2.4.4.1. Qui trình xử lý
Xử lý chứng từ vận tải hàng khơng là việc sử dụng các phương pháp tính tốn trên cơ sở các thơng tin của chứng từ vận chuyển, qui định về giá cước, các qui định về bán sản phẩm vận chuyển hàng khơng, các qui định của IATA, các hợp đồng song phương với các hãng (về giá cước, phương pháp chia thu nhập và về thanh tốn), các hợp đồng đại lý, tổng đại lý và các qui định về tài chính của TCT và của nhà nước để xác định số lượng và giá trị đúng của chứng từ vận chuyển.
Các thơng tin chi tiết cần kiểm tra là:
- Loại phát sinh: Bán, hồn, hủy
- Loại chứng từ : hành khách (PAX), hành lý(BCB), …
- Hình thức thanh tốn: trực tiếp, gián tiếp (thanh tốn bằng chứng từ)
- Hình thức vé: viết tay, tự động
- Loại khách hàng: người lớn, trẻ em, trẻ nhỏ
41
- Nơi xuất, ngày xuất chứng từø
- Hạng vé: Thương gia, phổ thơng, hạng ghế ngồi
- Loại hành trình: quốc tế, quốc nội
- Loại giá áp dụng cho từng chặng chứng từ
- Ngày bắt đầu, kết thúc hiệu lực của chứng từ
- Cách tính giá
- Thơng tin vé đổi
- Thơng tin vé miễn cước, giảm cước
- Số chứng từ thanh tốn
- Số tiền cước, thuế, VAT, phí, tỷ lệ hoa hồng, số tiền hoa hồng
- Tỷ giá từng loại tiền
Đối với các báo cáo mà đơn vị bán khơng cĩ dữ liệu gửi kèm, nhân viên kiểm sốt phải nhập liệu và kiểm tra các chi tiết trên. Trong trường hợp các đơn vị bán cĩ dữ liệu kèm theo thì chỉ cần kiểm tra và hiệu chỉnh thơng tin cho chính xác.
Hồn tất xong việc kiểm sốt tất cả các chứng từ của 1 báo cáo, nhân viên tiến hành in ấn các báo cáo theo mẫu biểu qui định, tiến hành đối chiếu với báo cáo do đơn bị bán lập để tính tốn số chênh lệch thừa, thiếu.
2.4.4.2.Đánh giá rủi ro
- Thời gian kiểm sốt của nhân viên kéo dài, khơng đảm bảo tiến độ ghi sổ kế tốn
42
- Aøp lực của thời gian tạo cho nhân viên cảm giác khơng thoải mái cĩ khả năng ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác kiểm sốt
- Nhân viên kiểm sốt sai giá cước, thuế, phí
- Thơng tin kiểm sốt khơng chính xác
- Sự thơng đồng của nhân viên kiểm sốt với các đơn vị bán để bỏ qua các lỗi và gian lận số tiền phải thanh tốn cho HKVN
- Sửa dữ liệu sau khi in báo cáo để che dấu sai sĩt hoặc gian lận 2.4.4.3. Thủ tục kiểm sốt
Kiểm sốt phịng ngừa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân chia trách nhiệm: Phân cơng cho mỗi nhân viên trách nhiệm kiểm sốt báo cáo của một số đại lý và được luân chuyển thường xuyên, mỗi báo cáo sẽ ghi nhận User code của nhân viên kiểm sốt
- Qui định thời gian hồn tất việc kiểm sốt cho mỗi nhân viên.
- Cĩ chương trình kiểm tra tính logic của dữ liệu
- Hệ thống kiểm tra giá tự động: hiện chỉ thực hiện được trên vé quốc nội, hoa hồng, một số phí cố định theo chặng bay…
- Chương trình quản lý tồn kho phát hiện phần nào được việc sai số vé
- Khố dữ liệu ở một số cơng đoạn sau cùng.
Kiểm sốt phát hiện
Việc phát hiện chỉ cĩ thể thực hiện khi cĩ sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận của cơng đoạn kiểm sốt hoặc kiểm tra tính logic hay kiểm tra chi tiết một đối tượng nào đĩ.
43
- Tại TCT, khi xử lý các chứng từ vận tải mà hành khách sử dụng (các flight coupon) cĩ thể kiểm tra chéo dữ liệu giữa 2 phần hành và phát hiện sai sĩt ở khâu kiểm sốt thu bán (matching dữ liệu)
- Khi kiểm sốt hồn vé cĩ thể kiểm tra chéo được thơng tin và giá cước, phí của khâu kiểm sốt chứng từ bán
- Cĩ thể kiểm tra trọng điểm các vé xuất ra theo một đối tượng nào đĩ: bảng giá, tuyến đường, loại giá…..
Kiểm sốt bù đắp
Những hạn chế của các kiểm sốt trên cĩ thể được hạn chế bởi khâu kiểm tra tại các đầu sân bay. Nhân viên làm thủ tục chuyến bay cĩ thể phát hiện một số trường hợp mua vé khơng đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hồn trả phần chênh lệch và thơng báo về các VPKV, VPCN quản lý đơn vị bán.