3. Định h-ớng phát triển tại công ty trong thời gian tới
3.3.2. Cỏc biện phỏp đề xuất:
3.3.2.1.. Biện phỏp thứ nhất: a. Tờn biện phỏp:
Hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc trong doanh nghiệp.
b. Mục tiờu của biện phỏp:
Hỡnh thành một tiến trỡnh phõn tớch cụng việc một cỏch chặt chẽ, cú hệ thống, cú tớnh khoa học.
Cung cấp cho ban lónh đạo cỏc thụng tin về yờu cầu, đặc điểm cuả cụng việc, là cơ sở cho việc xõy dựng bản mụ tả cụng việc và tiờu chuẩn cụng việc.
Cung cấp cỏc thụng tin cơ bản, làm cơ sở cho cỏc hoạt động nhõn lực khỏc như đào tạo, đỏnh gớa nhõn viờn, trả lương nhõn viờn, tuyển dụng….
c. Nội dung biện phỏp:
Qỳa trỡnh nghiờn cứu cú hệ thống nội dung cỏc cụng việc là một quỏ trỡnh phức tạp, đũi hỏi cú sự tham gia cú trỏch nhiệm và cú tổ chức của tất cả những người lao động và cả người quản lý. Để chỉ huy toàn bộ quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc, cụng ty nờn lựa chọn một cỏn bộ phõn tớch cụng việc. Cỏn bộ phõn tớch cụng việc là người cú kỹ năng viết tốt để trực tiếp viết hoặc hướng dẫn cỏc cỏn bộ của cỏc phũng ban khỏc viết bản mụ tả cụng việc , bản mụ tả cụng việc, và cỏc bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
Để cụng tỏc phõn tớch cụng việc đạt hiệu quả cao, cỏn bộ phõn tớch cú nhiệm vụ xỏc định được mục đớch của phõn tớch cụng việc, kế hoạch cho quỏ trỡnh phõn tớch, xỏc định cỏc bước phõn tớch cụng việc.
Xõy dựng bản mụ tả cụng việc
Bản mụ tả cụng việc là văn bản nờu ra cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm liờn quan tới một cụng việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đú. Bản mụ tả cụng việc phải được viết bằng ngụn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sỏnh với cỏc cụng việc khỏc và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận nhiệm vụ đú.
Trước hết người viết bản mụ tả cụng việc cần thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc, cần lưu ý là khụng cần làm rừ những gỡ người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn phải làm rừ những gỡ người lao động cần phải thực hiện. Cú thể sử dụng nhiều phương phỏp để thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc như phương phỏp quan sỏt, nhật kớ cụng việc, phỏng vấn, sử dụng cỏc bản cõu hỏi được thiết kế sẵn.
Khụng cú phương nào là phự hợp với mọi tỡnh huống. Mỗi phương phương đều cú ưư điểm và nhược điểm riờng. Cỏn bộ phõn tớch cụng việc sử dụng kết hợp nhiều biện phỏp.
tả cụng việc.
VD: mục đớch phõn tớch cụng việc để phục vụ cho cụng tỏc tuyển dụng lao động của doanh nghiệp. Vậy bảng mụ tả cụng việc sẽ phải cú cỏc thụng tin sau:
1. Tờn cụng việc của người được tuyển vào cho việc đú, vị trớ trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, phũng nào, mỏy múc gỡ v.v..
2. Cụng việc cần thực hiện: cần xỏc định ai là người thực hiện cụng việc đú, người đú sẽ tiến hành ra sao, tại sao lại làm cụng việc đú. Xỏc định phạm vi và mục đớch cụng việc.
3. Những chỉ dẫn chi tiết về cụng việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trỏch nhiệm, quyền hạn, quan hệ cụng việc, phương phỏp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc và những vớ dụ cụ thể được diễn đạt theo một trỡnh tự thời gian.
4. Chỉ dẫn chi tiết về cụng việc: Những kỹ năng tinh thần (nền tảng giỏo dục, kiến thức cụng việc, trỏch nhiệm cụng việc) và những kỹ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mụ tả cụng việc.Tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: Hầu hết những bản mụ tả cụng việc đều nờu rừ nhiệm vụ cụ thể nhưng khụng yờu cầu phải làm tốt cụng việc ở mức độ nào. Những tiờu chuẩn đối với việc thực hiện cụng việc đó loại bỏ được yếu tố khụng rừ ràng này.
