I. GIẢI PHÁP TỪ PHÍA CễNG TY
1 Tổ chức phối hợp tốt giữa cỏc bộ phận tham gia vào quỏ trỡnh lập giỏ dự
giỏ dự thầu.
1.1 Cơ sở đưa ra biện phỏp.
Cụng việc lập giỏ dự thầu là một cụng việc hết sức phức tạp, nú đũi hỏi sự nhạy bộn, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ cỏn bộ lập giỏ và sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng của cỏc bộ phận cú liờn quan. Một trong những hạn chế cũn tồn tại trong Cụng ty hiện nay là việc tổ chức thực hiện cụng tỏc lập giỏ và sự phối hợp giữa cỏc bộ phận tham gia vào quỏ trỡnh này chưa chặt chẽ, hợp lý dẫn đến chồng chộo trong cụng việc hoặc cú những cụng việc khụng cú người phụ trỏch thực hiện do vậy hiệu quả thực hiện cụng tỏc này chưa cao. Việc tổ chức thực hiện cụng tỏc lập giỏ dự thầu nhiều khi cũn chưa được ban lónh đạo cụng ty quan tõm chỉ đạo sỏt sao, dẫn đến hiện tượng sau khi cỏc cỏn bộ làm giỏ tớnh toỏn được giỏ thành cụng trỡnh, hoàn tất cụng việc lập giỏ khi trỡnh duyệt lại khụng được ban lónh đạo cụng ty thống nhất và bộ phận lập giỏ phải tiến hành điều chỉnh. Điều này làm cho chất lượng của cụng tỏc lập giỏ bị giảm và khụng hiệu quả vỡ phải lập trong thời gian gấp rỳt mà đội ngũ cỏn bộ làm giỏ mỏng và phần lớn cũn ớt kinh nghiệm.
Trong doanh nghiệp, bất cứ một cụng việc gỡ cũng cần cú sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng, chặt chẽ giữa cỏc bộ phận cú liờn quan. Nếu thực hiện được điều này, khụng những giỳp doanh nghiệp thực hiện cụng việc cỏch nhanh chúng mà cũn nõng cao được hiệu quả của cụng việc. Vỡ vậy, cụng ty cần nhanh chúng cú cỏc biện phỏp nhằm củng cố tổ chức, tăng cường sự phối hợp giữa cỏc bộ phận phũng ban tham gia lập giỏ dự thầu để Cụng ty cú thể đưa ra mức giỏ dự thầu hợp lý, cú khả năng cạnh tranh nhất.
Cụng tỏc lập giỏ dự thầu trong Cụng ty khụng chỉ liờn quan đến phũng kỹ thuật, đú là cụng việc đũi hỏi sự phối hợp của cỏc phũng ban khỏc như: phũng nghiệp vụ kỹ thuật, Phũng Tổ chức hành chớnh, Phũng Tài chớnh - kế toỏn, phũng quản trị kinh doanh (gồm bộ phận quản trị mỏy múc thiết bị và kinh doanh vật tư), và cỏc bộ phận, đơn vị khỏc. Hiện nay, Cụng ty đó xõy dựng được một quy trỡnh lập giỏ dự thầu riờng nhưng việc phối hợp thực hiện lại chưa chặt chẽ, nhiều lỳc cỏc bộ phận khỏc chỉ xem nhiệm vụ lập giỏ là của bộ phận kỹ thuật, luồng thụng tin trao đổi cũn hạn chế, chủ yếu là cỏc dũng thụng tin trong nội bộ Cụng ty. Việc thu thập thụng tin về cơ bản chỉ do phũng Kỹ thuật thực hiện thụng qua đài bỏo, tạp chớ và cỏc mối quan hệ thõn quen làm cho chất lượng của cụng tỏc lập giỏ chưa cao, ảnh hưởng đến khả năng trỳng thầu. Để khắc phục tỡnh trạng này, Cụng ty cần tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận để cỏc luồng thụng tin trao đổi thụng suốt, đồng thời cũng phải cú sự sắp xếp, tổ chức lại bộ phận làm giỏ. Cụ thể là:
- Cụng việc thu thập thụng tin mời thầu phải được thụng bỏo cho tất cả cỏc bộ phận, phũng ban, đơn vị trong Cụng ty và phải được thực hiện một cỏch tớch cực chủ động. Thu thập thụng tin từ nhiều nguồn khỏc nhau như qua mạng, phương tiện thụng tin đại chỳng, từ Cụng ty mẹ, cỏc tạp chớ thụng tin đấu thầu, cỏc nhà tư vấn.
