III. Kết quả thanh lý.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY XÂY LẮP VẬT LIỆU XÂY DỰNG AN DƯƠNG
3.1.2. Về hệ thống chứng từ
Những chứng từ bắt buộc phải sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 như: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, thẻ TSCĐ,…đú được Công ty sử dụng đầy đủ. Công ty đã thiết kế các mẫu chứng từ này một cách hợp lý, vừa đảm bảo các yếu tố cần có của một bản chứng từ vừa đảm bảo yêu cầu quản lý. Ngoài ra, Công ty còn sử
dụng thờm cỏc chứng từ nhằm phục vụ cho công tác quản lý TSCĐHH hiệu quả hơn như: Dự án đầu tư mua sắm TSCĐ, tờ trình xin phê duyệt mua sắm TSCĐ, biên bản nghiệm thu kỹ thuật…
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty được thiết kế phù hợp, chặt chẽ đảm bảo theo đúng chức năng, quyền hạn của các bộ phận có liên quan trong việc đầu tư mua sắm cũng như thanh lý nhượng bán TSCĐHH. Công ty đã thực hiện đúng theo những quy định về hệ thống chứng từ tại Quyết định số 15. Các chứng từ của Công ty được lập theo đúng nguyên tắc, có đầy đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc của một bản chứng từ. Trường hợp tiếp nhận chứng từ lập từ bên ngoài, các nhân viên trong phòng kế toán kiểm tra rất chặt chẽ về nội dung và hình thức trước khi định khoản và ghi sổ. Chứng từ không đầy đủ về hình thức và hợp lý về nội dung sẽ bị phòng kế toán trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
Các chứng từ liên quan đến một nghiệp vụ TSCĐHH như mua sắm, thanh lý, nhượng bỏn,…được tập hợp thành một bộ hồ sơ TSCĐ. Sau khi ghi sổ, kế toán phân loại và đánh số thứ tự cho mỗi bộ hồ sơ theo thời gian phát sinh. Nhờ vậy, sẽ tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, kiểm tra lại các bộ hồ sơ TSCĐ khi có nhu cầu nhất là trong các cuộc kiểm toán.
Bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống chứng từ của Công ty cũn cú một số nhược điểm. Bảng tính và phân bổ khấu hao do Công ty thiết kế, không theo mẫu hướng dẫn theo quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006. Bảng tính và phân bổ khấu hao của Công ty không phản ánh số khấu hao trong tháng trước, số khấu hao tăng giảm trong tháng và không phản ánh nguyên giá TSCĐ, tỷ lệ khấu hao của TSCĐ như vậy người xem khó theo dõi, không chỉ rõ được tình hình biến động của số trích khấu hao qua cỏc thỏng.
Một số chứng từ phòng Tài chính - Kế toán còn ghi thiếu các chỉ tiêu quan trọng. Ví dụ như trong biên bản giao nhận TSCĐHH xe Hoàng Trà ở trường hợp TSCĐHH tăng do mua sắm, lúc bàn giao kế toán đã không ghi chi phí đăng ký xe và thuế trước bạ vào nguyên giá của ụtụ. Do vậy, bộ phận sử dụng sẽ ghi nhận nguyên giá TSCĐHH là giá mua. Như vậy sẽ có sự chênh lệch giữa sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận
Công ty đã thực hiện khá tốt việc vận dụng tài khoản kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC. Các tài khoản sử dụng trong kế toán TSCĐHH được vận dụng đúng, phát huy hiệu quả cao trong công tác kế toán. Công ty đã chi tiết tài khoản 211 (TSCĐHH) thành các tài khoản con
Việc chi tiết tài khoản sẽ giúp cho kế toán theo dõi được năng lực hiện có, tình hình biến động của từng loại TSCĐHH và từ đó có biện pháp huy động TSCĐHH phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trong quá trình mua sắm TSCĐHH qua lắp đặt chạy thử, kế toán không dùng tài khoản 2411 “Mua sắm TSCĐ” mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 211 “TSCĐHH”. Do không hạch toán qua tài khoản 2411 nên qua mỗi lần có nghiệp vụ liên quan đến vận chuyển, chạy thử kế toán đều ghi Nợ TK 211 trên Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 211. Như vậy việc tập hợp chi phí tớnh giỏ cho TSCĐHH trước khi đưa vào hoạt động sẽ khó khăn hơn. Và trên Sổ Cái TK 211 không thể hiện được nguyên giá của TSCĐHH mua sắm qua lắp đặt, chạy thử.
Bên cạnh đó, là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, TSCĐHH chủ yếu là máy móc thi công nhưng Công ty không sử dụng tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi cụng”. Chi phí khấu hao máy thi công được hạch toán vào tài khoản 6274 (chi phí khấu hao máy thi công thuộc chi phí sản xuất chung). Như vậy, sẽ không phản ánh được bản chất của các loại chi phí trong giá thành xây lắp hơn nữa việc phân bổ chi phí khấu hao máy thi công cho các công trình cũng rất phức tạp, dễ xẩy ra sai sót.