2.4.1. Đặt cọc và cấp phát chứng từ
2.4.1.1. Qui trình cấp phát
Vé hành khách chưa sử dụng là loại giấy tờ cĩ giá trị bởi vì nĩ cĩ thể dễ dàng được sử dụng để hưởng các dịch vụ vận tải hoặc đại lý bán cho hành khách
nhưng khơng trả tiền mà các Hãng hàng khơng khĩ cĩ thể phát hiện ngay được tại thời điểm đĩ. Vì thế quản lý đặt cọc và cấp vé là nội dung quan trọng trong cơng tác quản lý thu bán vé.
Việc quản lý đặt cọc và cấp vé cĩ thể coi là chặt chẽ và cĩ hiệu quả khi nĩ đảm bảo được các yếu tố sau:
+ Phù hợp với khả năng tài chính của các đại lý, tạo điều kiện khuyến khích nhiều đại lý tham gia vào việc bán vé cho Hãng, tạo nhiều cơ hội để đại lý bán được vé.
+ Khoản đặt cọc phải đủ để thanh tốn cho các khoản nợ của đại lý trong trường hợp đại lý phá sản, mất khả năng thanh tốn để hạn chế thấp nhất thiệt hại vật chất cho Hãng hàng khơng.
Trước năm 2000, chính sách đặt cọc của HKVN là căn cứ vào số lượng chứng từ đại lý được nhận và đơn giá tiền cọc trên từng loại chứng từ.
Từ năm 2000 trở lại đây, HKVN đã thay đổi chính sách đặt cọc. Mức đặt cọc áp dụng cho từng đại lý được tính trên cơ sở doanh số bán bình quân thực tế trên 1 chứng từ vận chuyển mà đại lý bán trong năm. Trường hợp đại lý mới hoạt động doanh số bán bình quân thực tế trên 1 chứng từ được tính trên cơ sở bình quân của thị trường và sau đĩ được điều chỉnh lại theo thực tế của đại lý đĩ.
Việc cấp phát chứng từ được thực hiện như sau
- Đại lý yêu cầu số lượng chứng từ được cấp phát căn cứ vào tiền cọc, cơng nợ của mình với HKVN.
- Nhân viên duyệt cấp phát tính tốn số chứng từ đại lý được nhận. Cùng một lúc người duyệt cấp phát phải kiểm tra điều kiện được nhận chứng từ
của đại lý và tính tốn bằng tay số chứng từ được nhận nên khơng thể lập ngay phiếu xuất kho và chuyển cơng việc này cho thủ kho, đây chính là khâu rủi ro tiềm tàng của quá trình cấp phát.
- Thủ kho chứng từ viết phiếu xuất kho chứng từ , ghi đầy đủ các chứng từ đại lý nhận theo từng chủng loại, từng seri
2.4.1.2. Đánh giá rủi ro
- Các đại lý của HKVN đĩng trên các địa bàn khác nhau trong khu vực, việc giao nhận chứng từ khơng chặt chẽ cĩ thể gây tranh chấp trong trường hợp mất mát, hư hỏng.
- Nhân viên cấp phát chứng từ, thủ kho chứng từ cĩ thể thơng đồng với các đại lý để cấp phát chứng từ khơng đúng qui định, gây thất thu cho HKVN. Giá trị tổn thất của 1 chứng từ được đo bằng giá trị vận chuyển của chứng từ ấy. Chứng từ vận chuyển là loại chứng từ cĩ thể sử dụng khơng chỉ trên HKVN mà trên cả các hãng hàng khơng khác nên tổn thất là khơng thể tính trước và rất lớn, cĩ trường hợp giá trị vận chuyển của 1 chứng từ lên tới chục nghìn USD.
- Việc khơng phân chia trách nhiệm và lập sổ sách rạch rịi giữa nhân viên duyệt cấp phát và thủ kho chứng từ sẽ dẫn tới rủi ro cấp phát khơng đúng qui định, cấp phát sai số lượng cần thiết….
