I. Vài nét khái quát về công ty
3. Cơcấu tổ chức quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban
3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty .
Trớc kia bộ máy quản lý của công ty đợc tỏ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Ngày nay để phù hợp với tình hình hoạt động của công ty, công ty Artexport đợc chia làm hai khối dới sự chỉ đạo của ban giám đốc đó là: khối quản lý và khối kinh doanh.
-Khối quản lí bao gồm các phòng hành chính và phòng kế toán tài vụ. -Khối kinh doanh bao gồm các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu các phân xởng sản xuất và các chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, TPHCM và Hà Nội.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh Artexport
Giám Đốc
Khối Quản lý Khối kinh doanh
P. dép P. Cói Văn phòng P. Thêu P. XNK 4 P. Thị trường P. TCKT P. Tổ chức P. XNK 5 Phòng XNK 6
3.2. Quyền hạn của công ty
-Đợc chủ động giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện các hợp động mua bán ngoại thơng, hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh thuộc các lĩnh vực với các tổ chức và các cá nhân thuộc mòi thành phần kinh tế trong và ngoài nớc.
-Đợc quyền vay vốn và cho vay bằng tiền, ngoại tệ và hiện vật ở trong n- ớc và nớc ngoài: Đợc liên doanh, liên kết, hợp tác đầu t, sản xuất kinh doanh với các tỏ chức, cá nhân trong và ngoài nớc để phát triển sản xuất kinh doanh của công ty theo quy chế và pháp luật hiện hành.
-Đợc tham gia hội trợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá, tham gia các hội thảo chuyên đề có liên quan đến các hoạt động của công ty ở trong nớc và ngoài nớc.
-Đợc cử cán bộ của công ty ra nớc ngoài hoặc mời bên nớc ngoài vào Việt Nam để khảo sát thị trờng, để giao dịch, để đàm phán kí kết hợp đồng hoặc giải quyết các vấn đề liên quan thuộc phạm vi kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành của nhà nớc và Bộ Thơng Mại.
-Đợc mở cửa hàng để giới thiệu và bán sản phẩm thuộc phạm vi kinh doanh của công ty , phù hợp với quy chế hiện hành của nhà nớc.
-Đợc kinh doanh các dịch vụ có liên quan đến phạm vi sản xuất kinh doanh của công ty kể cả kinh doanh vận tải và hàng hoá công cộng.
3.3. Nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty .
a) Ban giám đốc:
Bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách tài chính, Phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ. đứng đầu công ty là Giám đốc chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty trớc pháp luật cũng nh Bộ chủ quản. Giám đốc công ty có trách nhiệm sắp xếp bố trí và chỉ đạo chung toàn bộ công ty và lấy ý kiến tham mu của các phòng ban để lập ra kế hoạch và phát triển của toàn công ty. Bên cạnh đó hai phó Giám đốc ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình còn giúp Giám đốc chỉ đạo hoạt động của công ty và đại diện cho công ty khi Giám đốc đi vắng.
b)Văn phòng:
Số cán bộ nhân viên của văn phòng gồm 12 ngời, chịu trách nhiệm quản lí tài sản chung của công ty và của các đơn vị, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu thuộc phạm vi chi tiêu của văn phòng.
c) Phòng tổ chức cán bộ gồm có 7 cán bộ nhân viên và họ có nhiệm vụ là:
-Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lí lao động để tạo điều kiện cho các phòng ban công ty nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lợng lao động của công ty.
-Làm quy hoạch đào tạo tuyển dụng lao động theo mục đích của sản xuất kinh doanh, giải quyết và khiếu nại, tố cáo về quyền lợi của ngời lao động, bảo vệ chính trị nội bộ, phòng ban, bảo mật.
d. Phòng kế toán tài chính:
Phòng gồm 11 ngời với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soát, quản lý tiền vốn và tài sản của công ty. Phòng này có nhiệm vụ là:
-Hớng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách, theo dõi hoạt động của đơn vị, giúp cho họ làm thống kê báo cáo định kì, hạch toán nội bộ theo quy định của công ty và hớng dẫn của Bộ Tài Chính.
-Kiểm soát, kiểm tra các phơng án kinh doanh đã đợc Giám đốc duyệt, thờng xuyên đối chiếu chứng từ để giúp các đơn vị hạch toán chính xác, góp ý kiến và chịu trách nhiệm về những kiến nghị và những góp ý của mình với
từng phơng án kinh doanh cụ thể, xác định đợc lỗ lãi để tính trả lơng cho các đơn vị.
-Xây dựng phơng thức, qui chế, hình thức cho vay của công ty và bảo lãnh của Ngân hàng, nắm chắc chu trình luân chuyển của vốn, của từng hợp đồng, phơng án nhằm ngăn chặn nguy cơ đọng, hụt hoặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý, sao nhãng nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ.
-Lập quĩ dự phòng để giải quyết kịp thời các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh, có nguồn vốn dự trữ cho các hợp đồng mới, chủ động xử lý khi có thay đổi về tổ chức, nhân sự, lao động có liên quan đến tiền...
e. Phòng thị trờng hàng hoá.
-Tìm hiểu khách hàng và thực hiện các biện pháp giữ khách.
-Tìm hiểu và tìm kiếm các đối tác để hợp tác kinh doanh với các công ty . -Tìm hiểu các nhu cầu thị trờng làm công tác tham mu cho các phòng kinh doanh.
f) Các phòng nghiệp vụ xuất khẩu :
Bao gồm phòng trực tiếp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo các kế hoạch phơng án đã đợc giám đốc duyệt.
Để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, công ty đã ban hành chế độ khoán kinh doanh theo đó các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đợc phép vay vốn của công ty, tự tiến hành các hoạt động kinh doanh nếu tìm đợc các nguồn hàng và thị trờng thích hợp, nh vậy quyền hạn của các phòng kinh doanh đợc mở rộng hơn trớc đồng thời cũng chịu trách nhiệm nhiều hơn trớc.
Với qui chế hoạt động tự bản thân của các phòng kinh doanh đợc chủ động hơn trong hoạt động, phát huy đợc tính năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm của từng bộ phận, nhân viên trong phòng. Nh vậy các phòng xuất nhập khẩu của công ty đợc mở rộng phạm vi kinh doanh có thể xuất nhập khẩu hoặc liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân khác nếu có khả năng. Tuy nhiên, từng phòng vẫn giữ các mặt hàng truyền thống và thị trờng truyền thống trớc kia.
Ngoài các khối đơn vị quản lý và khối các đơn vị kinh doanh công ty còn có các chi nhánh trực thuộc đóng ở Hải Phòng, Đà Nẵng, TP.HCM.