T Chỉ tiêu ĐV Năm 2004 Năm
2.2.4.3.2/Chứng từ sử dụn g:
Khi nhập xuất thành phẩm, Công ty đều có đầy đủ các chứng từ : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập kho :
Sau khi thành phẩm hoàn thành, cán bộ điều hành tiến hành kiểm tra, xác nhận phẩm cấp chất lượng của thành phẩm rồi mới cho tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho thành phẩm dùng để xác định số lượng thành phẩm nhập kho, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho và để kế toán ghi vào sổ kế toán.
Phiếu nhập kho thành phẩm do bộ phận kế toán tại mỏ đá lập gồm 2 liên, liên 1 lưu tại cuống để gửi về phòng kế toán Công ty, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó lưu tại bộ phận kế toán mỏ. Sau khi kiểm tra số lượng thành phẩm nhập kho, thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập kho và cùng người nhập (là đội trưởng sản xuất) ký vào phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho :
Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng thành phẩm xuất kho bán cho khách hàng hoặc xuất để cho tặng hay sử dụng nội bộ. Phiếu xuất kho làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi vào sổ kế toán để hạch toán theo dõi thành phẩm và chi phí.
Phiếu xuất kho do kế toán tại mỏ đá lập gồm 3 liên ghi rõ số, ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho. Kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và phiếu thu tiền (đối với khách hàng mua lẻ) hoặc hợp đồng mua bán (đối với khách hàng mua theo hợp đồng), hay căn cứ vào giấy đề xuất (đối với việc cho tặng, sử dụng nội bộ) để viết phiếu xuất kho.
Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho của từng loại thành phẩm, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu. Liên 1 lưu tại cuống để gửi về phòng kế toán Công ty, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó lưu tại bộ phận kế toán mỏ, liên 3 giao cho người nhận giữ.
- Thẻ kho :
Thẻ kho dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại thành phẩm. Thẻ kho làm căn cứ để xác định tồn kho dự trữ thành phẩm và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một loại thành phẩm cùng quy cách ở cùng một kho.
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất ghi số lượng thành phẩm nhập, xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, kế toán mỏ kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu thẻ kho với số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn trên sổ kế toán, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê, số liệu trên thẻ kho được thủ kho điều chỉnh lại cho phù hợp với số thực tế kiểm kê, căn cứ vào phiếu nhập thành phẩm thừa hoặc phiếu xuất thành phẩm thiếu theo biên bản kiểm kê.
- Biên bản kiểm kê thành phẩm :
Công việc kiểm kê thành phẩm tại các đơn vị sản xuất của Công ty được thực hiện định kỳ 6 tháng một lần để xác định số lượng, chất lượng và giá trị thành phẩm có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý thành phẩm thừa thiếu và ghi sổ kế toán.
Đến kỳ kiểm kê, hội đồng kiểm kê xuống kiểm kê tại kho và lập biên bản kiểm kê thành 3 bản : 1 bản giao cho thủ kho, 1 bản giao cho người phụ trách đơn vị sản xuất, 1 bản giao cho phòng kế toán Công ty. Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế thì tiến hành xác định nguyên nhân và Giám đốc Công ty sẽ ghi rõ ý kiến xử lý khoản chênh lệch này.