- Lạm dụng quyền hành của lãnh đạo các đơn vị cĩ thể miễn trừ hay giảm mức cọc cho một số đại lý quen biết…
2.4.1.3 Thủ tục kiểm sốt Kiểm sốt phịng ngừa:
34
Để kiểm sốt được qui trình đặt cọc và cấp phát, HKVN đưa ra 1 số qui định khá chặt chẽ
- Các đại lý đều phải đặt cọc cho HKVN để sử dụng cho mục đích nhận chứng từ vận chuyển để xuất bán và để HKVN khấu trừ trong trường hợp Đại lý khơng thanh tốn hoặc thanh tốn khơng đúng hạn theo hợp đồng. Các đại lý chỉ được nhận chứng từ khi cĩ đủ các điều kiện:
• Cĩ hợp đồng đại lý trong thời hạn hiệu lực với HKVN • Đã đặt cọc trong thời hạn hiệu lực cho HKVN
• Cĩ văn bản yêu cầu cấp phát chứng từ theo đúng mẫu biểu qui định • Đã nộp báo cáo bán kỳ trước
• Đã thanh tốn tiền thu bán sản phẩm vận chuyển của những kỳ trước đầy đủ
- HKVN giao chứng từ vận chuyển trực tiếp cho các đại lý tại văn phịng của mình. Trường hợp đại lý yêu cầu HKVN gửi chứng từ vận chuyển bằng đường chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm, đại lý phải ghi rõ trong văn bản đề nghị, mọi chi phí phát sinh đại lý cĩ trách nhiệm thanh tốn.
- Kiểm tra tính tuân thủ các qui định cấp phát tại các VPVN, VPKV: thơng qua kiểm sốt của trưởng bộ phận TCKT đối với từng nghiệp vụ cấp phát bằng cách ký duyệt lên Phiếu cấp phát
Kiểm sốt phát hiện
HKVN tổ chức việc kiểm tra cơng tác đặt cọc và cấp phát chứng từ khá thường xuyên. Việc kiểm tra được tiến hành ở các cấp.
35 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ban Kiểm sốt ở cấp Tổng cơng ty tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các qui định về quản lý đặt cọc và cấp phát hàng năm tại các VPKV, VPVN.
- Tại cấp VP
• Cĩ sự kiểm tra chéo giữa bộ phận cấp phát chứng từ và bộ phận kế tốn về các khoản tiền cọc, tiền thanh tốn chứng từ để phát hiện việc sai sĩt trong khâu ghi nhận tiền thanh tốn của các đại lýù. • Kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tồn chứng từ theo sổ sách và
kiểm kê thực tế định kỳ hay đột xuất.
2.4.2.Xuất bán chứng từ
2.4.2.1. Qui trình xuất bán
- Nhân viên bán vé nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách
- Tính tốn giá cước và các khoản thuế, phí phải thu của khách.
- Tiến hành đặt chỗ, xuất vé
- Lập hĩa đơn, thu tiền
- Giao các liên thích hợp của bộ chứng từ vận chuyển cho khách hàng
Hệ thống bảng giá của HKVN gồm hệ thống giá quốc nội, giá quốc tế. Mỗi hệ thống lại phân ra thành nhiều bảng giá theo điểm đến với đối tượng khách hàng, mục đích vận chuyển khác nhau như giá áp dụng cho du học sinh, định cư, khách đồn du lịch, lao động, người già, sinh viên…… Trong mỗi bảng giá lại cĩ từng mức giá cho từng tuyến đường khác nhau. Nhu cầu của khách hàng vơ cùng phong phú và đa dạng, cĩ những hành trình khách yêu cầu khơng cĩ sẵn trong bảng giá mà phải thơng qua nghiệp vụ tính tốn kết hợp giá cước mới cĩ được.