Đối với mỗi cụng việc cụ thể, cú thu thập một khối lượng khỏ lớn cỏc thụng tin cú liờn quan đến cụng việc đú. Tuy nhiờn, cần thu thập loại thụng tin nào, ở mức độ chi tiờt như thế nào là tựy thuộc vào mục đớch sử dụng cỏc thụng tin đú cũng như tựy thuộc vào số lượng thụng tin đó sẵn cú và thậm chớ tựy thuộc cả vào quỹ thời gian, ngõn sỏchdành cho việc đú. Núi chung, để làm rừ bản chất cụng việc cụ thể ta cần phải thu thập cỏc loại tin như:
o Thụng tin về cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm, cỏc hoạt động, cỏc mối quan hệ cần thực hiện thuộc cụng việc. Đối với loại thụng tin này, yờu cầu là phải thu thập đầy đủ, khụng bỏ sút tất cả những gỡ mà người lao động cần phải làm, cỏc trỏch nhiệm cần phải gỏnh chịu cũng như làm rừ mức độ thường xuyờn, tầm
quan trọng của từng nhiệm vụ. và kể cả hao phớ thời gian[ước tớnh] để thực hiện từng nhiệm vụ đú.
o Thụng tin về cỏc mỏy múc, thiết bị, cụng cụ, nguyờn vật liệu cần phải sử dụng và cỏc phương tiện hỗ trợ cụng việc.
o Thụng tin về cỏc điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tõm lý xó hội….
o Thụng tin về cỏc đũi hỏi của cụng việc đối với người thực hiện như cỏc khả năng và kỹ năng cần phải cú, cỏc kiến thức, cỏc hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết….
o Cỏc tư liệu và thụng tin thu thập được sẽ được xử lý phự hợp tựy thuộc vào mục đớch của phõn tớch cụng việc. Tuy nhiờn, chỳng thường được hệ thống húa và trỡnh bày dưới dạng cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Đú là những cụng cụ hữu ớch cho tất cả những ai cú liờn quan tới cỏc chức năng quản lý nhõn lực trong một tổ chức.
Để tỡm hiểu cỏc thụng tin trờn, cỏn bộ phõn tớch cụng việc cú thể sử dụng phương phỏp xõy dựng bảng cõu hỏi. Sau đú chuyển tới tựng bộ phận, phũng ban và phổ biến thụng tin về cụng tỏc phõn tớch cụng việc. Người lao động sẽ được nhận một danh mục cỏc cõu hỏi đó được thiết kế sẵn về cỏc nhiệm vụ, cỏc hành vi, cỏc kỹ năng và cỏc điều kiện liờn quan đến cụng việc và họ phải cú trỏch nhiệm trả lời theo hướng dẫn trong đú.
Trả lời xong bản cõu hỏi người lao động nộp lại cho cỏn bộ phõn tớch cụng việc, để họ thu thập cỏc thụng tin cú quan đến mục đớch của phõn tớch cụng việc.
Xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc
Cỏc cụng việc rất đa dạng nờn cỏc yờu cầu của cụng việc cũng rất đa dạng, phong phỳ. Những yờu cầu chung của bảng tiờu chuẩn cụng việc là:
- Trỡnh độ văn hoỏ, chuyờn mụn và cỏc khoỏ đào tạo đó qua.
- Cỏc mụn học chủ yếu của cỏc khoỏ được đào tạo, kết quả thi cỏc mụn học chủ yếu và tốt nghiệp.
- Trỡnh độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gỡ và mức độ về đọc, nghe và viết.
- Thõm niờn cụng tỏc trong nghề và cỏc thành tớch đó đạt được. - Tuổi đời
- Sức khoẻ
- Năng khiếu đặc biệt và cỏc yờu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đỏnh mỏy. - Hoàn cảnh gia đỡnh
- Tham vọng cầu tiến, sở thớch, nguyện vọng cỏ nhõn.
d. Hiệu quả của biện phỏp:
Phõn tớch cụng việc giỳp cho ban lónh đạo cụng ty xỏc định kỳ vọng của mỡnh đối với người lao động và làm cho họ hiểu được cỏc kỳ vọng đú. Nhờ đú, người lao động cũng hiểu cỏc nhiệm vụ, nghĩa vụ và trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng việc.
Phõn tớch cụng việc là điều kiện thể hiện được cỏc hoạt động quản lý nguồn nhõn lực đỳng đắn và cú hiệu quả thụng qua thụng qua việc giỳp cho người quản lý cú thể đưa ra cỏc quyết định nhõn sự như hoạch định, tuyển dụng, đỏnh giỏ, đào tạo và phỏt triển nhõn sự….dựa trờn cỏc tiờu thức liờn quan đến cụng việc chứ khụng phải dựa trờn những tiờu chuẩn mơ hồ chỉ mang tớnh chủ quan.
