Để bảo đảm cung cấp liên tục và tính nhịp nhàn sản xuất, yếu tố quan trọng của hoạt động là xây dựng mối quan hệ ổn định dài hạn với người bán nguyên liệu và nguyên vật liệu. Việc tạo mối quan hệ với nhà cung cấp thuộc bộ phận cung ứng vật tư hay nói đúng hơn là bộ phận kế hoạch trong công ty, chính vì vậy làm cách nào để tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Dưới đây là một số vấn đề cần nói đến:
* Tìm nhà cung cấp tiềm năng:
Nhà cung cấp thường được chia ra làm 4 loại:
a. Nhà sản xuất: Hầu hết nhà bán lẻ mua được sản phẩm đều thông qua công ty môi giới hay đại diện thương mại, họ sẽ gom hàng từ nhiều nguồn để cung cấp cho nhà bán lẻ. Tất nhiên giá cả từ nhà sản xuất sẽ rẻ nhất, nhưng cũng khó tiếp cận nguồn cung cấp này nhất.
b. Nhà phân phối: Được biết đến với nhiều tên gọi như nhà bán sỉ, môi giới, nhà phân phối mua hàng từ nhà sản xuất, hàng dự trữ của các công ty lớn và bán lại cho người bán lẻ. Mặc dù giá của nhà phân phối cao hơn của nhà sản xuất, nhưng họ có thể linh động giải quyết những đơn hàng nhỏ hoặc tiến hành gom hàng dùm người bán lẻ. c. Các bên làm đại lý độc quyền: Họ chỉ cung cấp hàng bằng văn phòng đại diện hoặc ở những hội chợ, triển lãm.
d. Nhập khẩu: Nhiều nhà bán lẻ mua hàng nhập trực tiếp từ các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nước. Hoặc nếu bạn hiểu rõ thị trường nước ngoài thì DN có thể nhập hàng hóa trực tiếp từ họ.
Tại công ty việc tìm nhà phân phối chủ yếu từ các nhà phân phối sản phẩm của Đài Loan và Nhật Bản, từ nước ngoài thì việc nhập khẩu là không thể tránh khỏi.
Thay đổi mối quan hệ với nhà cung cấp
Mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp, họ sẽ cung cấp cho DN những lợi điểm về giá thành, nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng những nhu cầu được đề ra bởi chính khách hàng của DN.
Liên kết với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần chủ động trong kinh doanh:
Yêu cầu chiết khấu: DN có rất nhiều yếu tố có thể trả giá và yêu cầu các dịch vụ khác với đối thủ cạnh tranh. Vì vậy trước khi ký 1 hợp đồng, hãy hỏi để được họ cung cấp những điều khoản về giá cả, chiết khấu…Khi cần thiết phải hỏi họ những yếu tố nào cần thiết để đạt được khoản chiết khấu như vậy để có mục tiêu và định hướng phát triển.
Nâng cấp dịch vụ: Có thể DN chưa bao giờ để ý đến từng phần nhỏ nhặt trong các quan hệ làm ăn với nhà cung cấp và khách hàng. Do đó không thể cải thiện chất lượng phục vụ. Nếu DN có bất kỳ thắc mắc gì với nhà cung cấp, hãy mang ra thảo luận ngay lập tức. Nếu sau khi thương lượng vẫn không đi đến thống nhất, hãy theo đuổi mục tiêu giải quyết cho được vướng mắc đó. Chắc chắn sẽ có 1 đối tác nào đó trên thị trường có hướng giải quyết tốt và sẵn sàng để cung cấp tính năng ưu việt của họ.
Thúc đẩy thêm mối quan hệ với nhà sản xuất: Không phải khách hàng nào cũng muốn tăng cường mối quan hệ làm ăn với nhà cung cấp của họ. Vì thế nhà cung cấp sẽ không đề cập trước với DN vấn đề này mà hãy hành động trước. DN “ra hiệu” để nhà cung cấp nhận ra bạn đang muốn thảo luận về vấn đề này, ví dụ như nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, giảm sai sót trong sản xuất và giảm chi phí…
Nếu như họ không thiện chí, hãy tìm thêm nhà cung cấp khác. Có thể nhà cung cấp hiện giờ của DN chưa thực hiện điều này với bất kỳ khách hàng nào. Giá cả phù hợp với doanh nghiệp, thêm mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp tạo ra nhiều điều có lợi cho doanh nghiệp về tài chính, công nợ, giá cả cạnh tranh việc bán hàng càng nhanh dẫn đến doanh thu càng nhiều, lợi nhuận càng cao, thúc đẩy quá trình phát triển kinh tế của doanh nghiệp.