36
Việc tính tốn giá cước chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: nguyên tắc ticketing do IATA, HKVN qui định, các điều kiện của bảng giá, mức giá về ràng buộc ngày khởi hành, ngày kết thúc, thời hạn mua vé, hồn vé, hạn chế chuyển nhượng, kết hợp giá, hạng đặt chỗ…..
* Cách thức phân phối giá
- Ban Tiếp Thị Hành khách của TCT HKVN xây dựng gía, chuyển đến cho các VPKV, VPCN theo đường cơng văn
- Các VPKV, VPCN căn cứ vào danh sách các đơn vị bán, đại lý, sao chụp bảng giá, ra các văn bản hướng dẫn và chuyển cho đại lý (bằng đường bưu điện hoặc mời đại lý lên nhận trực tiếp)
- Đại lý căn cứ vào các mức giá và điều kiện cụ thể trong các hướng dẫn để thực hiện
- Các trao đổi, hướng dẫn, giải thích thêm trong quá trình áp dụng được diễn ra liên tục giữa các đại lý, VPKV, VPCN và Ban TTHK
- Tất cả cơng việc trên sẽ lập lại khi cĩ bất kỳ sự thay đổi nào 2.4.2.2. Đánh giá rủi ro
- Tính tốn sai số tiền phải thu của khách
- Ghi sai các điều kiện về đặt chỗ, ràng buộc chuyển nhượng dẫn tới khơng thanh tốn được với các Hãng hàng khơng khác theo hợp đồng gây thất thu cho HKVN
- Aùp lực về thời gian phải giải quyết cho khách hàng dẫn tới sai sĩt
- Sự thơng đồng giữa khách hàng và nhân viên bán vé để xuất bán các vé khơng đúng đối tượng
37
Đối với cơng tác phân phối giá
- HKVN mất nhiều thời gian cơng sức nhưng hiệu quả lại thấp do cơng việc xử lý bằng tay quá nhiều, việc quản lý rất khĩ khăn
- Tính an tồn chính xác khơng cao
- Khả năng mở rơng việc phân phối giá cạnh tranh cho các đối tượng mới trong tương lai bị hạn chế do khối lượng cơng việc nhiều, tiến hành chậm, tính chính xác khơng cao, quản lý lại khĩ khăn
- Do phải tra cứu trên các bảng giá nhiều nên dễ bị nhầm lẫn, sai sĩt 2.4.2.3. Thủ tục kiểm sốt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm sốt phịng ngừa
- Trên hệ thống in vé đã cài đặt sẵn giá cước của các chặng quốc nội. Số tiền ghi trên vé là số tiền thực thu của khách nên khách hàng và nhân viên cĩ thể đối chiếu giữa số phải thu và số thực trả.
- Đối với một số đường bay quốc tế đơn giản, hệ thống tính sẵn giá cước và nhân viên chỉ cần làm đúng các thao tác được hướng dẫn là cĩ được giá cước thực thu và các điều kiện ghi trên vé đúng. Đối với việc áp dụng các giá cước tính sẵn này, khi nhân viên chỉnh sửa khơng đúng thao tác, trên vé sẽ ghi nhận đây là giá lấy hồn tồn tự động hay bị chỉnh sửa.
Kiểm sốt phát hiện
- Sau khi bán chứng từ, chính nhân viên bán vé cuối ngày phải tự kiểm tra lại các chứng từ mình xuất trong ngày cĩ đúng hay khơng và kịp thời liên hệ với khách hàng để hiệu chỉnh.
38
- Sau khi xuất bán chứng từ cho khách, các đơn vị bán phải chuyển chứng từ về cho bộ phận kiểm sốt thu bán, bộ phận này trực thuộc phịng TCKT của các VPKV hay thuộc Trung tâm Thống kê và Tin học Hàng khơng đối vối các đơn vị bán từ nước ngồi. Trách nhiệm của bộ phận kiểm sốt thu bán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ xuất ra. Kiểm tra đối chiếu với các qui định của IATA, của HKVN và các điều kiện cụ thể của từng loại giá trên từng chứng từ và tính tốn số phải thu chính xác đối với từng chứng từ chi tiết theo từng khoản mục giá cước, thuế, phí… Tuy nhiên, một số trường hợp bộ phận này khơng thể kiểm tra được nhân viên cĩ bán chứng từ cho khách đúng đối tượng hay khơng (Ví dụ khơng thể kiểm tra được khách hàng là người lớn hay trẻ em…..)