BẢNG CÂU HỎI Mễ TẢ CễNG VIỆC
Thời gian làm việc:………
Tổ chức/phũng ban:………
Đơn vị:………
Tờn :………chức danh: ………
STT CÂU HỎI PHẦN TRẢ LỜI 1 Hóy mụ tả cụng việc trong một ngày của anh chị? ………
……….
……….
2 Hóy mụ tả cụng việc cú tớnh định kỳ của anh chị: tuần,thỏng, quý, năm ……… ………. ………. 3 Nhiệm vụ chớnh của cụng việc là gỡ? ……… ………. 4 Để thực hiện nhiệm vụ chớnh, anh chị phải liờn hệ với những cỏ nhõn tổ chức nào trong cụng ty? ………
……….
5 Quan hệ về trỏch nhiệm cụng việc đối với khỏch hàng là gỡ? ………
……….
6 Theo anh chị, những nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? tại sao? ………
……….
7 Anh chị hóy trỡnh bày và kể tờn cỏch thức thực hiện phần việc khú nhất? ……… ………. ……….
8 Những kiến thức quan trọng cần cú để thực hiện cụng việc là gỡ? ……… ………. 9 Những thỏch thức nhiều nhất trong cụng việc là gỡ? ……… ………. 10 Cụng việc của anh chị đũi
hỏi trỡnh độ ngoại ngữ nào?
……… ………. 11 Loại tỡnh huống thường
gõy căng thẳng trong cụng việc?
……… ………. 12 cụng việc của anh chị cần
bỏo cỏo cho ai?
……… ………. 13 Lĩnh vực nào của cụng việc
thường tạo ra sự hài lũng và khụng hài lũng nhất?
……… ……….
14 Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động như thế nào? Cú thể xảy ra rủi ro gỡ trong cụng việc hay khụng?
……… ……….
……….
15 Anh chị thường giỏm sỏt cụng việc của ai?chức vụ, vấn đề gỡ?
……… ………. 16 Những khúa đào tạo về kiến
thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần cú để thực hiện tốt cụng việc là gỡ?
……… ……….
……….
17 Cỏc mỏy múc thiết bị nào thường
được sử dụng trong cụng việc? cụng dụng, tớnh năng, cỏch vận hành?
……… ……….
18 Hóy liệt kờ những tài liệu, thủ tục,
quy trỡnh, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu anh chị thường dựng trong cụng việc?
……… ……….
19 Những phẩm chất nhõn cỏch nào là cần cú để phự hợp với cụng việc của anh chị?
……… ……….
Em xin đưa ra vớ dụ bảng mụ tả cụng việc của nhõn viờn phũng kinh doanh:
Mễ TẢ CễNG VIỆC NHÂN VIấN KINH DOANH
I/ Thụng tin chung:
Bộ phận PHềNG KINH DOANH
Quản lý trực tiếp
TRƢỞNG PHềNG KINH DOANH
II/ Mục đớch cụng việc
Trực tiếp thực hiện hoạt động bỏn hàng của cụng ty.
III/ Nhiệm vụ cụ thể:
1.Duy trỡ những quan hệ kinh doanh hiện cú, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch cụng tỏc hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện cú hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khỏc.
2.Lập kế hoạch cụng tỏc tuần, thỏng trỡnh Trưởng kờnh bỏn hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.
tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
4.Nắm được quy trỡnh tiếp xỳc khỏch hàng, quy trỡnh xử lý khiếu nại thụng tin, quy trỡnh nhận và giải quyết thụng tin khỏch hàng, ghi nhận đầy đủ theo cỏc biểu mõu của cỏc quy trỡnh này.
5.Tiếp xỳc khỏch hàng và ghi nhận toàn bộ cỏc thụng tin của khỏch hàng trong bỏo cỏo tiếp xỳc khỏch hàng. Bỏo cỏo nội dung tiếp xỳc khỏch hàng trong ngày cho Trưởng nhúm kinh doanh.
6.Lờn dự thảo hợp đồng sau khi khỏch hàng đó đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhúm bỏn hàng xin ý kiến về cỏc điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chớnh cho Trướng nhúm giữ, một bản chớnh cho phũng kế toỏn giữ.
7.Trực tiếp thực hiện, đốc thỳc thực hiện hợp đồng, bao gồm cỏc thủ tục giao hàng, xuất hoỏ đơn, cựng khỏch hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.
8.Nhận và xử lý cỏc khiếu nại của khỏch hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….
