II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
1. Thiết kế hệ thống thơng tin
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Phân tích hệ thống các quyết định của nhà quản trị
Đây là bước đầu tiên, địi hỏi các nhà thiết kế hệ thống thơng tin phải xác định rõ những quyết định quản trị cần những thơng tin nào? Mỗi quyết định được đề ra đúng người, đúng quy trình hay khơng? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ làm cho hệ thống thơng tin được thiết kế sẽ bám sát các yêu cầu của thơng tin của các nhà quản trị và sẽ thỏa mãn các yê cầu thơng tin tốt hơn.
Bước 2: phân tích những yêu cầu về thơng tin
nhau. Nhân viên bán hàng cần những thơng tin chi tiết về khách hàng, trong khi đĩ nhân viên điều độ sản xuất lại cần biết về tình hình vật tư,…
Một thơng tin được thiết kế phải thỏa mãn nhu cầu thơng tin khác nhau của các nhà quản trị.
Bước 3: Tổng hợp các yêu cầu của thơng tin
Khi xác định rõ các yêu cầu thơng tin của từng nhà quản trị, yêu cầu nào trùng nhau sẽ được xếp thành một nhĩm. Bằng cách tổng hợp các yêu cầu thơng tin theo các quyết định, cĩ thể tạo ra được một hệ thống thơng tin với sự trùng lắp ít nhất, tiết kiệm chi phí thiết kế hệ thống thơng tin.
Bước 4: Xây dựng hệ thống thơng tin.
Các nhà cố vấn hay các chuyên viên kỹ thuật thực hiện việc xây dựng một hệ thống thơng tin nhằm thực hiện việc thu thập, chọn lọc, truyền tải và bỏ quản thơng tin. Khi tiến hành xây dựng hệ thống thơng tin cần phải xác định:
Biểu đồ lưu lượng chi tiết của các loại thơng tin trong hệ thống thiết kế.
Các nguồn và các loại dữ liệu, các địa điểm của những người sử dụng và những yêu cầu về lưu trữ.
Những yêu cầu về các loại phần cứng và phần mềm của máy tính sẽ được sử dụng.