Giám đốc:
- Là người góp vốn nhiều hơn và thành lập công ty có nhiệm vụ điều hành mọi việc trong công ty cũng như định hướng hoạt động tương lai cho công ty. - Chịu trách nhiệm về việc bảo tồn và phát triển vốn cho công ty.
- Quản lý điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện đúng chức năng của công ty.
- Chịu trách nhiệm pháp lý cá nhân trước cơ quan chủ quản cấp trên và pháp luật nhà nước, cụ thể:
+ Chịu trách nhiệm cung cấp có liên quan về công tác thu, chi tài chính, báo cáo thanh toán, quyết toán tài chính.
GIÁM ĐỐC ĐỐC NGHIỆP VỤ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KINH DOANH DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THUÊ HẢI QUAN CHUYỂN PHÁT NHANH
+ Chỉ đạo sản xuất kinh doanh, liên kết kinh tế và công tác đầu tư phát triển.
+ Ký hợp đồng kinh tế với các khách hàng và đối tác trong lĩnh vực kinh doanh mà công ty đã đăng ký.
+ Chịu trách nhiệm cùng với các phòng ban có liên quan về tổ chức và biên chế, ký kết hợp đồng lao động.
Bộ phận dịch vụ khách hàng
- Người làm bộ phận này có nhiệm vụ tư vấn khách hàng về tất cả các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ giao nhận và giá các loại sản phẩm dịch vụ của công ty, ví dụ: cung cấp cho khách hàng thông tin về số tàu, thời gian tàu cập bến, thời gian giao nhận hàng hóa…
- Ngoài ra còn có nhiệm vụ điều phối nhân viên giao nhận đến nơi khách hàng yêu cầu để nhận hàng theo đúng thời gian đã thỏa thuận.
Phòng kinh doanh
- Là bộ phận giúp cho giám đốc kinh doanh về lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký của công ty thông qua việc tổ chức các cửa hàng chi nhánh, đại lý như ở Vũng Tàu, Bình Dương, thành phố Hồ Chí Minh nhằm tiếp cận với khách hàng để giới thiệu dịch vụ và tìm kiếm thị trường mới cho công ty. - Nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiếm những khách hàng có nhu
cầu về giao nhận hàng hóa nước ngoài, liên lạc với khách hàng để thương lượng giá cả và tư vấn về các sản phẩm dịch vụ của công ty. Ngoài ra, còn tham gia vào công tác xây dựng giá sản phẩm dịch vụ của công ty, theo từng loại khách hàng khác nhau và hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng về giá cả của các sản phẩm.
Bộ phận nghiệp vụ
- Được coi như là nhà máy sản xuất tạo ra sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao, ổn định với chi phí thấp, luôn tạo ra sự phục vụ mới để thích nghi với xu hướng thay đổi của thị trường. Cuối cùng là làm cho nghiệp vụ ngày càng tốt và càng dễ phục vụ hơn. Bộ phận cũng có nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp cho các
nhân viên khác khi gặp khó khăn trong quá trình giao nhận hay khai thuê hải quan và hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng trong tư vấn khách hàng.
• Thuê hải quan, xuất nhập khẩu
Dịch vụ chứng từ và khai thuê hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu: nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan theo đúng thời hạn khách hàng yêu cầu. Sẵn sàng tư vấn cho khách hàng những thông tin liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan được cập nhật mới nhất.
• Chuyển phát nhanh
Giao nhận nội địa: tất cả hàng hóa và chứng từ mà khách hàng có nhu cầu chuyển đi trong nội vi thành phố Hồ Chí Minh sẽ được nhân viên công ty phát đến tay người nhận trong vòng hai giờ kể từ khi nhân viên Nhất Phong Vận nhận từ khách hàng. Còn đối với những chứng từ và hàng hóa chuyển đi các tỉnh, thành phố khác thì công ty sẽ cố gắng tìm mọi cách để hàng đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất có thể.
Giao nhận hàng hóa quốc tế: với dịch vụ này khách hàng sẽ được cung cấp những giải pháp đáng tin cậy nhất, nhanh chóng nhất với mức chi phí hiệu quả cho cả hàng hóa và chứng từ mà họ muốn gửi cả bằng đường hàng không và đường biển.
Chuyên viên logistics chịu trách nhiệm nhận và xuất hàng hóa ở cảng, sân bay, nhà ga… cũng như đảm bảo hàng hoá phải đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Phòng tài chính – kế toán:
- Chức năng
+Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán;
+Xúc tiến huy động tài chính và quản lý công tác đầu tư tài chính;
+Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động trong công ty;
+Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án theo quy định;
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
o Thực hiện công tác Tài chính trong Công ty:
+ Lập và xúc tiến kế hoạch huy động tài chính, đầu tư tài chính, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động của công ty trong từng thời kỳ.
+ Xây dựng, hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy chế tài chính và những quy định khác về chi phí áp dụng trong nội bộ công ty. + Chủ trì và phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan xây dựng quy chế
về quản lý và chi tiêu các quỹ đúng quy định.
o Thực hiện công tác Kế toán thống kê:
+ Theo dõi, tính toán, cập nhật, báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình sử dụng quản lý các quỹ, tài sản, vật tư, các nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toán tiền lương, các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty. + Lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và tính thu nộp thuế thu nhập cá nhân. + Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa
vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo luật định. + Giao dịch thanh quyết toán mua bán điện năng;
+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, tạm chi, tạm thu. + Tổ chức thực hiện chi trả vốn vay, lãi vay theo quy định. + Chủ trì công tác quyết toán, kiểm toán đúng kỳ hạn. + Chủ trì công tác kiểm kê tài sản.
+ Tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán.
+ Bảo quản, lữu trữ các tài liệu kế toán, tài chính, chứng từ có giá, giữ bí mật các tài liệu và số liệu này, cung cấp khi có yêu cầu của Giám đốc.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
Bộ phận hành chính và nhân sự
- Hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ công việc ngoài chuyên môn: pháp lý, tổ chức… - Hỗ trợ Ban Giám Đốc các vấn đề liên quan về nhân sự như:
+ Lo về các vấn đề nhân sự: tuyển nhân viên, đào tạo nhân viên, chế độ lương bổng, phụ cấp, bảo hiểm…
+ Quản lý, bố trí nhân sự, tham gia lập kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch lao động... đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lập quy hoạch nhân viên trước mắt và lâu dài.
- Lập kế hoạch và thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng phát triển nhân viên công ty.
- Bảo đảm chế độ cho nhân viên theo chế độ chính sách hiện hành.
- Phối hợp với các đơn vị chi nhánh, phòng liên quan để soạn thảo các quy chế hoạt động của Công ty.
- Quản lý văn phòng, trang thiết bị văn phòng, điện nước phục vụ cho mọi hoạt động của công ty.
- Chăm lo sức khoẻ đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên.
- Quan hệ chặt chẽ với địa phương trong việc tham gia thực hiện các phong trào và thực hiện trách nhiệm của công ty đối với địa bàn khu vực.