II. Phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất mỏ.
b. Các phòng ban chức năng của Công ty Hoá Chất Mỏ
∗ Văn phòng công ty.
Văn phòng công ty là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy chung của công ty, có chức năng, nhiệm vụ tham mu, giúp việc Giám đốc công ty về các mặt công tác:
Công tác hành chính. Nhiệm vụ:
- Thực hiện tốt công tác hành chính.
- Thực hiện công tác soạn thảo, kiểm tra văn bản của Công ty theo đúng pháp chế hành chính.
- Tổ chức thực hiện công tác văn th đúng pháp chế hành chính: kịp thời chính xác an toàn.
- Tổ chức và thực hiện tốt công tác thông tin, liện lạc từ Công ty đến các xí nghiệp trực thuộc Công ty và các cơ quan hữu quan trong và ngoài nớc nhanh chóng kịp thời chính xác an toàn.
- Tổ chức, quản lý, điều hành mạng vi tính trong toàn Công ty để việc l- u chuyển thông tin từ Công ty đến các cơ sở đảm bảo an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất.
- Tổ chức thực hiện lu trữ các văn bản, tài liệu, hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc các xí nghiệp trực thuộc triển khai thực hiện tốt nghiệp vụ công tác văn th, lu trữ, pháp chế hành chính trong toàn Công ty.
Công tác tổng hợp.
- Tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh toàn Công ty, dự thảo chơng trình, kế hoạch công tác của Công ty và cơ quan Công ty theo tháng, quý, năm.
- Đôn đốc các phòng ban, đơn vị trong Công ty thực hiện tốt chơng trình công tác đã đợc giám đốc Công ty phê duyệt.
- Chuẩn bị chơng trình làm việc của ban giám đốc hàng tuần. Ghi biên bản kết luận của giám đốc Công ty tại các hội nghị, cuộc họp quan trọng và thông báo, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện kế luận của giám đốc Công ty tại cuộc họp quan trọng đó.
Công tác đối ngoại.
- Xây dựng chơng trình, kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại toàn Công ty.
- Hớng dẫn đôn đốc kiểm tra các đơn vị thực hiện tốt công tác này.
Công tác thi đua - tuyên truyền - quảng cáo.
- Dự thảo mục tiêu, chơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác thi đua trong toàn công tyvà cơ quan Công ty.
- Xây dựng chơng trình tuyên truyền sự hoạt động của Công ty và các đơn vị cơ sở với các cơ quan bên ngoài và cơ quan thông tin đại chúng. Tổ chức tuyên truyền, trao đổi và học hỏi kinh nghiệm giữa các đơ vị và cá nhân
để đẩy mạnh phong trào thi đua nhằm góp phần hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Xây dựng chơng trình quảng cáo cho Công ty.
Công tác văn hoá thể thao.
- Cùng với công đoàn Công ty, công đoàn cơ quan Công ty xây dựng và tổ chức thực hiện tốt việc chăm lo đời sống văn hoá tinh thần cho cán bộ công nhân viên toàn công ty và cơ quan Công ty.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các hoạt động văn hoá thẻ thao của Công ty và của cơ quan Công ty.
Công tác quản trị đời sống.
- Tổ chức tốt công tác quản trị cơ quan Công ty, tổ chức tiếp tân, phục vụ hội nghị, hội họp và các hoạt động giao tiếp khác.
- Đảm bảo điều kiện và phơng tiện làm việc của cán bộ công nhân viên chức cơ quan Công ty đợc đầy đủ theo đúng các quy định và phù hợp với tiêu chuẩn vệ sinh ngày càng khang trang hơn.
- Cùng với phòng tổ chức nhân sự Công ty, công đoàn cơ quan Công ty quản lý và sử dụng hợp lý quỹ phúc lợi và tổ chức tốt việc chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên cơ quan Công ty.
Mối quan hệ: Chịu sự chỉ huy ttrực tiếp từ phó giám đốc đời sống, quan hệ chức năng giữa các phòng ban với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình. Đặc biệt cùng với phòng tổ chức nhân sự công ty, công đoàn cơ quan, Công ty quản lý và sử dụng hợp lý quỹ phúc lợi và tổ chức chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên công ty.
Cơ cấu tổ chức: Bao gồm một trởng phòng quản lý chung các công việc của pòng và báo cáo lên trên( phó giám đốc đới sống) và công tác chính là đối ngoại và giao dịch. Hai phó phòng hỗ trợ trởng phòng thực hiện các nhiệm vụ của phòng mình. 7 nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc của phòng.
Phòng tổ chức nhân sự là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ
máy của công ty có chức năng nhiệm vụ tham mu, giúp giám đốc công ty các
mặt công tác:
Công tác tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý.
Công tác quản lý nhân sự.
Công tác lao động tiền lơng.
Công tác đào tạo bồi dỡng CBCNV.
Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc công ty, phối hợp với các phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự, sắp xếp, bố trí các công nhân viên trong công ty tại các phòng ban.
Cơ cấu tổ chức: Bao gồm một trởng phòng có trách nhiệm quản lý chung các vấn đề của phòng, 2 phó phòng giúp việc và 9 nhân viên, trợ lý thực hiện các chức năng của mình.
* Phòng thiết kế đầu t.
Phòng thiết kế đầu t là bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty có chức năng và nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc công ty về các mặt công tác:
Quản lý và tổ chức chỉ đạo công tác đầu t xây dựng. - Hoạch định chiến lợc đầu t phát triển của Công ty.
- Hớng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch đầu t chiến lợc và hàng năm .
- Tổ chức thẩm định, xét duyệt kế hoạch đầu t xây dựng cho các đơn vị trong Công ty.
- Chủ trì thẩm tra các dự án đầu t, thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán các công trình, báo cáo giám đốc Công ty- trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế quản lý đầu t và xây dựng hiện hành.
Nhận thiết kế công trình khai thác mỏ của các chủ đầu t ngoài công ty. - Hớng dẫn các đơn vị nhận thiết kế công trình khai thác Mỏ theo đúng quy định hiện hành.
- Tổ chức kiểm tra thiết kế công trình khai thác mỏ của các đơn vị. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kỹ thuật, quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty và các xí nghiệp chi nhánh để giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực của mình.
Cơ cấu tổ chức: Gồm 1 trởng phòng, 2 phó phòng và 15 nhân viên, trợ lý thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng.
* Phòng kỹ thuật an toàn.
Phòng kỹ thuật an toàn là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác:
Kỹ thuật vật liệu nổ.
- Hớng dẫn, kiểm tra các xí nghiệp trực thuộc thực hiện công tác sắp xếp, bảo quản, vệ sinh công nghiệp và phòng chống chữa cháy vật liệu nổ công nghiệp theo đúng quy phạm.
- Theo dõi chất lợng vật liệu nổ công nghiệp, đề xuất biện pháp xử lý vật liệu nổ công nghiệp kém phẩm chất, ứ đọng. Hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác này.
- Nghiên cứu đề xuất phơng án sản xuất, chế thử sản phẩm mới.
Kỹ thuật khoan nổ mìn.
Theo dõi tổng hợp công tác dịch vụ khoan nổ mìn toàn Công ty; Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của dịch vụ nổ mìn đảm bảo an toàn và mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. Tham gia huấn luyện biên soạn giáo trình, kiểm tra sát hạch cho công nhân kỹ thuật khoạn nổ mìn.
Kỹ thuật cơ điện vận tải
Xây dựng và ban hành các nội quy, chế độ vận hành, bảo dỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện vận tải của Công ty.
Hớng dẫn, kiểm tra việc sử dụng các phơng tiện thuỷ bộ, phơng tiện bốc xếp đảm bảo đúng kỹ thuật và an toàn.
Khảo sát duyệt thiết kế, nghiệm thu các đề án công trình liên quan đến lĩnh vực cơ điện - vận tải.
Công tác an toàn- bảo hộ lao động- môi trờng
Chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật an toàn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tổ chức huấn luyện, hớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ về công tác an toàn
cho các đơn vị.
Xây dựng kế hoạch, các quy định về quản lý kỹ thuật an toàn – bảo hộ lao động, đồng thời hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định đã ban hành.
Xây dựng các phơng án về bảo vệ môi trờng trình giám đốc Công ty hoặc cấp trên phê duyệt. Hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các phơng án đã đợc phê duyệt.
Công tác nghiên cứu khoa học và sáng kiến cải tiến công tác tiến bộ kỹ thuật. Theo dõi, tổng hợp công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật toàn Công ty. Thu thập và quản lý các sáng kiến, sáng chế, phát minh, các đề tài nghiên cứu khoa học của toàn Công ty.
Thờng trực giúp giám đốc Công ty tổ chức xét duyệt và công nhận sáng kiến, sáng chế, phát minh của tập thể cá nhân trong phạm vi quyển hạn của Công ty. Làm thủ tục trình cấp trên xét duyệt những sáng kiến, phát minh có giá trị lớn trên cấp Công ty.
Kỹ thuật xây dựng.
Phổ biến, hớng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chính sách, điều lệ, quy trình, quy phạm kỹ thuật trong xây dựng cơ bản
Tham gia về kỹ thuật trong giai đoạn lập luận chứng kinh kế kỹ thuật và thiết kế kỹ thuật đối với các công trình đầu t xây dựng.
Mỗi quan hệ: Chịu sự chỉ huy trực tiếp từ phó giám đốc kỹ thuật, phối hợp với phòng thiết kế đầu tvà phòng kế hoạch & chỉ huy sản xuất trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Cơ cấu tổ chức: một trởng phòng phụ trách quản lý chung các vấn đề nảy sinh tại phòng.Có công tác chính là đối ngoại và giao dịch, báo cáo lên cấp trên. Hai phó phònghỗ trợ và giúp việc trởng phòng quản lý các công việc của phòng. 12 nhân viên và trợ lý làm các công việc của phòng.
