III. Kết quả thanh lý.
d. Kế toán sữa chữa TSCĐHH
Công tác sửa chữa thường xuyên được tiến hành đối với những tài sản hỏng hóc, xuống cấp không nhiều, bảo dưỡng định kỳ máy móc. Chi phí sửa chữa không lớn và được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ. Với những chi phí phát sinh khi sửa chữa thường xuyên được kế toán tập hợp vào chi phí trong kỳ theo từng bộ phận.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa TSCĐ: Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật; Phiếu đề xuất sửa chữa bảo dưỡng; Biên bản nghiệm thu vật tư phụ tùng; Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa bảo dưỡng; Hoá đơn GTGT.
chữa, dự trù các thiết bị vật tư cần cho sửa chữa trình lên Giám đốc duyệt. Các vật tư, phụ tùng xuất để sửa máy phải được kiểm tra kỹ thuật trước khi dùng để sửa chữa. Sau khi sửa chữa, Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng tiến hành nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng. Cỏc hoỏ đơn GTGT về dịch vụ sửa chữa, mua phụ tùng thiết bị cùng với biên bản nghiệm thu được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra các chứng từ trước ghi sổ kế toán và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Tài khoản sử dụng: TK 642, TK 627, TK 111 và các tài khoản khác có liên quan. Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 01 năm 2010, Ông Hoàng Văn Quyết ở Đội xe công trình Chung cư Hòa Bình lập Phiếu đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe ụtụ Mekong 04 chỗ biển kiểm soát 29H-8477 gửi Ban quản lý máy. Ban quản lý máy kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật (phụ lục 09) và lập dự trù vật tư, phụ tùng sửa chữa (phụ lục 10) trình lên Giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, bộ phận sửa chữa mua vật tư, phụ tùng theo dự trù và tiến hành sửa chữa. Khi sửa chữa hoàn thành, Ban quản lý máy tiến hành lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật sau sửa chữa, bảo dưỡng (phụ lục 11) và đưa vào sử dụng. Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 6278 (627816-Chung cư Hòa Bình): 3.230.000
Có TK 331: 3.230.000
Sau khi định khoản, kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK liên quan.
Đối với trường hợp sửa chữa lớn TSCĐHH thì chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như sửa chữa thường xuyên. Do sửa chữa lớn có chi phí phát sinh lớn hơn nhiều so với sửa chữa thường xuyên nên chi phí sửa chữa được tập hợp và phân bổ cho nhiều kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐHH sử dụng TK 241 (2413) và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng trong trường hợp này là Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 241 và các Sổ Cái tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 21 tháng 9 năm 2009 căn cứ vào đề nghị của lái xe cẩu Vũ Ngọc Anh (Công trình Chung cư Hòa Bình), Ban quản lý máy kiểm tra và lập biên bản kiểm
tra tình trạng trước khi sửa chữa xe cẩu KATO (phụ lục 12), lập dự toán kinh phí sửa chữa và trình lên Giám đốc. Được sự phê duyệt của Giám đốc, tổ sửa chữa tiến hành sửa chữa. Tổng chi phí sửa chữa là 69.424.000 đồng. Sau khi sửa chữa xong, Ban quản lý máy tiến hành nghiệm thu và bàn giao xe cẩu. Dựa vào biên bản bàn giao, bản quyết toán sửa chữa lớn và cỏc hoỏ đơn, chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 2413: 69.424.000
Nợ TK 133 3.471.200
Có TK 331: 72.895.200
Kế toán phân bổ chi phí sửa chữa này vào chi phí sản xuất chung trong 2 năm. Định kỳ kế phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ này vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản có liên quan và lưu giữ các chứng từ theo quy định.