Kiểm sốt bù đắp
Những bất cập của 2 thủ tục kiểm sốt trên cĩ thể được hạn chế bới khâu kiểm tra tại các đầu sân bay. Nhân viên làn thủ tục chuyến bay cĩ thể phát hiện một số trường hợp mua vé khơng đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hồn trả phần chênh lệch
2.4.3.Báo cáo thanh tốn
2.4.3.1.Qui trình lập báo cáo
Các đơn vị bán phải lập báo cáo bán cho HKVN 1 cách đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng biểu mẫu qui định với tồn bộ chứng từ chi tiết kèm theo: tờ kế tốn và tờ hủy (void coupon) của chứng từ vận chuyển xuất bán, các chứng từ, tài liệu liên quan đến các thủ tục bán hồn hủy đổi theo qui định hiện hành.
Căn cứ vào đặc điểm thị trường, khả năng hoạt động của đại lý , HKVN qui định cụ thể số lượng và kỳ hạn nộp báo cáo bán. Bất kể cĩ phát sinh các 39
nghiệp vụ bán sản phẩm hay khơng, Đại lý phải lập và gửi báo cáo theo đúng kỳ hạn cho HKVN qui định.
2.4.3.2. Đánh giá rủi ro
- Các đại lý nộp báo cáo chậm hơn qui định, ảnh hưởng đến tiến độ thanh tốn và kiểm sốt chứng từ
- Đại lý nộp báo cáo khơng đầy đủ các chứng từ phát sinh trong kỳ, cố ý giữ lại các chứng từ cĩ giá trị cao để giảm bớt số tiền phải thanh tốn cho HKVN.
- Cố tình lập báo cáo sai số phải thu của các chứng từ để cĩ thể thơng đồng với nhân viên kiểm sốt bỏ qua khâu kiểm sốt giá.
2.4.3.3.Thủ tục kiểm sốt
Kiểm sốt phịng ngừa
- Tiến hành cấp phát cho đại lý số lượng chứng từ theo khả năng bán của đại lý chứ khơng chỉ đơn thuần căn cứ vào tiền cọc. Như vậy sẽ hạn chế đựơc trường hợp đại lý cĩ số đặt cọc lớn, lấy vé quá khả năng bán nên khơng cần lập báo cáo cũng cĩ chứng từ để bán.
- HKVN đưa ra các qui định chế tài và phạt vi phạm trong trường hợp đại lý cố tình báo cáo khơng đầy đủ các chứng từ phát sinh. Trường hợp đại lý báo cáo chứng từ vận chuyển đã xuất bán vào kỳ báo cáo sau, đại lý phải trả tiền phạt là : 10 USD/vé, 20 USD/vé, 50 USD/ vé cho lần vi phạm thứ nhất, thứ hai và lần thứ ba trở đi.
40
Kiểm sốt phát hiện
- Trong chương trình xử lý báo cáo bao giờ cũng cĩ bước thơng báo các chứng từ khơng lập báo cáo đúng kỳ qui định để tiến hành phạt đại lý.
- Trong trường hợp đại lý cố tình lập báo cáo với số tiền thấp hơn thì nhân viên kiểm sốt sẽ phát hiện và lập hĩa đơn truy thu. Bên cạnh đĩ, các chương trình cũng cĩ một số bước kiểm tra giá cước khơng hợp logic để hạn chế phần nào việc thơng đồng giữa nhân viên kiểm sốt và đại lý.