* Phòng thơng mại.
Phòng thơng mại là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác:
Thực hiện công tác kinh doanh xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp và nguyên liệu cho sản xuất vật liệu nổ công nghiệp.
Giới thiệu sản phẩm với khách hàng trong và ngoài nớc; xác định thị tr- ờng, mặt hàng giá cả, phơng thức mua bán, hợp đồng với nớc ngoài.
Làm thủ tục xin phép, điện mời khách nớc ngoài, đàm phám tham gia các buổi gặp gỡ với khách nớc ngoài. Bối trí phiên dịch, ghi biên bản và làm thủ tục trình giám đốc Công ty ký kết các văn bản đó.
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ ngoại thơng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
Hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc có liên quan đến công tác xuất nhập khẩu tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu thực hiện đúng các quy định của nhà nớc về xuất nhập khẩu.
Công tác nhập khẩu vật t thiết bị cho nhu cầu sử dụng nội bộ và kinh doanh của toàn công ty.
Công tác kinh doanh đa ngành.
Xây dựng mục tiêu, phơng hớng, nhiệm vụ, biện pháp kinh doanh đa ngành của Công ty và hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác kinh doanh đa ngành.
Mối quan hệ: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh tế, có mối quan hệ trực tuyến với các phòng ban có liên quan trong quá trình thực hiện chức năng của mình.
Cỏ cấu tổ chức: 1 trởng phòng, 2 phó phòng và 25 nhân viên thục hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng về các mặt công tác xuất nhập khẩu , công tác kinh doanh đa nghành.
* Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế.
Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác:
Công tác thanh tra việc thực hiện các thể lệ, chỉ thị nghị quyết các chủ trơng, chính sách của Đảng và Nhà Nớc, của cấp trên tại các đơn vị trực thuộc công ty. Giải quyết đơn th khiếu nại , thực hiện dân chủ trong công ty. Tổ chức kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong các đơn vị; xây dựng và tổ chức thực hiện các chơng trình phổ biến giáo dục pháp luật trong Công ty; kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp luật các đơn vị, việc chấp hành những quy định cảu các cơ quan quản lý nhà nớc ban hành, các chỉ thị của Tổng công ty và quy định của Công ty.
Công tác bảo vệ an ninh nội bộ, an toàn vật t tài sản và hớng dẫn chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch biện pháp về công tác nói trên trong toàn công ty. Xây dựng kế hoạch bảo mật đảm bảo việc bảo vệ an ninh nội bộ toàn Công ty, nghiên cứu đề xuất các phơng án về công tác bảo vệ an ninh của Nhà nớc trong phạm vi nội bộ Công ty và hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện.
Công tác huấn luyện quân sự, phòng cháy, chữa cháy.
Tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật cho CBCNV trong công ty. Mối quan hệ: Chịu sự chỉ đạo từ phó giám đốc đời sống, có quan hệ với văn phòng công ty,cơ quan đảng, đoàn, hội trong công ty để thực hiện các chủ trơng, chính sách của đảng, nhà nớc và của công ty. Thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ và an toàn vật t cho công ty.
Cơ cấu tổ chức: 01 trởng phòng có trách nhiệm quản lý các hoạt động chung của phòng, 02 phó phòng giúp việc cho trởng phòng và các nhân viên , trợ lý thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình.
* Phòng thống kê kế toán tài chính.
Phòng thống kê kế toán tài chính là một bộ phận nằm trong cơ cấu tổ
chức bộ máy của công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám
đốc về các mặt công tác:
Công tác thống kê - kế toán - tài chính. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ thống kê kế toán tài chính của Công ty theo các quy định hiện hành của Nhà nớc. Chỉ đạo hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt nghiệp vụ công tác thống kê kế toán tài chính.
Công tác quản lý các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Xây dựng, hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị lập kế hoạch về tu chi chi tài chính từng tháng, quý, năm.
Công tác quản lý hệ thống giá trong công ty. Tổng hợp xây dựng cụ thể hoá các văn bản của Nhà nớc về công tác giá. Hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện theo đúng quy định
Mối quan hệ: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh tế và chịu sự kiểm tra từ phòng kiểm toánhiệm vụề nghiệp vụ và tính chính chính xác của số liệu trong sổ sách. Giúp công ty trong công tác hoạch toán chi phí, lỗ lãi, kết quả sản xuất kinh doanh .
Cơ cấu tổ chức: Gồm 01 kế toán trởng(trởng phòng) phụ trách quản lý chung hoạt động của phòng, thực hiện chức năng nhiệm vụ đợc giao. 01 kế toán tổng hợp(phó phòng) thay mặt kế toán trởng khi vắng mặt. 05 kế toán
