệp cung cấp, cỏc tài liệu này cú
thể đó bị sửa chữa, giả mạo làm mất tớnh khỏch quan nờn cần cú sự kiểm tra, xỏc minh bằng cỏc phương phỏp kỹ thuật khỏc.
Kiểm tra, theo khớa cạnh thứ hai, được hiểu dưới gúc độ “kiểm tra vật chất” cỏc loại tài sản của doanh nghiệp. Kiểm tra vật chất do vậy thường được ỏp dụng đối với tài sản cú hỡnh thỏi vật chất cụ thể như hàng tồn kho, TSCĐ, tiền mặt...
Việc kiểm tra tài sản hữu hỡnh cung cấp bằng chứng tin cậy về tớnh hiện hữu của tài sản, nhưng khụng hẳn là bằng chứng đủ tin cậy về quyền sở hữu và giỏ trị của tài sản đú.
Kiểm tra vật chất đối với tài sản cú hỡnh thỏi vật chất do đú cần đi kốm với bằng chứng khỏc để chứng minh quyền sở hữu và giỏ trị của tài sản đú.
3.2. Quan sỏt
Quan sỏt: là việc theo dừi một hiện tượng, một chu trỡnh hoặc một thủ tục do người khỏc thực hiện (Vớ dụ: KTV quan sỏt việc kiểm kờ thực tế, quan sỏt cỏc thủ tục kiểm soỏt do đơn vị tiến hành như hàng nhập kho; KTV cú thể đi thị sỏt hiện trường đang hoạt động của đơn vị được kiểm toỏn để cú ấn tượng chung về mỏy múc thiết bị của đơn vị, quan sỏt mức độ cũ, mới cũng như sự vận hành của mỏy múc, quan sỏt cỏc thủ tục kiểm soỏt do cỏ nhõn thực hiện nhiệm vụ để đỏnh giỏ về thực tế hoạt động của đơn vị...).
Kỹ thuật quan sỏt rất hữu ớch trong nhiều phần hành của cuộc kiểm toỏn và bằng chứng thu được rất đỏng tin cậy.
Tuy nhiờn, bản thõn bằng chứng thu được từ kỹ thuật quan sỏt chưa thể hiện tớnh đầy đủ nờn cần đi kốm với kỹ thuật khỏc. Kỹ thuật này chỉ cung cấp bằng chứng về hương phỏp thực thi cụng việc ở thời điểm quan sỏt, khụng chắc chắn cú được thực hiện ở cỏc thời điểm khỏc hay khụng.
3.3. Điều tra
Điều tra: là việc tỡm kiếm thụng tin từ những người cú hiểu biết ở bờn trong hoặc bờn ngoài đơn vị. Điều tra được thực hiện bằng việc chớnh thức gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đổi kết quả điều tra, sẽ cung cấp cho KTV những thụng tin chưa cú hoặc những thụng tin bổ sung để củng cố cỏc bằng chứng đó cú.
Vớ dụ: Phỏng vấn khỏch hàng về những thủ tục kiểm soỏt, hoặc hỏi nhõn viờn về iệc thực hiện cỏc thủ tục này.
Việc thu thập bằng chứng qua điều tra thường gồm ba giai đoạn:
Lập kế hoạch phỏng vấn: KTV phải xỏc định được mục đớch, đối tượng và nội dung cần phỏng vấn, thời gian, địa điểm phỏng vấn...
Thực hiện phỏng vấn: KTV giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những nội dung cần phỏng vấn đó xỏc định và ghi chộp lại kết quả phỏng vấn và yờu cầu người được phỏng vấn ký xỏc nhận về cỏc nội dung được phỏng vấn.
Kết thỳc phỏng vấn: KTV cần đưa ra kết luận trờn cơ sở thụng tin đó thu thập được. Tuy nhiờn, KTV cũng cần lưu ý đến tớnh khỏch quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để cú kết luận xỏc đỏng về bằng chứng thu thập được.
Ưu điểm của kỹ thuật phỏng vấn sẽ giỳp KTV thu thập được những bằng chứng mới, hoặc giỳp thu thập những thụng tin phản hồi để củng cố ý kiến của KTV. Tuy nhiờn, nhược điểm của kỹ thuật này là độ tin cậy của bằng chứng khụng cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toỏn nờn thiếu tớnh khỏch quan; chất
lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trỡnh độ, sự hiểu biết và tớnh độc lập, khỏch quan của người được hỏi.