9.Theo dừi quỏ trỡnh thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phũng kế toỏn đốc thỳc cụng nợ, chỉ xong trỏch nhiệm khi khỏch hàng đó thanh toỏn xong.
10.Giao dịch, tỡm hiểu nhu cầu của khỏch hàng. Tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng.
11.Cập nhật kiến thức cụng việc qua việc, đọc cỏc sỏch bỏo về kinh doanh và tiếp thị; duy trỡ cỏc mối quan hệ khỏch hàng.
12.Phỏt triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phú.
13.Chăm súc khỏch hàng và bỏn hàng theo lịch trỡnh đó định. IV/ Tiờu chuẩn:
1.Trỡnh độ Cao đẳng trở lờn chuyờn ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting.
2.Sử dụng thành thạo vi tớnh văn phũng, cỏc phần mềm liờn quan đến cụng việc, làm việc độc lập.
4.Thỳc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp.
5.Kinh nghiệm kinh doanh ớt nhất 1 năm trở lờn.
3.3.2.2. Biện phỏp thứ hai
a. Tờn biện phỏp:
Hoàn thiện cụng tỏc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
b. Mục tiờu của biện phỏp:
- Hỡnh thành một hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc chặt chẽ, cú hệ thống khoa học.
- Cung cấp cho ban lónh đạo những thụng tin về tỡnh hỡnh nhõn lực trong cụng ty, từ đú cú những điều chỉnh kịp thời, cú những kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phỏt triển nguồn nhõn lực.
- Nõng cao khả năng thực hiện cụng việc và cung cấp những thụng tin phản hồi cho người lao động biết được mức độ hoàn thành cụng việc của họ, từ đú hoàn thiện bản thõn.
- Trờn cơ sở kết quả đỏnh giỏ thực hiện cụng việc mà xõy dựng được hệ thống khen thưởng kỉ luật bảo đảm cụng bằng cho người lao động.
c. Vai trũ của đỏnh giỏ thực hiện cụng việc:
- Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn cung cấp cỏc thụng tin cơ bản, dựa vào đú, cỏc doanh nghiệp mới cú thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhõn viờn.
- Giỳp cho cỏn bộ nhõn sự và cỏc nhõn viờn cú cơ hội để xem xột lại cỏc phẩm chất liờn quan đến cụng việc cần thiết phải cú của một nhõn viờn. Hầu hết mọi nhõn viờn đều mong muốn biết được cỏc nhõn xột, đỏnh giỏ của người chỉ huy, lónh đạo về việc thực hiện cụng việc của mỡnh. Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn, cung cấp cỏc thụng tin này cho nhõn viờn.
- Giỳp cho cỏc cỏn bộ nhõn sự và cỏc nhõn viờn xõy dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sút trong việc thực hiện cụng việc của nhõn viờn.
d. Nội dung thực hiện biện phỏp
Việc xõy dựng biểu mẫu đỏnh giỏ là một trong những yếu tố quyết định sự thành cụng của hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của một tổ chức. Trong khi xõy dựng biểu mẫu đỏnh giỏ, phải luụn giữ một số nguyờn tắc nhất định. Đú là việc đỏnh giỏ phải được xõy dựng dựa trờn cỏc tiờu chuẩn chung nhằm mục đớch so sỏnh giữa cỏc cỏ nhõn, mặt khỏc phải liờn quan tới những tiờu chớ kết quả cụng việc cú ý nghĩa, cú tớnh đến cỏc trọng số quan trọng từng cụng việc khỏc nhau.
Thụng thường mẫu biểu được xõy dựng trước khi thực hiện đỏnh giỏ về nội dung, núi chung cỏc tiờu chớ trong biểu mẫu đỏnh giỏ chủ yếu liờn quan tới cỏc nội dung trong bản mụ tả cụng việc. Cần lưu ý rằng tớnh cỏch và năng lực là những phạm trự rất khú đỏnh giỏ. Trong hầu hết cỏc hệ thống đỏnh giỏ thỡ tớnh cỏch thường khụng được xếp vào cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ, trừ khi nú cú liờn quan cụ thể tới thành tớch cụng việc. Trong khi đú năng lực lại được quan tõm nhiều nhất. Năng lực là một kĩ năng thể hiện khả năng cú thể hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể nào đú. Nú cú thể bao gồm cả khả năng chuyển giao kĩ năng và kiến thức.
Cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ năng lực của người quản lý:
1. Khả năng về trớ tuệ:
Cú khả năng lờn kế hoạch và tổ chức: lờn chương trỡnh và giao quyền,