- Sau khi nghiờn cứu sơ bộ, nếu xột thấy Cụng ty cú thể đỏp ứng cỏc vấn đề cú liờn quan đến dự ỏn về tớnh khả thi và tớnh hiệu quả kinh tế, Cụng ty sẽ tiến hành nghiờn cứu hồ sơ mời thầu. Trước đõy, cụng tỏc khảo sỏt hiện trường, đỏnh giỏ điều kiện tự nhiờn, kinh tế xó hội của dự ỏn chủ yếu dựa trờn cảm quan kinh nghiệm. Việc nghiờn cứu đối thủ cạnh tranh thường dựa trờn ý kiến chủ quan, kinh nghiệm của cỏn bộ lập giỏ. Thiếu cỏn bộ làm cụng tỏc búc tỏch giỏi. Để khắc phục những hạn chế này cụng ty nờn thực hiện nghiờm tỳc, kỹ lưỡng cụng tỏc khảo sỏt hiện trường, đưa ra những đỏnh giỏ về điều kiện tự nhiờn, kinh tế xó hội chi tiết, tỉ mỉ. Bổ sung thờm cỏn bộ cú trỡnh độ kinh nghiệm làm cụng tỏc búc tỏch tiờn lượng giỏi.
- Tăng cường thu thập thụng tin về đối thủ cạnh tranh thụng qua cỏc nhà tư vấn, thụng tin về chủ đầu tư, thụng tin về thị trường tư liệu sản xuất, thụng tin từ cỏc nhà cung cấp…. Đồng thời bộ phận lập giỏ phải cú quan hệ chặt chẽ với cỏc phũng ban khỏc trong cụng ty để nắm bắt chế độ chớnh sỏch mới bảo đảm tớnh đỳng, tớnh đủ cỏc loại chi phớ vào giỏ thành.
- Để trỏnh tỡnh trạng chồng chộo, ỏch tắc hoặc bỏ sút cụng việc trong quỏ trỡnh lập giỏ thỡ nờn cử một cỏn bộ cú năng lực và kinh nghiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện trong quỏ trỡnh lập giỏ, chịu trỏch nhiệm trước ban lónh đạo cụng ty. Cụ thể người quản trị viờn này sẽ tiếp nhận thụng tin về cụng trỡnh đấu thầu từ cỏc nguồn trong và ngoài cụng ty. Phõn tớch, đỏnh giỏ về cụng trỡnh một cỏch chi tiết, cụ thể, sau đú thuyết trỡnh với ban giỏm đốc về vấn đề đú và cho biết cụng ty cú nờn tham gia đấu thầu hay khụng. Bàn bạc và thảo luận với cỏc cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm đưa ra cỏc chiến lược tranh thầu, để từ đú cỏc phũng ban cú cơ sở bắt đầu tiến hành cỏc nhiệm vụ được giao.
- Phũng Tài chớnh - Kế toỏn phải thường xuyờn liờn hệ với bộ phận làm giỏ trong quỏ trỡnh lập giỏ, cung cấp cỏc thụng tin về tiềm lực tài chớnh của đối thủ cạnh tranh, thụng tin về cỏc ngõn hàng tài chớnh.
- Đưa ra phương phỏp tớnh toỏn khoa học trong việc xỏc định mức giảm giỏ căn cứ vào thụng tin mà nhà thầu thu thập được về đối thủ cạnh tranh, cỏc nguồn cung ứng, mục đớch tham gia đấu thầu của cụng ty.
1.3 Điều kiện thực hiện biện phỏp
- Tuyển chọn thờm 2 chuyờn gia giỏi và cú kinh nghiệm trong cụng tỏc lập giỏ dự thầu bổ sung cho phũng kỹ thuật.
- Cụng ty cần chỳ trọng đầu tư cho cụng tỏc thu thập thụng tin cả về nhõn lực và vật lực.
- Cỏc bộ phận tham gia vào cụng tỏc lập giỏ dự thầu phải cú trỡnh độ, kinh nghiệm và tinh thần trỏch nhiệm cao. Cụng ty cũng nờn cú sự phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng cho từng phũng, ban và tăng cường chỉ đạo, đụn đốc, theo dừi.
1.4 Hiệu quả của biện phỏp