3.4. Xỏc nhận
Xỏc nhận: Là sự trả lời cho một yờu cầu cung cấp thụng tin nhằm xỏc minh lại những thụng tin đó cú trong cỏc tài liệu kế toỏn.
Khi khoản phải thu được xỏc định là trọng yếu trong BCTC và cú khả năng khỏch nợ sẽ phỳc đỏp thư yờu cầu xỏc nhận cỏc khoản nợ thỡ KTV phải lập kế hoạch yờu cầu khỏch nợ xỏc nhận trực tiếp cỏc khoản phải thu hoặc cỏc số liệu tạo thành số dư của khoản phải thu.
Sự xỏc nhận trực tiếp sẽ cung cấp bằng chứng kiểm toỏn đỏng tin cậy về sự hiện hữu của cỏc khoản phải thu và tớnh chớnh xỏc của cỏc số dư. Tuy nhiờn, sự xỏc nhận này thụng thường chưa cung cấp đầy đủ bằng chứng về khả năng thu hồi cỏc khoản phải thu hoặc cũn cỏc khoản phải thu khỏc khụng được hạch toỏn.
Thư yờu cầu xỏc nhận nợ phải thu do KTV gửi, trong đú núi rừ sự uỷ quyền của đơn vị được kiểm toỏn và cho phộp khỏch nợ trực tiếp cung cấp thụng tin cho KTV. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thư yờu cầu xỏc nhận nợ phải thu (cú thể gồm cả xỏc nhận nợ phải trả) của KTV cú 2 dạng:
- Dạng A: Ghi rừ số Nợ phải thu và yờu cầu khỏch nợ xỏc nhận là đỳng hoặc bằng bao nhiờu;
- Dạng B: Khụng ghi rừ số Nợ phải thu mà yờu cầu khỏch nợ ghi rừ số Nợ phải thu hoặc cú ý kiến khỏc.
Xỏc nhận dạng A cung cấp bằng chứng kiểm toỏn đỏng tin cậy hơn là xỏc nhận dạng B. Việc lựa chọn dạng yờu cầu xỏc nhận nào phụ thuộc vào từng trường hợp và sự đỏnh giỏ về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt của KTV. Xỏc nhận Dạng A thớch hợp hơn khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ là cao. KTV cú thể thực hiện kết hợp cả hai dạng xỏc nhận trờn.
KTV phải thực hiện cỏc thủ tục thay thế hoặc phải tiếp tục điều tra, phỏng vấn khi: - Khụng nhận được thư phỳc đỏp;
- Thư phỳc đỏp xỏc nhận số nợ khỏc với số dư của đơn vị được kiểm toỏn; - Thư phỳc đỏp cú ý kiến khỏc.
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục thay thế hoặc tiếp tục điều tra, phỏng vấn, nếu vẫn khụng cú đủ bằng chứng tin cậy hoặc khụng thể thực hiện được thủ tục thay thế, thỡ sự khỏc biệt được coi là sai sút. Vớ dụ: Thực hiện thủ tục thay thế như kiểm tra húa đơn bỏn hàng và cỏc phiếu thu tiền của khoản nợ phải thu khụng nhận được thư phỳc đỏp.
Trờn thực tế, khi rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ là thấp, KTV cú thể yờu cầu xỏc nhận số dư cỏc khoản nợ phải thu tại một thời điểm khỏc với ngày kết thỳc năm tài chớnh. Vớ dụ: Nếu KTV phải hoàn thành cụng việc kiểm toỏn trong một thời hạn rất ngắn sau ngày kết thỳc niờn độ thỡ KTV phải kiểm tra cỏc nghiệp vụ xảy ra giữa thời điểm số dư phải thu được xỏc nhận và ngày kết thỳc năm tài chớnh.
Trường hợp Giỏm đốc đơn vị được kiểm toỏn yờu cầu KTV khụng gửi thư yờu cầu xỏc nhận đến một số khỏch nợ thỡ KTV phải xem xột yờu cầu này cú chớnh đỏng hay khụng. Trước khi chấp thuận yờu cầu này, KTV phải xem xột những bằng chứng chứng
minh cho giải thớch của Giỏm đốc. Trường hợp này, KTV phải ỏp dụng cỏc thủ tục thay thế đối với số dư của những khoản phải thu khụng được gửi thư xỏc nhận.
Cỏc loại thụng tin thường cần phải xỏc nhận bao gồm: Tài sản; Tiền gửi ngõn hàng; Khoản phải thu; Hàng gửi đi bỏn; Khoản phải trả; Cổ phiếu đang lưu hành...
3.5. Tớnh toỏn
Tớnh toỏn: Là việc kiểm tra tớnh chớnh xỏc về mặt toỏn học của số liệu trờn chứng từ, sổ kế toỏn, BCTC và cỏc tài liệu liờn quan khỏc hay việc thực hiện cỏc tớnh toỏn độc lập của KTV.
Vớ dụ, KTV xem xột tớnh chớnh xỏc (bằng cỏch tớnh lại) cỏc Húa đơn, Phiếu Nhập, Xuất kho; số liệu hàng tồn kho; tớnh lại chi phớ khấu hao; giỏ thành; cỏc khoản dự phũng; thuế; số tổng cộng trờn sổ chi tiết và Sổ Cỏi...
Kỹ thuật tớnh toỏn này chỉ quan tõm đến tớnh chớnh xỏc thuần tuý về mặt số học, khụng chỳ ý đến sự phự hợp của phương phỏp tớnh được sử dụng. Do đú kỹ thuật này thường được sử dụng cựng với cỏc kỹ thuật khỏc như kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, quy trỡnh phõn tớch... trong quỏ trỡnh thu thập bằng chứng.
Ưu điểm của kỹ thuật này là cung cấp bằng chứng cú độ tin cậy cao, xột về mặt số học. Tuy nhiờn, nhược điểm của kỹ thuật này là việc tớnh toỏn đụi khi khỏ phức tạp, tốn thời gian đặc biệt khi đơn vị được kiểm toỏn cú qui mụ lớn, loại hỡnh kinh doanh đa dạng, luồng tiền vào, ra lớn...
3.6. Quy trỡnh phõn tớch
Quy trỡnh phõn tớch: Là việc phõn tớch cỏc số liệu, thụng tin, cỏc tỷ suất quan trọng, qua đú tỡm ra những xu hướng, biến động và tỡm ra những mối quan hệ cú mõu thuẫn với cỏc thụng tin liờn quan khỏc hoặc cú sự chờnh lệch so với giỏ trị đó dự kiến.
Quy trỡnh phõn tớch bao gồm việc so sỏnh cỏc thụng tin tài chớnh, như: - So sỏnh thụng tin tương ứng trong kỳ này với cỏc kỳ trước;
- So sỏnh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị; - So sỏnh giữa thực tế với ước tớnh của KTV;
- So sỏnh giữa thực tế của đơn vị với cỏc đơn vị trong cựng ngành, cựng quy mụ hoạt động, hoặc với số liệu thống kờ, định mức cựng ngành (Vớ dụ: Tỷ suất đầu tư, tỷ lệ lói gộp...).
Quy trỡnh phõn tớch cũng bao gồm việc xem xột cỏc mối quan hệ giữa cỏc thụng tin tài chớnh và cỏc thụng tin phi tài chớnh.
Khi thực hiện quy trỡnh phõn tớch, KTV được phộp sử dụng nhiều phương phỏp khỏc nhau từ việc so sỏnh đơn giản đến những phõn tớch phức tạp đũi hỏi phải sử dụng cỏc kỹ thuật thống kờ tiờn tiến. Việc lựa chọn quy trỡnh phõn tớch, phương phỏp và mức độ ỏp dụng tuỳ thuộc vào sự xột đoỏn chuyờn mụn của KTV.
- Quy trỡnh phõn tớch ỏp dụng khi lập kế hoạch kiểm toỏn; - Quy trỡnh phõn tớch trong thử nghiệm cơ bản;
- Quy trỡnh phõn tớch ỏp dụng trong giai đoạn soỏt xột tổng thể cuộc kiểm toỏn.